Reporte de incidencias: cómo hacerlo en 5 pasos

22 de junio, 2023

¿Has tenido alguna vez la necesidad de reportar un incidente en tu trabajo pero no sabías por dónde empezar? No te preocupes, en este artículo te vamos a explicar paso a paso cómo hacer un reporte de incidencias efectivo para que puedas informar de lo sucedido a tus superiores de forma clara y concisa.

Un reporte de incidencias bien elaborado no sólo te ayudará a ti, sino que también permitirá a tu empresa tomar medidas para solucionar el problema y prevenir que vuelva a ocurrir.

Además, te mostraremos los diferentes tipos de informes que existen para que elijas el formato más adecuado según la situación. ¿Listo para aprender a realizar un reporte de incidencias como un profesional? ¡Comencemos!

¿Qué es un reporte de incidencias?

Un reporte de incidencias es un documento donde se registran eventos inesperados, accidentes o situaciones peligrosas que ocurren en el trabajo. El propósito de este reporte es llevar un control y seguimiento de estos eventos para tomar acciones preventivas y correctivas.

Los reportes de incidencias benefician a la organización al promover una cultura de seguridad y prevención. Permiten detectar áreas de oportunidad y evitar eventos futuros que podrían impactar la productividad y rentabilidad de la empresa.

Tipos de reportes de incidencias:

Cuando ocurre un incidente, accidente o enfermedad profesional en el lugar de trabajo, es importante reportarlo de inmediato. Hay tres tipos principales de reportes de incidencias que debes conocer:

Incidentes

Son eventos que podrían haber causado daños, pero afortunadamente no lo hicieron. Por ejemplo, casi resbalarte y caer, o casi chocar tu montacarga con otro vehículo. Aunque no hubo lesión, es importante reportar estos «casi-accidentes» para que se puedan tomar medidas preventivas.

Accidentes

Son eventos que resultaron en lesiones menores que requirieron primeros auxilios. Por ejemplo, cortes, moretones, esguinces. Debes reportar cualquier accidente, sin importar lo menor que sea, para que quede registrado y tu empresa pueda mejorar la seguridad.

Enfermedades profesionales

Son condiciones de salud causadas o agravadas por el ambiente de trabajo, como pérdida auditiva por ruido excesivo, asma por exposición a sustancias químicas, o lesiones musculoesqueléticas por movimientos repetitivos. Es importante diagnosticar y reportar estas enfermedades lo antes posible para minimizar daños a largo plazo.

Al reportar cualquier incidencia, proporciona detalles como qué sucedió, cuándo, dónde, quién estuvo involucrado, si hubo daños o lesiones, y cualquier otra información relevante.

Los reportes de incidencias no solo te protegen legalmente, sino que también ayudan a tu empresa a crear un lugar de trabajo más seguro y saludable para todos.

Ventajas de realizar reportes de incidencias laborales

Realizar reportes de incidencias en el trabajo tiene muchos beneficios. Te permite documentar problemas, buscar soluciones y mejorar las condiciones laborales.

Protección legal

Los reportes de incidencias protegen a los empleados y empleadores. Proporcionan registros escritos de eventos en caso de disputas legales futuras. También ayudan a demostrar que la compañía toma en serio la seguridad y el bienestar de los empleados.

Mejora de procesos

Los reportes de incidencias ayudan a identificar áreas problemáticas y oportunidades de mejora. Al analizar los reportes, puedes detectar patrones, tendencias peligrosas y prácticas inseguras. Luego puedes implementar cambios para prevenir futuros problemas, reducir errores y aumentar la eficiencia.

Cultura positiva

Fomentar la presentación de informes de incidencias demuestra que valoras la opinión de tus empleados. Esto puede mejorar la moral, aumentar la lealtad y fortalecer la cultura de la empresa. Tus empleados se sentirán empoderados al saber que pueden marcar la diferencia al plantear problemas de manera constructiva.

• Mejores condiciones de trabajo: los reportes de incidencias ayudan a abordar problemas como mal funcionamiento de equipos, falta de suministros o condiciones inseguras. Solucionar estos problemas mejora el entorno de trabajo de los empleados.
• Mayor productividad: un lugar de trabajo más seguro y eficiente conduce a una mayor productividad. Los empleados están menos distraídos y enfocados en sus tareas.
• Reducción de costos: identificar y abordar problemas a tiempo puede ahorrar dinero a la empresa. Se evitan costos por accidentes, daños y tiempo de inactividad.

En resumen, realizar reportes de incidencias periódicos y tomar medidas correctivas basadas en ellos beneficia tanto a los empleados como a los empleadores. Ayuda a crear un lugar de trabajo más positivo, productivo y rentable.

