Software de gestión de proyectos: por qué se ha convertido en tendencia

26 de agosto, 2022

La transformación digital ha tocado de cerca la gerencia y los gestores de tareas en las empresas. Para ello, esta evolución se apoyó en el desarrollo de un software de gestión de proyectos.

La popularidad alcanzada por estos programas no es casualidad. Y esto indica también que cualquier industria o área de negocios puede utilizarlos con gran éxito.

Si te preguntas si un gestor de proyectos puede ayudarte a mejorar tus resultados, estás leyendo en el lugar correcto.

Vamos a contarte por qué se han convertido en tendencia y qué es lo mejor que ofrecen. 

Análisis de un proyecto

Es importante que recuerdes y delimites lo que es un proyecto y el significado de su gestión. Así, podrás entender qué es un software de gestión de proyectos y cuáles son sus ventajas.

¿Qué es un proyecto?

En general, un proyecto es un esfuerzo para solucionar problemas, obtener productos o alcanzar metas. Su ejecución requiere el uso de recursos humanos y materiales en un espacio y tiempo específico.  

Entonces, ¿qué es la gestión de proyectos? Pues esta abarca la planificación, control y ejecución de proyectos con la finalidad de hacerlos realidad. 

Elementos de un proyecto

Los proyectos pueden ser acerca de cualquier idea u objetivo. Pero a pesar de las diferencias, todos deben contener algunos elementos comunes como los que sigues a continuación: 

• Definición de alcance del proyecto.
• Planificación.
• Objetivos generales y específicos.
• Tiempo estimado de ejecución.
• Costos del proyecto.
• Asignación y distribución de tareas.
• Medición de resultados.

¿Para qué sirve un software de gestión de proyectos?

Un software de gestión de proyectos es una herramienta digital. Su principal función es ayudar a lograr los objetivos laborales de la empresa. Y, por tanto, hacerlos realidad. Además, contribuye a:

• Organizar todos los elementos que forman parte del proyecto. 
• Servir como herramienta de control y monitoreo.
• Base para ejecutar todas las fases del proyecto.

La prestigiosa consultora Price Waterhouse Cooper realizó un estudio sobre las principales tendencias de uso de estos programas.

Allí analizó la relación entre este los software de gestión de proyectos y el rendimiento de proyectos. 

Entre las más de 200 empresas encuestadas se encontró que el 77% usaba este tipo de software. Además, también concluyó que su uso estaba relacionado con proyectos de alto rendimiento. 

Beneficios de usar un software de gestión de proyectos

1. Funcionan como herramienta de organización

La organización de un proyecto implica diferentes aspectos. Y en este sentido, un software de gestión de proyectos es muy efectivo. Por ejemplo, ofrecen:

• Paneles de visualización de tareas.
• Clasificación de actividades y objetivos.
• Herramientas de comunicación.

2. Son herramientas colaborativas

Mediante este tipo de software es posible que quienes participen en el proyecto se mantengan en contacto directo. De este modo, pueden colaborar en tiempo real y hacer todos los ajustes necesarios en tiempo récord.

A ello contribuye la inclusión de herramientas de comunicación interna.

3. Almacenan la información en la nube

Esto permite acceder al gestor de proyectos desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Por tanto, favorecen el teletrabajo. 

Por otro lado, también permite almacenar grandes cantidades de información generados durante la ejecución del proyecto. Además, garantizan la seguridad y resguardo de la información. 

4. Permiten manejar varios proyectos a la vez

Un software de gestión de proyectos permite tener varios proyectos abiertos. De hecho, un mismo software puede ser usado por cientos y miles de usuarios. 

5. Ayuda a reducir el tiempo de ejecución del proyecto

Que todas sus funciones puedan activarse con solo unos clics permite avanzar el proyecto con mayor rapidez.

También contribuye el hecho de que mantienen la información organizada y el contacto entre todos los participantes. 

6. Contribuye a reducir los costos

Reducen los costos de manejo y operación al solo requerir de conexión a internet para funcionar.

7. Son flexibles

La flexibilidad viene dada porque permiten agregar o eliminar elementos según avance la gestión de tareas. 

8. Permite identificar fallas y progresos

Las funciones del software de gestión de proyectos permiten detectar en seguida los aciertos y fallas. Con ello es posible modificarlas a tiempo y reforzar los aciertos. 

9. Ofrecen funciones para medir la productividad

A medida que el proyecto avanza, el software permite medir el tiempo y esfuerzo invertido en las tareas. Esto lo hace mediante el monitoreo y control de horas y actividades.

Con ello es posible medir la productividad de los involucrados y del proyecto en sí. 

10. Puede usarse en todas las fases del proyecto

El gestor de proyectos puede usarse como planificador de proyectos y también abarcar todas las demás fases. Estas incluyen todas las etapas de ejecución hasta llegar a la evaluación, conclusiones y cierre definitivo. 

¿Qué tipo de empresas se benefician de un gestor de proyectos?  

Cualquier empresa puede usar y beneficiarse de un software de gestión de proyectos. No importa su tamaño ni tampoco la importancia del proyecto. Por otro lado, la empresa puede pertenecer a cualquier sector. 

Además, abarca cualquier área dentro de una empresa.

• Marketing.
• Administración.
• Operaciones.
• Recursos humanos.
• Ventas. 

De hecho, esta herramienta optimiza la gestión de actividades diarias de cualquier empresa. 

En este sentido, este tipo de software ofrece funcionalidades para Pymes y grandes empresas.

Beneficios adicionales de usar Sesame HR

Si estás buscando optimizar tu tiempo y esfuerzo en la empresa, un gestor de proyectos representa una excelente alternativa.

Sesame HR te ofrece una herramienta con todas las funciones para cualquier tipo y tamaño de empresa. 

Para empezar, está alojado en la nube para permitir gran flexibilidad, el teletrabajo y cualquier tipo de proyectos. Por otro lado, permite que varios empleados de una empresa puedan manejar y gestionar distintos proyectos de manera simultánea. 

Mejor aún son sus funciones especiales. Estas permiten clasificar tareas y actividades con etiquetas. Además, facilita la asignación de proyectos por clientes. 

Cuando se trata de evaluar a los participantes, el software ofrece una poderosa herramienta para medir la productividad.

Ya conoces los beneficios de aplicar un software de gestión de proyectos. Ahora depende de ti elegir la herramienta que mejor ayude a tu empresa o equipo. Por eso, te invitamos a conocer más sobre este y otros temas de recursos humanos en Sesame HR.