9 ventajas de incluir un programa para el control de vacaciones

24 de noviembre, 2022

Las vacaciones representan uno de los beneficios más esperados por todos los trabajadores. Debido a esto, esperan que sean gestionadas y aprobadas de forma oportuna. Sin embargo, a veces las empresas no logran conciliar todas las dificultades que ocurren durante el proceso, quizás por falta de un programa para el control de vacaciones. 

Por lo tanto, no es extraño que un programa para el control de vacaciones represente la mejor opción para gestionarlas. Aquí encontrarás las ventajas más importantes que este tipo de software para controlar vacaciones y ausencias, como el de Sesame HR, puede ofrecer. 

¿Qué pasa si no se lleva un buen control de ausencias y vacaciones?

Antes de determinar las ventajas de un buen programa para el control de vacaciones, conviene conocer las dificultades que se derivan de no llevar un buen control de este proceso. Ciertamente, los nuevos programas o softwares buscan corregir y mejorar los procesos manuales. 

En general, una adecuada gestión y control de vacaciones requería una intensa labor que llevaba horas de trabajo. No hace falta ir muy lejos porque el desarrollo y uso de estos programas es de años recientes.

Así pues, aquí están algunas incidencias que pueden surgir al no llevar ni contar con programa para el control de vacaciones:   

• Demoras en llevar a cabo los procesos de solicitud y aprobación de vacaciones.
• Mayor incidencia de error humano por ausencia de herramientas automatizadas que simplifiquen el proceso.
• Fácil coalición de fechas de vacaciones entre dos o más trabajadores.
• Dificultades demoras para corregir errores.  
• Papeleo excesivo que complica y demora el proceso de gestión de vacaciones.
• Falta de información para decidir cómo cubrir turnos y horarios rotativos cuando los trabajadores están de vacaciones.
• Dificultad para establecer cambios en las respuestas a solicitud de feriados. 

Dificultades de las empresas para cuadrar horarios

Son muchas las dificultades que han enfrentado las empresas para cuadrar horarios. Debido a esto, no es extraño que los programas de vacaciones estén teniendo gran acogida. Algunas de esas dificultades incluyen las siguientes:

1. Dificultad para visualizar las ausencias, permisos y vacaciones en progreso en el momento de consultar información.
2. Excesivo uso de tiempo en la coordinación de los horarios.
3. Inconformidad de los trabajadores con las decisiones de los horarios.
4. Falta de mecanismos de notificación y respuesta automáticos y expeditos a las solicitudes, cambios y asignaciones de horarios. 

Errores comunes en el control de vacaciones

Cuando las empresas enfrentan dificultades para coordinar horarios, ausencias y vacaciones, la consecuencia es que ocurran errores. Como caso típico es posible encontrar los siguientes errores:

1. Asignación de un mismo período de vacaciones a muchos trabajadores al mismo tiempo.
2. Errores en el cálculo de días aprobados como vacaciones.
3. Errores en los cálculos de pagos de salarios en tiempo de vacaciones. 
4. Falta de respuesta oportuna a solicitud de feriados.
5. Dificultad para hacer cálculo vacaciones proporcionales.
6. Falta de reportes e informes que reflejen quienes están ausentes o de vacaciones. 

Cálculo de vacaciones y sus remuneraciones

Los métodos de cálculo de los días de vacaciones y sus respectivos pagos y remuneraciones están establecidos en el Código del Trabajo a partir del art. 67. De este modo es posible encontrar las siguientes especificaciones:

Días de vacaciones de los que puede disponer un trabajador

Cada trabajador tiene derecho a disfrutar 15 días hábiles de vacaciones por cada año de servicios prestados a una empresa.  En definitiva, lo mínimo que debe disfrutar un trabajador como vacaciones, es 3 semanas por cada año. 

Remuneraciones durante las vacaciones

La ley dispone que durante las vacaciones, el trabajador gozará de su sueldo íntegro, tal y como lo percibirá si estuviese efectivamente trabajando. En consecuencia, hace distinciones entre los diferentes métodos de remuneración, a saber:

Remuneración fija

Está formada por el sueldo fijo que percibe el trabajador. 

