Guía para hacer una encuesta de clima laboral

3 de enero, 2023

El clima laboral no es algo que deba tomarse a la ligera. Por este motivo, la encuesta de clima laboral ha tomado tanto auge. Pero hacerla requiere cierta destreza que queremos compartir contigo en esta guía. 

Si tu empresa está lista para medir y optimizar su clima organizacional, entonces quédate y revisa aquí cómo lograrlo.   

Qué es la encuesta de clima laboral

Una encuesta de clima laboral es una herramienta que permite diagnosticar, principalmente, el nivel de satisfacción de los empleados. 

Para hacer ese diagnóstico es necesario calibrar todos los elementos materiales o humanos que pueden intervenir. Por otra parte, suelen presentarse en formatos de encuestas o cuestionarios.  

Así pues, ya tienes una visión de lo que es una encuesta de clima laboral. Ahora falta que agregues los demás usos que tiene. De ese modo tendrás un panorama completo de lo que es y debajo lo encontrarás. 

Utilidad de una encuesta de clima laboral 

Adicional a la satisfacción laboral del empleado, la encuesta de clima laboral es útil para otros aspectos, como los siguientes:

Medir el nivel de compromiso de los trabajadores

El compromiso de los trabajadores se refiere al nivel en el que estos se involucran en aspectos intelectuales y emocionales. Es decir, el grado de compenetración con los valores y metas de la empresa. 

A pesar de la importancia de este compromiso, es difícil incrementarlo. Así lo reseña la encuestadora Gallup en un estudio de este año 2022. 

Allí descubrieron que sólo el 15% de los empleados alrededor del mundo están en la categoría de “empleados comprometidos”. Y cuando se trata de los Estados Unidos, solo el 35% alcanza esa categoría. 

Prevenir o solucionar conflictos

Mediante una encuesta de clima laboral puedes adelantarte a la aparición de un conflicto. De antemano te permite detectar incongruencias o molestias en el equipo de trabajo. 

Y de ese modo evitar los conflictos.  Si por el contrario, ya detectaste el conflicto, entonces puedes conocer y medir las causas que lo originaron. 

Conocer la valoración de aspectos positivos o negativos de la empresa

Los empleados tienen una percepción de todos los aspectos de una empresa. A su vez, estos influyen en su trabajo y productividad. Con la encuesta de clima laboral es posible detectar esos aspectos para mejorarlos. O reforzarlos si son positivos. 

Generar confianza en los empleados

Cuando se aplica una encuesta de clima laboral, el empleado siente que sus opiniones cuentan. De este modo, la empresa gana y aumenta la confianza del trabajador. 

Situaciones que influyen en el clima laboral

Son muchas las situaciones que pueden influir en el clima laboral. No obstante, una propuesta de los autores Federico Gan y Gaspar Berbel, las agrupa en seis, así:

Condiciones físicas

Cualquier elemento físico externo que forme parte del día a día de los trabajadores puede influir. Por tanto, puede evaluarse con una encuesta de clima laboral. 

Estos elementos pueden ser las herramientas de trabajo, la decoración, o ubicación del puesto de trabajo. Hasta la manera de vestir de los compañeros puede surtir un efecto. 

Independencia

Los trabajadores deben contar con suficiente autonomía e independencia para realizar su trabajo. La presión puede dañar el clima laboral. Debido a esto es que los softwares de tareas y proyectos se han popularizado tanto. 

Con ellos puedes asignar tareas y permitir que las completen a su propio ritmo.

Si además tiene un portal del trabajador para manejar sus relaciones con la empresa, entonces puede mejorar este aspecto. Y una encuesta de clima laboral lo puede reflejar muy bien. 

Organización

La organización se refiere a los implementos de trabajo y a la manera en que se lleva a cabo el trabajo. 

En ambos casos debe estar bien planteada. O sea, usar calendarios, softwares, métodos de gestión adecuados. Y por supuesto, un buen líder que pueda coordinarlos.  

Salarios

Los salarios deben ser justos y de acuerdo a la ley. En ocasiones, la economía de un país no permite que estos dos aspectos se igualen. Como resultado, las empresas deben esforzarse por lograr un equilibrio. 

En definitiva, el salario es uno de los aspectos más importantes. Este con frecuencia define el valor del trabajador en la empresa. 

