Cómo realizar una centralización de remuneraciones

21 de noviembre, 2022

En el contrato de trabajo, la remuneración es la obligación más importante a cargo del empleador. Con ella subsisten el trabajador y las personas a su cargo. En consecuencia, es fundamental una centralización de remuneraciones.

Debido a esto, la ley no duda en regular y adjudicar una serie de características y condiciones que permitan que cumpla su función. Una de ellas es la centralización de remuneraciones. 

En este caso, dicha figura busca facilitar el manejo y procesamiento de cualquier tipo de nóminas desde una sola fuente. Todo lo cual redunda en un sistema de pago de sueldos más rápido, seguro y expedito que beneficia al trabajador. Siempre, teniendo en cuenta su bolsa de horas extras y demás aspectos de la remuneración. 

¿Qué significa la centralización de remuneraciones?

En Chile, la centralización de remuneraciones es un concepto que se relaciona con aspectos contables y laborales.

Desde el punto de vista contable, una centralización de cuentas o remuneraciones significa colocar en un mismo soporte, todos los movimientos relativos a los aspectos de un mismo reporte.

O sea, en este caso, serían los reportes relativos a las remuneraciones. En cambio, cuando se habla desde el punto de vista laboral, es necesario comenzar por indicar lo que ordena el art. 62 del Código del Trabajo.

En este sentido, allí se establece que cualquier empleador con 5 o más trabajadores a su cargo deberá llevar un libro auxiliar de remuneraciones. Incluye a los empleados que están en modo teletrabajo.

Ahora bien, de allí, la Dirección del Trabajo ha desarrollado un sistema de centralización de remuneraciones.

Este consiste en permitir que los empleadores que tengan varios establecimientos, faenas o sucursales puedan centralizar todos los asientos contables en un solo libro de remuneraciones. 

¿Cómo puede una empresa empezar a usar la centralización de remuneraciones?

Para que una empresa pueda implementar el sistema de centralización de remuneraciones, deberá cumplir con los requisitos que le permitan acceder a este beneficio, tal y como se especifica a continuación:

Presentar una solicitud

Para poder obtener una autorización para centralizar las remuneraciones, cualquier empresa deberá presentar una solicitud formal ante la Dirección del Trabajo. 

Características de la empresa

La empresa deberá tener 2 o más establecimientos, faenas o sucursales distribuidos en la jurisdicción de una sola región o repartidos en varias regiones de Chile. 

¿Dónde presentar la solicitud?

La solicitud debe presentarse ante la Dirección Regional del Trabajo de la jurisdicción donde se encuentran los puestos de trabajo.

Por otro lado, si éstos se encuentran distribuidos en más de una región, entonces la solicitud deberá ser presentada en el Departamento de Atención de Usuarios de la Dirección del Trabajo.

Elementos tomados en cuenta para aprobar la solicitud

Para aprobar la solicitud de centralización de remuneraciones, la Dirección del Trabajo toma en cuenta la conducta laboral y previsional que haya demostrado el empleador antes de realizar la solicitud.

Carácter transitorio de la autorización

La autorización otorgada por la Dirección del Trabajo para centralizar las remuneraciones, será de carácter transitorio.

De este modo, esta permanecerá vigente, siempre  y cuando la empresa mantenga una buena conducta laboral. En consecuencia, si la empresa comete una infracción laboral, la DT podrá revocar la autorización. 

Ventajas de centralizar el sistema de pago de remuneraciones

Mayor rapidez en el manejo y procesamiento de la nómina. Al poder realizar los registros y asientos contables en un solo libro, la empresa ahorra tiempo en el procesamiento de cualquier tipo de nóminas.

Necesidad de menos personal para procesar el sistema de pagos

Al estar consolidada la información, la empresa requiere menos personal para procesar, registrar y desembolsar los pagos. Esto aumenta la posibilidad de pagos oportunos y ajustados a la ley. Si pagas de manera oportuna, se va a mejorar el clima laboral, a través de una mejora de la comunicación interna.

Facilidad para toma de decisiones

Esto ocurre cuando los directores, gerentes y personal de recursos humanos necesitan tomar decisiones estratégicas basadas en las remuneraciones. En estos casos, la visualización de un archivo centralizado facilita la evaluación de la información. 

Mejor integración con software de remuneraciones 

Si la empresa usa funcionalidades de un software de remuneraciones, contar con centralización de remuneraciones, agiliza aún más el sistema de pagos.

Legislación chilena en sistema de pagos y remuneraciones

La legislación chilena contiene numerosas disposiciones relativas al sistema de pagos que debe tener el empleador para las remuneraciones. Entre ellas, las más resaltantes son las siguientes:

Condiciones para considerar un pago como remuneración

La definición de remuneración está plasmada en el artículo 41 del Código del Trabajo y señala que se refiere a las contraprestaciones que recibe el trabajador. Pero para que sean consideradas como remuneración deberán cumplir con las siguientes condiciones:

• Ser en dinero o en especies avaluables en dinero.
• Que sean percibidas con ocasión del contrato de trabajo. No obstante pueden existir algunas excepciones establecidas expresamente por la ley. Por ejemplo, el pago de vacaciones o feriado anual y el pago de remuneración con goce de permiso o ausencia del trabajador. En estos casos, el trabajador no presta servicios, pero aún así, la ley considera su pago como remuneración.  

Tipos de remuneraciones

• Ordinarias. Las que surgen con cierta periodicidad con ocasión de la prestación de servicios. Suele ser el sueldo o salario mensual. 
• Extraordinarias. Las que surgen de manera ocasional. El mejor ejemplo son las horas extraordinarias.
• Especiales. Las que surgen por circunstancias especiales o excepcionales. Ejemplo de estas son las que surgen por el pago de gratificaciones, bonos, aguinaldos, etc. 
• Fijas. Las que se producen con periodicidad por un monto que no varía, tal como el sueldo fijo quincenal, semanal o mensual. 
• Variables. Las que varían en el monto dependiendo de diferentes circunstancias, tales como bonos, comisiones por ventas, etc. 
• Principal. La que funciona como remuneración fundamental en el contrato de trabajo.
• Accesoria. La que se calcula basada en los montos de la remuneración principal. 

Periodicidad en el pago de remuneraciones

El Código del Trabajo es claro al establecer que el plazo para el pago de las remuneraciones nunca podrá exceder de un mes. Pueden pactarse por plazos menores, como por ejemplo, semanal, quincenal u otras fórmulas. 

En caso de que el empleador y el trabajador no lo pacten, se entenderá que se hará según la fórmula que usa regularmente el empleador para otros trabajadores. Pero en ningún caso podrá exceder de un mes.

Descuentos en la remuneraciones

En materia de descuentos, las leyes chilenas establecen límites y restricciones que van en beneficio del trabajador. En primer lugar, no permite que los descuentos excedan el 15% del total del monto de la remuneración, siempre que lo acuerden el empleador y el trabajador.

Por otra parte, establece obligaciones de descuentos a cargo del empleador por los motivos siguientes:

• Impuestos que graven la remuneraciones
• Cotizaciones de seguridad social 
• Dividendos hipotecarios por compra de vivienda
• Cantidades por cuenta de ahorro para vivienda y que no podrá exceder del 30% del total de la remuneración. .

Con todo esto es evidente la complejidad que puede llegar a presentar el sistema de pagos de remuneraciones. Y con la implementación de la centralización de remuneraciones, es posible aliviar la carga de trabajo para cualquier empresa. 

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