Qué información se debe incluir en la solicitud de vacaciones

22 de agosto, 2022

Las vacaciones laborales son un momento de gran anticipación y disfrute para cualquier trabajador. Pero a veces se ven empañadas por errores en la aprobación de la solicitud de vacaciones. 

Debido a ello, es necesario que el empleado comience con una petición que incluya toda la información correcta. De este modo, el personal y los softwares de recursos humanos pueden hacer los cálculos precisos y sin demora. 

Puede que te hayas enfrentado a las dificultades de una solicitud de vacaciones. Tanto al hacer la tuya como al recibirlas como parte del equipo de RR.HH.

En cualquier caso, la guía que encontrarás aquí podrá ayudarte a manejarlas de forma adecuada. 

 ¿Qué es una solicitud de vacaciones?

Una solicitud de vacaciones es un requisito que realiza un empleado o trabajador a su superior.

El objetivo es aprobarlo en el tiempo de vacaciones establecido por la Ley. Este periodo también es conocido como feriado anual. 

Así pues, la ley reconoce su derecho a obtener días de descanso una vez al año. Y la solicitud de vacaciones solo representa la formalidad para acordar las condiciones en las que el trabajador las disfrutará. 

En 2004, la Dirección del Trabajo afirmó lo siguiente en la orden. N° 2093/88:

“La (…) oportunidad para hacer uso del feriado legal corresponde (…) al trabajador”.

Sin embargo, en la práctica, el trabajador y el empleador buscan llegar a un acuerdo. La idea es que las vacaciones no perjudiquen las operaciones de la empresa. 

Formato de la solicitud de vacaciones

Antes de ver el contenido de una solicitud de vacaciones es clave conocer su formato. 

Además de otras formalidades que requiere la solicitud para que sea válida y cumpla su función. 

En este sentido, el Código del Trabajo constituye que será el reglamento el que establezca los requisitos. Así pues, es el Decreto 969 del Ministerio del Trabajo el que reglamenta las vacaciones.

A su vez, el artículo 43 del Decreto establece que “cada empleado solicitará por escrito su feriado». 

Además, la ley ordena que el trabajador conserve un duplicado de la solicitud. Esto puede ser una copia si se hace de forma manual.

Ahora bien, si la solicitud se hace a través de un software de recursos humanos es posible usar otros métodos. Entre ellos figura un email de confirmación u otro medio incluido en el perfil del empleado. 

Contenido de una solicitud de vacaciones

Ahora sí, a continuación encontrarás todo lo que deben contener las solicitudes de vacaciones. 

Identificación del solicitante

Las vacaciones son un derecho del trabajador que adquiere a través del tiempo prestando sus servicios a una empresa.

Así pues, le corresponde solo al trabajador realizar la solicitud de vacaciones. Si lo hace de forma manual, debe ir preparada por él. 

Si es a través de un software de recursos humanos, la solicitud debe enviarse desde la cuenta del trabajador. O, al menos, desde un sistema que lo identifique y diferencie de los demás trabajadores. 

Fecha de presentación y día de ingreso en la empresa

El Decreto 969 establece que la solicitud debe ser entregada al empleador mínimo con un mes de antelación. 

El derecho al feriado anual y los días de vacaciones solicitados comienzan al año de prestación de servicios. Al especificarlo, se confirma la apertura del derecho.

Fecha de inicio y finalización de las vacaciones

Esta misma orden establece que las vacaciones se concederán en primavera o verano. No obstante, el trabajador y la empresa son libres de pactar una fecha distinta.

Como resultado, podrá especificar fechas en temporadas distintas. Por otra parte, el trabajador debe tomar en cuenta que solo dispone de 15 días hábiles. 

¿Cómo se hace el cálculo de las vacaciones?

Tras enviar la solicitud de vacaciones, el área de recursos humanos debe realizar los cómputos pertinentes.

Estos consisten en el cálculo del feriado y la remuneración, tal y como sigue:

Solicitud de vacaciones: tipos de días 

Para calcular, primero debes verificar los días solicitados por el trabajador. Además, deberás tomar en cuenta lo siguiente:

Días hábiles e inhábiles para el cálculo

El cálculo de los 15 días de vacaciones se hace en base a días hábiles. Destacar que los sábados son considerados siempre inhábiles. No importa que el trabajador labore con regularidad ese día. 

Días adicionales de feriado

Cuando un empleado lleva diez años prestando sus servicios tendrá derecho a un día adicional de vacaciones. ¿Cada cuánto? A cada tres nuevos años trabajados.

No importa si fueron años de trabajo continuo o si fueron para uno o más empleadores. 

Vacaciones continuas o fraccionadas

En principio, la ley ordena que los días de feriado anual sean continuos para los diez primeros días. Para los cinco días restantes, el trabajador y la empresa pueden acordar una división en una o varias fechas distintas.

Acumulación de períodos vacacionales

La ley establece que el trabajador podrá acumular hasta dos. De este modo, el trabajador podría presentar una solicitud hasta por 30 días hábiles.

En este sentido, corresponde a recursos humanos evaluar la conveniencia de dicha solicitud. 

Las remuneraciones según el periodo vacacional

El artículo 67 del CT establece que el trabajador recibirá su remuneración íntegra mientras dure su feriado anual. También aclara que el feriado nunca podrá ser compensado en dinero.

Debido a esto, el área de RR.HH. deberá tomar en cuenta el tipo de remuneración según la siguiente clasificación de la ley: 

Remuneración fija

La remuneración íntegra es la cantidad fija mensual que percibe el trabajador.  

Remuneración variable

Es el tipo de remuneración que cambia según el esfuerzo, producción u otra variable. La remuneración íntegra está formada por el promedio ganado en los últimos 3 meses. Esta debe incluir primas, tratos y demás comisiones.

Remuneración mixta

Ocurre si el trabajador tiene a la vez sueldo fijo y sueldo variable. Así pues, la remuneración íntegra suma el sueldo fijo y el promedio ganado en los últimos 3 meses del variante.

Excepciones a la solicitud de vacaciones

Las vacaciones colectivas ocurren cuando una empresa cierra su oficina por un plazo mínimo de 15 días. Esto con la finalidad de que todo su personal disfrute del feriado anual. 

Aquí no es necesario que los trabajadores presenten solicitud de vacaciones. No obstante, el empleador debe cumplir con todas sus obligaciones de pago de remuneración. 

Feriado proporcional 

El feriado proporcional ocurre cuando un trabajador deja de pertenecer a una empresa antes de cumplir el año.

En estos casos, el empleador sólo deberá compensarle con el pago de las remuneraciones convenientes como indemnización. Pero no será necesario presentar solicitud de vacaciones. 

Así, la elaboración de una petición de vacaciones es un proceso simple y rápido. Gracias a un software como Sesame HR, el proceso puede ser aún más ágil para un trabajador. 

Ello es debido a que el programa ofrece un sistema de chat interno que permite enviarlas de forma fácil.

También, cuando el personal de recursos humanos hace el cálculo de vacaciones tiene todos los datos del empleado.

Tenemos más artículos de interés. Quédate con nosotros y aprovecha todas las guías, análisis y herramientas que te ofrecemos en nuestra página de recursos.