Compromiso

El grado de compromiso es la alineación con las metas y objetivos de la empresa. Pero esto no se logra de la noche a la mañana.

Una encuesta de clima laboral realizada en distintos períodos puede comprobarlo.

En este sentido, la empresa debe crear un estrategia para que el compromiso aumente. 

Relaciones entre colaboradores

Es importante que exista buena comunicación entre los miembros de un equipo. Pero también debe existir entre todos los niveles de la empresa. Debido a esto, los programas de comunicación interna son tan valiosos. 

Estos usan servicios de mensajería, correos electrónicos, blogs, y otros recursos. Así permiten que la comunicación fluya en todos los sentidos. 

Categorías de la encuesta de clima laboral 

Las categorías de encuesta de clima laboral dependen de lo que se busque medir o analizar. En este sentido, existen tantas categorías como situaciones.

En general, podrás encontrar las siguientes categorías de encuestas: 

• Satisfacción laboral: dirigidas a medir una o varias de las situaciones que pueden afectar el clima laboral.
• Compromiso: para medir el grado de compromiso con la empresa.
• De conflictos: para determinar las causas de conflictos.

Cada una de estas categorías puede tener varios temas o sub categorías. 

Cuándo hacer una encuesta de clima laboral

Es recomendable hacer una encuesta de clima organizacional o laboral, al menos una vez al año. Sin embargo, la empresa puede optar por hacerla dos o más veces en el mismo año dependiendo de las circunstancias. 

Pongamos por caso que la empresa o RR.HH. sospecha de la existencia de un elemento que está afectando el clima laboral.

Entonces puede aplicar una encuesta de clima laboral adicional. Pero debe ser menos extensa y cubrir solo la situación que se cree está afectando el clima laboral.

Cómo elaborar una encuesta de clima laboral 

Para elaborar una encuesta de clima laboral debes cumplir varias fases, como sigue a continuación:

Determina quienes participarán en la encuesta laboral

En primer lugar, debes designar quien aplicará la encuesta de clima laboral. Usualmente, es el equipo de recursos humanos. Por otro lado, determina o segmenta a quienes harán la encuesta laboral. 

Selecciona la herramienta para hacer la encuesta

Puedes escoger entre hacer la encuesta de clima laboral manualmente o con una herramienta digital. También puedes usar plantillas. En definitiva, cualquier otra funcionalidad que favorezca tu encuesta laboral.  

Fija los objetivos de la encuesta de clima laboral

Debido a que una encuesta puede tener varios objetivos y temas, es necesario definirlos antes de elaborarla. Las encuestas anuales suelen ser más extensas porque incluyen todos los objetivos.  

Elabora las preguntas

Las preguntas de la encuesta deben estar alineadas con los objetivos. Puedes hacer preguntas pero también elaborar afirmaciones con las que el encuestado manifieste su nivel de acuerdo con diferentes escalas. 

Aquí también debes escoger el tipo de respuestas que querrás. Por ejemplo, si las respuestas serán en texto, por numeración, con emoticones, etc. 

Aplica la encuesta de clima laboral

Aquí podrás apartar un espacio para que todos los participantes de la encuesta de clima laboral la rellenen. O por el contrario, permitir que cada quien lo haga en su propio espacio y a su propio ritmo. 

Es importante que des suficiente tiempo para que los participantes puedan pensar y analizar bien las preguntas.

Analiza los resultados 

Después de aplicar la encuesta, es el momento de analizar los resultados. Y debe hacerse rápido porque la encuesta laboral es como una radiografía del momento. Si pasa mucho tiempo, entonces no reflejará lo que sucede. 

Por otro lado, existen varios métodos de evaluación que se relacionan directamente con el tipo de preguntas que se usan. 

Para que la encuesta de clima laboral tenga éxito, debe ser respondida por la mayor cantidad de participantes.

