¿Qué es un software de gestión de proyectos y cuáles son sus funciones?

6 de octubre, 2022

Un software de gestión de proyectos es un programa que permite planificar y organizar diferentes aspectos de un proyecto. De este modo, este gestor de tareas controla y optimiza el tiempo y los recursos que se usan para ejecutarlos.

Ahora bien, para lograr estos objetivos, el software debe ofrecer diferentes funciones. 

En este sentido, las mejores versiones deben ser capaces de hacer cálculos, estimaciones, y emitir informes usando toda la información que recopila a medida que avanza el proyecto.

En fin de cuentas, este tipo de software es un aliado de la productividad y la rentabilidad.

Funciones de un software para gestión de proyectos

Con estas, una empresa puede aumentar su productividad y beneficios:

• Facilitar la ejecución del proyecto

Un proyecto ya es de por sí una situación que requiere uso de tiempo y recursos con todas las complicaciones que ello conlleva. Es por ese motivo que un software de gestión de proyectos debe ser fácil e intuitivo de usar.

• Centralizar información

El software debe tener la capacidad de recibir información proveniente de todos los miembros del equipo. De esa manera, el líder del proyecto.

• Proveer un canal de comunicación

Un software de este tipo provee un canal de comunicación entre los líderes del proyecto y quienes ejecutan las tareas. 

• Servir de soporte para asignar tareas

A través del software de gestión de tareas, puedes asignarlas específicas e incluir todos los detalles necesarios.

• Hacer seguimiento a las tareas asignadas

El líder de un proyecto puede monitorear el avance, retroceso o estancamiento de un proyecto.

• Estimar la rentabilidad de cada proyecto

Al usar información relativa al tiempo y recursos usados para llevar a cabo un proyecto, es posible calcular su rentabilidad. 

• Emitir informes y reportes

A medida que avanza un proyecto, los líderes de proyecto deben contar con informes y reportes que les permitan evaluar fácilmente lo que está sucediendo.

La importancia de software de gestión de proyectos

Los principales efectos de usar un software de gestión de proyectos recaen sobre la rentabilidad y productividad.

Antes que nada, al usar este tipo de herramientas, el gerente  puede calcular los gastos y esfuerzos que realiza un equipo mientras ejecuta el proyecto. 

De esa manera puede aplicar los correctivos necesarios sin tener que esperar que se complete una tarea o todo el proyecto.

Por otra parte, la facilidad de uso y las diferentes funciones contribuyen a reducir los tiempos de ejecución. Y, por lo tanto, disminuir la inversión de tiempo y dinero.

Al final, los miembros de un equipo que utilicen el software, pueden establecer parámetros que midan su propia productividad. De este modo, pueden hacer sus propios ajustes sin tener que esperar el requerimiento de un líder de proyecto.  

El software de Sesame HR en la gestión de proyectos

Como parte de sus funciones, este software de Sesame HR ofrece un gestor de tareas y proyectos.

Primero que nada, es una herramienta que facilita al personal de RR.HH. medir el rendimiento laboral de los trabajadores. Pues incluye métodos para medir la productividad.

Pero su uso no se limita a esta área sino que también puede adaptarse a los diversos departamentos de cualquier empresa. Y en concreto, pueden acceder a lo siguiente:

Distintas formas de agrupar tareas

El líder de proyecto puede escoger el criterio de agrupar tareas por empleado, por proyecto, por cliente, y por tareas activas al momento de visualizar. 

Clasificar los proyectos

El software ofrece un sistema de etiquetas que permite clasificar cada proyecto según las necesidades.

Medir el rendimiento de cada empleado

Aunque se maneje un proyecto con equipos, es posible evaluar y medir el desempeño individual para aplicar los cambios y correctivos necesarios. Para ello ofrece el contador de tiempo, fechas de inicio y finalización, etc. 

Para finalizar, todas estas funciones pueden ser manejadas desde una app móvil, navegador con extensión Chrome o en el desktop. Sin duda, todas estas funciones forman parte de lo que todo software de gestión de proyectos debe tener.

Ahora conoces los beneficios de un programa para administrar tareas. Entonces, depende de ti encontrar el que ayude a tu empresa o equipo de la mejor forma. Por eso, te invitamos a conocer más sobre este y otros temas de Recursos Humanos en Sesame HR.