Cómo hacer un reporte de incidencias paso a paso

Reúne toda la información necesaria

Para empezar, debes reunir toda la información relevante sobre la incidencia que vas a reportar. Esto incluye:

• Fecha, hora y lugar exactos donde ocurrió la incidencia
• Testigos o personas involucradas
• Daños materiales o lesiones causadas
• Acciones tomadas inmediatamente después de la incidencia

Describe la incidencia en detalle

Describe claramente qué sucedió durante la incidencia, incluyendo una cronología detallada de los eventos en el orden en que ocurrieron. Incluye solo los hechos, sin especulaciones. Usa frases como “Según los testigos…” o “De acuerdo a…”.

Explica qué medidas se tomaron después

Explica qué se hizo justo después de la incidencia para controlar la situación, como dar primeros auxilios, contactar a las autoridades, acordonar el área, etc. También incluye qué acciones se han tomado desde entonces para remediar la situación y prevenir que vuelva a ocurrir.

Recomienda medidas correctivas

En base a tu análisis de la incidencia, recomienda medidas específicas que la compañía debería implementar para mejorar los procedimientos actuales y garantizar que no se repita una situación similar. Explica cómo cada recomendación ayudaría a reducir riesgos.

Revisa y envía tu reporte

Una vez que hayas reunido toda la información y redactado tu reporte, revísalo para verificar que esté completo, claro y conciso. Asegúrate de que sugiere recomendaciones constructivas y útiles. Envía el reporte a los destinatarios correspondientes tan pronto como sea posible para que se puedan tomar medidas a la brevedad.

Un reporte de incidencias efectivo es crucial para mejorar la seguridad y productividad. Al seguir estos pasos, puedes redactar un reporte completo que promueva soluciones prácticas. Recuerda, un buen reporte de incidencias puede marcar la diferencia.

Preguntas frecuentes sobre los reportes de incidencias

¿Qué tipos de incidentes debo reportar?

Reporta cualquier incidente que ocasione daños a personas o propiedades. Esto incluye:

• Accidentes que provoquen lesiones, enfermedades o muertes.
• Robos, hurtos o actos de vandalismo.
• Incendios, inundaciones, tormentas u otros desastres naturales.
• Fallos en equipos, maquinaria o instalaciones que podrían causar daños.

¿Qué información debo incluir en el reporte?

Incluye todos los detalles relevantes sobre el incidente:

1. Fecha, hora y ubicación exacta del incidente.
2. Nombres y datos de contacto de los testigos.
3. Descripción de lo sucedido y de cualquier lesión o daño resultante.
4. Acciones tomadas inmediatamente después del incidente.
5. Sugerencias para prevenir incidentes similares en el futuro.

¿Cómo presento un reporte de incidentes?

La forma más común de reportar incidentes es por escrito, ya sea en papel o electrónicamente. Algunas compañías tienen formularios específicos para reportar incidentes. De lo contrario, puedes escribir una carta o correo electrónico dirigido a tu supervisor, departamento de recursos humanos o salud y seguridad.

Asegúrate de ser claro, conciso y objetivo en tu reporte. Incluye todos los detalles relevantes tal como se indicó anteriormente. Lee y revisa cuidadosamente tu reporte antes de presentarlo. Es importante reportar incidentes a la brevedad para que se puedan tomar las medidas correctivas necesarias de inmediato.

Un reporte de incidentes efectivo es fundamental para mejorar la seguridad, aumentar la productividad laboral y proteger a la compañía de posibles demandas legales. Sigue estos sencillos pasos y haz tu parte para promover un ambiente de trabajo seguro y saludable.

Conclusión

Bueno, ya tienes las herramientas y el conocimiento para redactar un reporte de incidencia efectivo que te ayudará a resolver problemas en el trabajo de manera profesional. Recuerda, mantén la calma y sé objetivo con los hechos. Explica la situación de forma clara y concisa, incluye evidencia cuando sea posible. Proporciona soluciones viables que sean justas para todos los involucrados. Presenta tu reporte a las personas adecuadas y da seguimiento para asegurarte de que se tomen medidas.

Un buen reporte de incidencias no solo resuelve el problema actual, sino que también puede evitar futuros inconvenientes. Implementar estos reportes en tu lugar de trabajo traerá muchos beneficios a largo plazo.

¿Qué estás esperando? Ve y comienza a redactar esos reportes de incidencias para un ambiente de trabajo más positivo y productivo. ¡Tú puedes marcar la diferencia!

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre cultura laboral y recursos humanos quédate en nuestros recursos.