Remuneración variable

Ocurre cuando el trabajador percibe remuneraciones que varían dependiendo de su esfuerzo, producción o cualquier circunstancia. La conforma el promedio ganado en los últimos 3 meses. Esta incluye primas, tratos y demás comisiones 

Remuneración mixta

Ocurre si el trabajador tiene a la vez sueldo fijo y sueldo variable. Así pues, la remuneración íntegra la conforma la suma del sueldo fijo al que se le debe sumar el promedio de los últimos 3 meses del sueldo variable. 

Cálculo vacaciones proporcionales

Un trabajador puede usar la figura de vacaciones proporcionales. En este sentido, existen dos maneras de aproximarse a esta figura, tal y como sigue a continuación:

Vacaciones proporcionales vencidas 

Como caso típico de esta figura está el empleado que solicita el disfrute de sus vacaciones 6 meses después de cumplir el año de servicio. En estos casos, el empleador y el trabajador pueden acordar el cálculo de vacaciones proporcionales con el disfrute de los 15 días correspondientes del año que le corresponde, más la proporción de los 6 meses que han transcurrido desde que venció el año. Así pues, el cálculo quedaría de la manera siguiente:

• 15 días de vacaciones / 12 meses del año = 1.25 días de vacaciones por cada mes laborado.
• 6 meses de vacaciones proporcionales adicionales x 1.25 = 7.25 días de vacaciones proporcionales
• Total de vacaciones = 15 días + 7. 25 días = 22.25 días de vacaciones proporcionales.

Vacaciones proporcionales anticipadas

El empleador y el trabajador también pueden acordar el disfrute anticipado de un período de vacaciones. Por ejemplo, luego de  meses, el trabajador puede disfrutar del plazo proporcional correspondiente a los 6 meses laborados. Así pues, el cálculo de vacaciones proporcionales quedaría de la siguiente manera:

• 6 meses de vacaciones proporcionales anticipadas  a razón de 1.25 por cada mes = 7.25 días de vacaciones proporcionales.

Ventajas de incluir un programa para el control de las vacaciones como Sesame HR

El programa para el control de vacaciones de Sesame HR destaca con su módulo de gestor de vacaciones. Y lo hace por las numerosas ventajas que este ofrece. Estas reducen los errores y dificultades al mínimo y ofrece la suficiente flexibilidad para adaptarse a cualquier tipo de empresa. Sus principales ventajas son tal y como sigue a continuación:

1. Es de fácil instalación, configuración y uso intuitivo.

2. Combina varias funcionalidades de ausencias, permisos y vacaciones para llevar un mejor control de todo tipo de ausencias de trabajadores. 

3. Permite automatizar los cálculos de remuneraciones por vacaciones.

4. Posee un sistema de alertas que notifica de inmediato al recibir alguna solicitud de feriados.

5. Ofrece un panel de visualización que con solo un golpe de vista permite ver quienes están ausentes por permisos o vacaciones. De este modo es posible cuadrar, actualizar o cambiar nuevos horarios cómodamente. 

6. Es flexible para adaptarse a las reglas y políticas de cualquier empresa en materia de vacaciones.

7. Calcula y pre-establece los días de vacaciones disponibles a cada trabajador.

8. Permite enviar, recibir y gestionar documentos necesarios para la solicitud de feriados y otras ausencias.

9. Emite reportes e informes acerca del historial de vacaciones de cada empleado. 

3 razones claves por las que es importante llevar un buen control de las vacaciones

1. Mantiene un buen clima laboral porque los trabajadores perciben que se toman en cuenta sus necesidades de descanso y esparcimiento. 
2. Es garantía de que habrá suficiente personal disponible para completar los procesos productivos de la empresa en cualquier época del año. 
3. Mejora el nivel de empleabilidad de la empresa porque gana reputación de tomar en cuenta las necesidades de los empleados.