Además, las respuestas deben ser veraces.  Así que si quieres que tu encuesta de clima laboral tenga éxito, toma en cuenta estos tips:

• Evita fechas en las que haya algún evento o proyecto especial en curso al momento de programar la fecha. Esto garantiza que la encuesta de clima laboral obtenga la atención requerida. 
• Ofrece suficiente tiempo para responderla. Al hacerlo en formato electrónico, puedes dar varios días para responder.
• Si preguntas sobre temas sensibles, permite que algunos respondan de forma anónima. 
• Cuando la encuesta tenga varios cuestionarios, incluye varios tipos de respuestas para evitar el aburrimiento.
• Redacta preguntas claras, concisas y fáciles de entender.
• Pon a disposición personal de RR.HH. para resolver dudas mientras dura la aplicación de la encuesta. 

Cuestionario de satisfacción laboral

Un cuestionario de satisfacción laboral es una herramienta que forma parte de la encuesta de clima laboral. Este consiste en un listado de preguntas orientadas a saber si los trabajadores están satisfechos con las condiciones laborales. 

El número de preguntas oscila entre 4 y 6 por cuestionario. Aunque lo responde cada empleado de manera individual, los resultados que se buscan son del grupo. De esa manera se puede medir el clima laboral.  

Ejemplos de preguntas de encuesta de clima laboral

Una encuesta de clima laboral puede tener varios tipos de preguntas. A continuación te mostramos algunos ejemplos con su respectiva opción de respuesta:

Pregunta abierta

Permite que el participante responda con texto según sus términos.

• ¿Qué es lo que más valoras de trabajar con tu equipo actual?

Pregunta cerrada

Ofrece de antemano las opciones de respuesta.

• ¿Qué nivel alcanzaste en tu último curso de capacitación?
• La respuesta puede ser básico, intermedio o avanzado.

Ranking

Requiere que el participante fije el orden de importancia de los elementos que se le señalan.

• Del 1 al 3 clasifica por orden de importancia los siguientes elementos de tu trabajo.

Las posibles respuestas son:

• Salario.
• Compañerismo.
• Ubicación de tu puesto de trabajo.

Escala de Likert

Se presenta una frase con la que el participante debe manifestar su nivel de acuerdo o conformidad. 

• ¿Puedo contar con la ayuda de mis compañeros de equipo si los necesito?

Os presentamos la respuesta con una gráfica:

Pregunta con respuesta múltiple

Se presentan varias opciones y el participante puede elegir todas las que considere convenientes. 

• Pregunta: ¿qué aspectos deberían mejorar en la gestión de proyectos? (marque todas las que apliquen)

Los aspectos a responder son:

• Tiempos de entrega.
• Evaluaciones.
• Formación de equipos.
• Revisión de tareas.
• Herramientas disponibles.

Existen otros tipos de preguntas que puedes usar para una encuesta de clima laboral. Pero estos son los tipos más frecuentes.

Toma en cuenta que una pregunta debe ser sencilla y clara para facilitar su respuesta. También debe ser fácil de analizar y medir para obtener resultados. 

Indicadores para medir una encuesta de clima laboral 

La medición de resultados de la encuesta de clima laboral es la oportunidad de usar indicadores de gestión o KPIs. Un KPI permite hacer una comparación entre la situación real y la situación planificada. 

Y cuando existe una brecha muy grande, entonces hay problemas. En este sentido, la empresa debe definir de antemano cuáles son los indicadores.

Por ejemplo, en una encuesta algunos KPI a examinar serían:

• Tasa de culminación de proyectos.
• Relaciones con los demás compañeros.
• Estado de las instalaciones de la empresa, tales como ruidos, pintura, distribución del espacio, temperatura, etc. 
• Sensación de reconocimiento.
• Capacidad de evaluar el desempeño de los trabajadores.
• Oportunidades de desarrollo profesional.
• Liderazgo.

Qué hacer con los resultados de la encuesta

Después de completar una encuesta de clima laboral, llega el momento de tomar acción. Pero esas acciones deben ser parte de una estrategia para que puedan surtir efecto. 

Para empezar, RR.HH. y las gerencias pueden planear entrevistas “one on one” con algunos empleados. 

Luego de completar todo el proceso, entonces las acciones irían así:

• Notificar a la alta gerencia y directiva acerca de los resultados y solicitar autorización para tomar acciones.
• Comparar los resultados con los KPIs y determinar qué tan cercanos o lejanos están. 
• Definir estrategias encaminadas a mejorar el clima laboral.
• Aplicar un plan de encuesta feedback. Es decir, ofrecer información de los resultados a los trabajadores que participaron y darles feedback. 

