3 razones para incluir un sistema de control de asistencia en tu empresa

24 de noviembre, 2022

Un sistema de control de asistencia no es solo un requerimiento aleatorio y opcional para las empresas chilenas. Por el contrario, las leyes y los trabajadores toman muy en serio los resultados de implementar el registro de asistencia. 

Además, la práctica ha probado que controlarlo es una excelente estrategia para mejorar la gestión de recursos humanos.

Estas son solo algunas de las razones más relevantes, pero las empresas tienen aún más razones para incluirlo. Así pues, aquí en este artículo conocerás algunas de ellas y en que se basan. 

Normativa aplicable al sistema de registro de asistencia laboral 

La normativa que establece y rige los sistemas de control de asistencia está plasmada en dos bloques, como sigue a continuación:

Código del Trabajo

Esta es la regulación primaria que en el artículo 33 establece la obligatoriedad para todas las empresas de llevar el registro de cumplimiento de horas ordinarias o extraordinarias. En este mismo artículo plantea los dos primeros sistemas que pueden consistir en un libro de asistencia de personal o un reloj control con tarjetas de registro.

Dictámenes de la Dirección del Trabajo

A medida que ha ido avanzando la tecnología, la Dirección del Trabajo también ha ido actualizando e incluyendo nuevos sistemas de registro de control de asistencia con su respectiva regulación. Actualmente están vigentes los siguientes Dictámenes 

1. 1140/27 de fecha 24/02/16. 
2. 5849/133 de fecha 04/12/17. 
3. 2827/58 de fecha 28/12/2021, en el que se hacen importantes actualizaciones a los requisitos técnicos que los sistemas digitales de registro y control de asistencia deben cumplir. Por tal motivo, los sistemas que requieran certificación, deberán ajustarse a la nueva normativa.

En general, este último Dictamen fija nuevas reglas relativas a:

• Características mínimas que deben cumplir los sistemas digitales de registro y control de asistencia.
• Los procesos de certificación. 
• La autorización posterior de la Dirección del Trabajo.
• La utilización por parte de trabajadores y empleadores.
• Acceso a información por parte de los funcionarios de la Dirección del Trabajo.

¿Qué sistemas de control de asistencia existen en Chile?

Los sistemas de control de asistencia permitidos en Chile están especificados en el Código del Trabajo y en los Dictámenes de la DT de los años 2016 y 2017 ya mencionados, y son los siguientes:

Libro de asistencia 

Es un sistema manual especificado en el CT que solo requiere anotaciones en papel y es el más económico y fácil de implementar.

Reloj control con tarjeta de registro

Método también especificado en el CT y consiste en un reloj que solo necesita que se acerque una tarjeta para marcar la hora de entrada o salida. Estos relojes también se han desarrollado y ahora es común encontrar permitan otro tipo de tecnología computacional o digital con el reloj. 

Sistemas computacionales de control biométrico

Usan el reconocimiento de diferentes características en partes específicas del cuerpo humano, como,  iris, huellas dactilares, el reconocimiento facial 2D y 3D, o la voz.

Solo es necesario que la persona acerque la parte de su cuerpo para que el reloj lo reconozca y con ello marcar la hora que queda registrada en la base de datos de un sistema computacional o en la nube. 

Sistemas de geo referenciación o ubicación satelital (GPS)

Consiste en diferentes tipos de aplicaciones que permiten determinar la ubicación de un trabajador al momento de efectuar la marcación de su asistencia laboral. 

Sistema de marcación más habitual en Chile

Al igual que en muchos otros países, el sistema de marcación de asistencia que más se usa en Chile es el reloj control con tarjetas de registro. Este mecanismo surgió con la era industrial como algo rudimentario.

Pero la tecnología también lo ha actualizado conectándolo a veces con otros mecanismos para hacerlos más precisos. 

Tiene entre sus grandes ventajas que es económico, exacto y muy fácil de usar. Sin embargo, esta tendencia está comenzando a cambiar.

