6 pasos para crear un cronograma de un proyecto fácilmente

7 de octubre, 2022

Crear el cronograma de un proyecto no tiene por qué ser una tarea titánica. Por el contrario, este tipo de herramienta está diseñada para organizar el trabajo de manera sencilla.

Aunque los primeros modelos de cronogramas se hacían sobre papel, son las nuevas versiones digitales las que contribuyeron a que estos se popularizaran. 

Así pues, ahora es posible usarlos para llevar a cabo desde pequeños proyectos personales, hasta las más complicadas tareas profesionales. Siempre teniendo en cuenta una buena gestión de tareas.

Pero, es necesario seguir una serie de pasos que garanticen que todos los elementos estén incluidos y permitan concluir con éxito el proyecto. Y eso es justo lo que encontrarás aquí.

¿Qué es un cronograma de un proyecto?

Un cronograma de proyecto es una herramienta que sirve para programar proyectos mediante calendarios de trabajo y actividades, desde el inicio hasta el final.

Dependiendo del tipo de proyecto y los objetivos, el mismo se divide en diferentes hitos y tareas menores. Es así, que en su conjunto conllevan a la finalización de todo el proyecto. 

Paso a paso para crear cronogramas de proyectos 

Vamos a ver las etapas que debes seguir para realizar cronogramas de proyectos acordes a tu necesidad.

Elabora un “brief” del proyecto

Un brief es un documento que contiene los objetivos, el tiempo de ejecución total, los participantes, y las principales tareas del proyecto. En realidad, este documento tiene una doble función. En primer término, sirve para explicar de qué trata el proyecto y ofrece una guía para los participantes. 

Por otra parte, sirve como borrador inicial sobre el cual extenderse y desarrollar la totalidad del proyecto. Así mismo, es posible elaborar un brief como primer paso. No obstante, este puede sufrir modificaciones al completar la elaboración de cronograma. 

Define todas las tareas

En este punto es necesario establecer cuales son todas las tareas. Pueden ser grandes o pequeñas y referirse a cualquier tema del proyecto. Más adelante será el momento de organizarlas y asignarlas.

Estima el tiempo

La estimación del tiempo debe ser para cada tarea en particular. En este sentido, la sumatoria de todo ello determinará el tiempo total de ejecución del proyecto.

Además, para calcularlo, es importante tomar en cuenta la capacidad de las personas que lo ejecutarán. Aquí la experiencia de quienes dirigen el proyecto es clave para hacer una buena estimación. 

Relaciona las tareas

Es común que muchas tareas dependan de la ejecución de una tarea anterior. Así pues, aquí llega el momento de filtrar y determinar cuales son verdaderamente las tareas que deberán llevarse a cabo. También se deben organizar asignándoles su rango de importancia y su orden en el tiempo del proyecto. 

Asigna las tareas

Este es el momento de formar equipos de trabajo y asignar las tareas a quienes se crea que pueden ejecutarlas. En ocasiones, el líder del proyecto deberá contactar a los candidatos para confirmar su disponibilidad. 

Crea el cronograma

Luego de tener todos los elementos mencionados en los puntos anteriores, es momento de crear el cronograma.

Cuando se trata de cronogramas digitales es necesario solo vaciar la información en los espacios provistos por el software. Es común que ofrezcan diferentes vistas con diferentes diseños, bien sea parciales o totales.

Además, muchos agregan funcionalidades, como contadores de tiempo, chats, etc. 

Después de crear el cronograma del proyecto

Después de crear el cronograma, es tiempo de compartirlo entre quienes llevarán a cabo las tareas. Así pues, estos deberán confirmar si lo aceptan. También tendrán la oportunidad de leer el briefing para plantear todas sus dudas. 

Finalmente, es necesario mantenerse atento al progreso de su ejecución, para hacer los ajustes y cambios que sean necesarios. Contar con esta flexibilidad es crucial para garantizar el éxito final.

En este sentido, algunas de las mejores versiones digitales permiten obtener informes para evaluar la rentabilidad de un proyecto y hacer los ajustes para mejorarlo. 

Importancia de contar con cronogramas de proyectos en una empresa

Todas las empresas están permanentemente envueltas en la ejecución de proyectos. Entonces la importancia de contar con el cronograma de un proyecto para cada uno de ellos, se basa en lo siguiente:

• La vigilancia del cronograma permite hacer los ajustes que sean necesarios para asegurar su éxito. Sin necesidad de tener que esperar hasta la finalización del proyecto. 
• Es posible controlar con exactitud quiénes están llevando a cabo las tareas.
• Sirve de guía para todos los líderes y miembros de un equipo.
• Ofrece un lugar común de comunicación para todos los participantes.

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