Consejos para optimizar el clima en empresas

Una encuesta de clima laboral es una poderosísima herramienta para optimizar el clima organizacional. Es así porque los resultados de la encuesta permiten conocer más a fondo al empleado. 

De ese modo las acciones pueden ser más específicas. En segundo lugar, permite detectar situaciones que resolver y con ello es posible atacar directamente las causas. 

Sin embargo, existen muchas otras acciones que una empresa y RRHH pueden tomar de manera general para mejorar el clima laboral. Entre ellas figuran las siguientes:

• Mejorar los planes de compensación.
• Crear planes de desarrollo de talentos.
• Invertir en el mejoramiento de la infraestructura física.
• Ofrecer mayor flexibilidad e independencia.
• Mejorar la estructura tecnológica con softwares de gestión de tareas y proyectos, portal del trabajador. 
• Promover el liderazgo en la organización. 
• Programar actividades fuera de la oficina para fomentar el compañerismo.

Estas son solo algunas de las acciones que una empresa podría tomar. Pero en general, lo que se busca es mejorar las condiciones de trabajo y la productividad. En este sentido, todo lo que favorezca ese objetivo, puede ayudar a optimizar. 

Programa hacer encuestas de clima laboral

La encuesta de clima laboral puede hacerse de forma manual o digital. Pero sin duda alguna que la opción digital ha cobrado gran relevancia.

Además de facilitar el trabajo de RR.HH., también facilita la respuesta de los participantes. 

Y es que cuando un participante recibe la notificación para llenar una encuesta, puede comenzar a responder de inmediato.

Las apps se encuentran disponibles en los teléfonos inteligentes y están en manos de sus usuarios 24/7. 

Como resultado, el participante puede escoger cualquier horario para responder. Pero es importante resaltar que no todas los programas de encuestas digitales ofrecen una app.

Por lo que si quieres contar con una app, es necesario verificar que el proveedor del programa la tenga disponible. 

Sesame HR, el programa para tu encuesta de clima laboral 

Ya conoces a fondo muchos de los beneficios que una empresa puede obtener con una encuesta de clima laboral. También te hemos contado cómo hacerla. 

Es por eso que no dudamos en confiarte que Sesame HR ofrece una excelente funcionalidad para hacer una encuesta. 

Las razones comienzan porque es un software y con ello puedes hacer la encuesta de forma digital. Con ello llegan muchas otras ventajas así:

Participan empleados presenciales y remotos

No importa la ubicación del empleado, todos pueden participar. Eso es debido a que el software de Sesame HR permite enviar un enlace directamente al correo del trabajador. Desde allí, el empleado puede responder.

App de Sesame HR

Tene su propia app como parte de su programa. Como resultado, el empleado puede entrar directamente por esa vía. Allí puede responder notificaciones y comenzar a responder la encuesta de clima laboral.  

Plantillas de cuestionarios disponibles

El software trae plantillas de cuestionarios. La gran ventaja es que RR.HH. no tendrá que invertir tiempo preparando preguntas.

Y en el caso de que requiera agregar o eliminar algo, las plantillas son personalizables. 

Opciones de respuesta variadas

Existen opciones de respuesta para cualquier tipo de preguntas. Entre ellas figuran las:

• Estrellas.
• Caritas.
• Texto.
• Valoración.
• Opción múltiple. 

Comparación con KPIs

Los resultados pueden compararse con diversos KPIs. 

Gráfico evolutivo

El programa ofrece un modelo de gráfico evolutivo que permite medir el avance o retroceso del clima laboral.  

Acceso inmediato a respuestas de participantes

A medida que los participantes van completando las encuestas, RRHH recibe las respuesta de forma inmediata. O sea, en tiempo real. 

Además de todas estas características, la función de encuestas está integrada con el resto del software de Sesame. Como resultado, el análisis de resultados es más fácil y más completo. 

¿Suenan interesantes las ventajas que Sesame HR tiene para ofrecerte, ¿verdad? Si te gustan, comprueba por ti mismo todo lo que puedes lograr con una encuesta de clima laboral. Y si quieres conocer más sobre Recursos Humanos, no dudes en seguir en nuestro blog. ¡Estamos para ayudarte!