3 tips para optimizar el control de horas de los colaboradores

5 de mayo, 2022

El control de horas en el trabajo es la manera como las empresas registran y contabilizan el tiempo en que, un empleado o colaborador, se encuentra realizando sus labores o ausentándose, con o sin justificación. Este tipo de control debe estar en conformidad con lo estipulado en el contrato y en el Código del Trabajo. 

Aunque siempre han existido métodos manuales para hacerlo, las nuevas tecnologías han contribuido a optimizar este proceso. En este sentido, optimizar el control horario es contribuir a que, tanto la empresa como el trabajador, cumplan los controles de manera que puedan cumplir sus obligaciones y no afecte negativamente la productividad. 

¿Qué dice la ley sobre el control de horas?

El sistema y reglamentación del control de horas está inicialmente establecido en el art. 33 del Código del Trabajo. Allí, el Código ordena que todos los empleadores deberán llevar un registro de asistencia para controlar las horas, bien sea ordinarias o extraordinarias.

Así mismo, en otros artículos se incluyen otras actividades que también deben ser controladas. Entre ellos figura el control de las horas compensadas, ausencias, descansos o permisos, entre otros. Finalmente, la Dirección del Trabajo se ha encargado de realizar numerosas aclaratorias acerca del sentido y alcance de algunos de los artículos de la ley. 

Tips para un mejor control horario 

La digitalización también alcanzó el control horario, y eso es una buena noticia. Es así que, ahora, es posible combinar e integrar este elemento con muchos otros aspectos de recursos humanos. Debajo encontrarás lo que toda empresa debería considerar. 

Usar un software de control marcación y control de asistencia

A diferencia del sistema manual de marcación de asistencia, un software de control de asistencia se complementa con otras funcionalidades. Así pues, el software permite automatizar y personalizar horarios de los trabajadores que lo necesiten. Esto incluye que, quienes desempeñan parte de sus labores fuera de la oficina, puedan marcar su asistencia desde el móvil.

Además, el equipo de recursos humanos puede mantenerse siempre actualizado porque todo el sistema se actualiza en tiempo real. Y, claro está, que es posible obtener informes y reportes laborales para aplicar los correctivos cuando sea necesario y atender las inspecciones del trabajo. 

Implementar un sistema biométrico

Los sistemas biométricos como el reconocimiento facial o control de huellas digitales reducen el tiempo de marcación de asistencia. Además, se integran fácilmente con muchos softwares de control de asistencia. De este modo, obtienen todas las ventajas de estos sistemas. En Chile, la Dirección del Trabajo aprobó su uso y regulación. Por tal motivo, se encuentran ampliamente disponibles y muchas empresas ya lo están implementando. 

Responder a solicitudes de cambio de horarios, ausencias y permisos

Todos los trabajadores requieren, en uno u otro momento, hacer cambios de horario, turnos o solicitudes que tengan relación con ello. Debido a que el elemento humano es crucial en cualquier empresa, lo correcto es que su experiencia con el manejo de horarios sea satisfactoria.

De esta manera, se sentirá motivado y el poder participar en un horario que le convenga contribuye a mantener el buen clima laboral. También es recomendable dejarlo participar en la planificación de estos horarios. 

¿Por qué es importante tener un control de horas eficiente?

• Facilita las inspecciones laborales.
• Agiliza los cambios de turnos que sean necesarios.
• Contribuye a realizar cálculos y pagos oportunos.
• Agiliza el ingreso y salida de las oficinas y sitios de trabajo.
• Permite crear KPIs y estadísticas de cumplimiento de horario veraces. 
• Pueden hacerse planificaciones de trabajo más fáciles y eficientes.