Horas extras: cómo llevar un control óptimo y realizar su cálculo

15 de septiembre, 2022

La necesidad de alcanzar metas y objetivos hace que las empresas recurran al uso de las horas extras para lograrlo. Debido a sus efectos en la producción y la vida de un trabajador, las leyes laborales chilenas las regulan y con ello facilitan su implementación y aprovechamiento. 

Pero además es necesario que las direcciones de Recursos Humanos, administren y controlen de la manera correcta estas horas extraordinarias. De esta forma los trabajadores pueden aprovechar también sus beneficios mientras favorecen los objetivos de la empresa. 

Requisitos para implementar horas extras en una empresa

Las horas extras o extraordinarias son aquellas que exceden el tiempo de jornada semanal que cumple un trabajador. Cuando se trata de jornada a tiempo completo, es a partir de las 45 horas semanales que comienzan a computarse las horas extras.

Si por el contrario, el contrato es a tiempo parcial, entonces se consideran horas extras las que excedan el tiempo de la jornada parcial previamente pactada. 

Aunque la ley chilena permite el uso de horas extras, también fija límites y condiciones en su aplicación. En primer lugar, sólo pueden implementarse mediante un pacto entre la empresa y los trabajadores, el cual deberá cumplir las siguientes condiciones:

• Sólo pueden pactarse si ocurrieran situaciones o necesidades temporales que lo requieran.
• El pacto debe constar por escrito.
• Si faltase pacto escrito, entonces se considerarán horas extraordinarias todas aquellas que excedan el límite de la jornada laboral completa o parcial según aplique.
• El pacto sólo puede ser por 3 meses y podrá renovarse siempre que persistan las condiciones temporales que las requieran. 
• Sólo pueden pactarse si el cumplimiento del trabajo de las horas extras no es perjudicial para el trabajador según la naturaleza de las faenas.
• El límite máximo es de 2 horas extras por día o 12 horas semanales.

Cómo determinar y calcular horas extras

El Código del Trabajo establece una serie de reglas para realizar el cálculo de horas extras y garantizar así un pago justo tanto para la empresa como para el trabajador.

En Chile, el cálculo de horas extras, y cómo se pagan, va de la mano del aumento salarial que se efectúa todos los años a principio del periodo.

Si te estás preguntando: ¿Y ahora cómo el área de Contabilidad y Finanzas de mi empresa, sacará cuentas con base al sueldo vigente?

En este artículo te explicaremos cómo hacerlo. Además, basados solo en lo que dice la la Dirección del Trabajo (DT).

Así pues, estas son las reglas básicas que deben tomarse en cuenta: 

¿A qué llamamos horas extras o extraordinarias?

Todo ese tiempo adicional a la jornada diaria que trabaja un empleado es considerado horas extras u horas extraordinarias. Se trata pues, de cuando el trabajador debe quedarse más tiempo en la empresa desempeñando funciones.

Ciertamente la DT, también las define como horas extraordinarias. Y, son las horas trabajadas que exceden la jornada laboral ordinaria, ya sea la establecida en el contrato de trabajo o bien la máxima legal en Chile de 45 horas semanales.

Tipos de horas extras contempladas en Chile

Parece que no podemos seguir hablando del cálculo de horas extras sin saber qué es la jornada extraordinaria.

La ley dice que, es toda aquella que excede del máximo establecido por ley ─ya te lo dijimos arriba, máximo de 45 horas semanales de trabajo─. O de aquella pactada por contrato.

Con la intención de explicarte más fácil cómo contempla la DT, las diferentes horas extras, tenemos:

Horas extras máximas al día

Por Ley se establece no más de 2 horas diarias.

Horas extras máximas a la semana

El límite de trabajo en horas extraordinarias, en cuanto a su duración máxima, es de 12 horas semanales. Estas pueden distribuirse a lo largo de la semana incluyendo el sexto día.

Trabajadores con jornada de cinco días

Igualmente, en este caso los empleados están afectos en el sexto día al límite de dos horas diarias de jornada extraordinaria, cuando en los cinco días en que se distribuye la jornada ordinaria se hubiesen laborado horas extraordinarias en cada uno de esos días.