Es así, que la amplia disponibilidad de conexión a internet permite que las empresas opten fácilmente por sistemas computacionales alojados en la nube. Estos ofrecen gran flexibilidad, la facilidad de almacenar mucha información y el acceso ilimitado 24/7. 

Razones para contar con un sistema de control de asistencia

Es de cumplimiento obligatorio 

La legislación establece como obligatorio que todas las empresas que se establezcan una sede en este país, instalen un sistema de control de asistencia. Afortunadamente existen varios métodos que las empresas pueden escoger para adaptarse a sus necesidades.

Mejora la gestión de Recursos Humanos

Mediante un adecuado y efectivo control de asistencia, la gestión de recursos humanos se ve favorecida.

De esta manera es posible evaluar de cerca a los trabajadores, hacer las planificaciones, y tomar decisiones o hacer recomendaciones cuando sea necesario. 

Por otro lado, el cálculo de nóminas, vacaciones, y otros beneficios se agilizan y facilitan el trabajo del personal de esa área.

Y cuando se trata de grandes empresas que manejan altos volúmenes de trabajadores, los sistemas de marcación son indispensables para mantener el orden.

Incentiva a los trabajadores a cumplir el horario

Los trabajadores encuentran un apoyo que les sirve de base y soporte para probar el cumplimiento de sus horarios de ingreso y salida. Además, en base a ello también pueden hacer los reclamos y solicitar los ajustes que consideren convenientes. 

Inconvenientes de los actuales sistemas de asistencia laboral

Todos los sistemas de marcación de asistencia tienen puntos favorables o desfavorables. Debido a esto, cada empresa opta por escoger uno u otro sistema. En este sentido, el último

Dictamen de la DT permite que cada empresa elija el que se adapte con mayor facilidad a su dinámica y condiciones. 

No obstante, solo podrá ser uno para toda la plantilla de empleados. Entre algunos de los inconvenientes más comunes a tomar en cuenta al momento de elegirlo, están los siguientes:

• Costos

Aunque los sistemas digitales están probando ser la mejor opción de marcación de asistencia, lo cierto es que estos requieren el pago de tarifas para su mantenimiento. 

• Capacidad

La capacidad se refiere al número de trabajadores que puedan marcar su asistencia con el sistema. En este sentido, los sistemas computacionales pueden encontrarse con diferentes capacidades y es necesario prestar atención al número de empleados que pueden hacerlo. 

• Facilidad de uso

Además de las ventajas técnicas, el sistema debe ser de fácil uso para los trabajadores. En definitiva, son ellos quienes lo usan diariamente. Por otro lado, el uso debe ser fluido para que no retrase el ingreso ni las horas de marcación. 

• Corrección de errores de marcación

Los errores pueden ocurrir durante la marcación. En ocasiones se deben a fallas técnicas o el mismo empleado es quién tiene olvidos o errores en manejar el sistema de registro de horas.

Solo los sistemas más avanzados tienen la posibilidad de poder subsanarlos.

Beneficios de usar Sesame HR

El software de Sesame HR es parte de las más modernas opciones que existen actualmente disponibles en Chile. Además. también está completamente certificado por la DT.

Por otro lado, este sistema es compatible con muchas otras funciones que optimizan la gestión de recursos humanos de cualquier empresa.

A medida que la empresa crezca, Sesame HR también puede crecer con ella agregando nuevas funcionalidades. Otros de sus beneficios incluyen lo siguiente:

• Ofrece tarifas competitivas que pueden ajustarse al tamaño y presupuesto de casi cualquier empresa.  
• Permite la incorporación de sistemas biométricos de reconocimiento facial.
• Puede usarse para marcación remota o teletrabajo ya que también posee sistema GPS.
• Permite subsanar errores de marcación ocasionados por fallas en el sistema o por error del trabajador. Esta función cumple con el más reciente Dictámen emitido por la DT para el control de registro de asistencia laboral. 

En fin, Sesame HR es una opción confiable pero también fácil de usar tanto para la empresa como para los trabajadores.