Caso especial

Por el contrario, en caso de no haberse utilizado completamente las 12 horas límites, durante los cinco días a que se ha hecho referencia, procedería que el saldo que reste para completar dicho tope de 12 horas se utilice para laborar horas extraordinarias en el día seis.

En tal caso su límite en el sexto día es de 7,5 horas.

¿Qué pasa sin en el contrato de trabajo se pactó cumplir horas extras? Las horas extras deberán ser pactada por escrito y con una vigencia no superior a 3 meses, pudiendo ser renovadas según acuerdo de las partes.

Cálculo de horas extras: cumpliendo con lo que dice la Ley

Para calcular el valor de las horas extras, en el caso de un trabajador contratado por 45 horas semanales y con sueldo mensual, debes dividir su sueldo en 30 y luego multiplicarse por 28, debiendo dividirse el resultado por 180, obteniéndose así el valor de cada hora ordinaria.

Una vez calculado el valor de cada hora ordinaria, se debe aumentar en un 50% su valor, obteniéndose así el monto de cada hora extra.

Ejemplo por la DT

Sueldo de $400.000 / 30 X 28 /180= $2.074 cada hora ordinaria.

Una vez calculado el valor de cada hora ordinaria, se debe aumentar en un 50% su valor, obteniéndose así el monto de cada hora extra:

Hora ordinaria de $2.074 X 50% = $3.111 cada hora extra.

Se llega al mismo valor si se multiplica directamente el sueldo del trabajador por el factor 0.0077777.

Oportunidad de pago de la hora extra

Después de determinar las horas extras, el pago debe hacerse conjuntamente con el pago de la remuneración de la jornada ordinaria según los métodos pactados entre el empleador y el trabajador.

Por ejemplo, si el pago de la jornada es semanal, entonces el pago de las horas extraordinarias deberá también hacerse al momento de la cancelación de ese bloque semanal.

Por otra parte, si el pago de la remuneración fuese quincenal, entonces el pago de las horas extras de las dos semanas anteriores deberán hacerse al momento del pago quincenal de la jornada ordinaria de 15 días. 

Importancia de llevar un control exhaustivo de las horas extras

El control de horas extraordinarias incluye el cálculo, la determinación y su pago. La importancia de controlarlas comienza porque su buen o mal control pueden traer riesgos y beneficios, tal y como sigue a continuación:

• Al calcular horas extras de manera correcta, se evitan las multas o sanciones de la Dirección del Trabajo debido a que las horas extras pueden ser fiscalizadas por la DT. 
• Para muchos trabajadores, estas representan una valiosa oportunidad para obtener un ingreso adicional. 
• Contribuye a mantener un buen clima laboral porque los trabajadores reciben su remuneración de forma adecuada.
• Mantiene organizada la data relativa a la inversión en horas de trabajo necesarias para llevar a cabo los proyectos y objetivos de la empresa.
• Evita retrasos en el pago de las remuneraciones.
• Permite una adecuada planificación presupuestaria para la empresa.
• Evita que el empleador se endeude por aceptar el registro de horas extra que no está en capacidad de pagar. 
• Al conocer de antemano cuál es el cupo de horas extras que la empresa tiene disponible, ésta puede distribuirlas y planificarlas de manera que pueda sacar el mejor provecho. 

Sanciones por incumplimiento de pago de horas extras

Una vez que las horas extras sean efectivamente cumplidas y trabajadas, el empleador está obligado a pagarlas. En este sentido, el art. 42 del Código del Trabajo establece que:

Las horas extraordinarias son consideradas parte de la remuneración.

Artículo 42 del Código de Trabajo

Como tal, forman parte de las obligaciones del empleador. Y como resultado, en caso de que el empleador no las cumpla, podrá ser sancionado. Las sanciones pueden establecerse de la siguiente manera:

• Multas impuestas después de una inspección de la Dirección del Trabajo.
• Imposición de obligación de pago por parte de órganos de injusticia y que pueden incluir además el pago de intereses por el lapso transcurrido hasta la fecha definitiva de pago. 

¿Existe la posibilidad de que un trabajador se niegue a hacer horas extras?

La aceptación para cumplir las horas extras depende de la voluntad del trabajador. El empleador no puede obligarlo a aceptarlas y así ha sido confirmado en varias oportunidades por Dictámenes emitidos por la Dirección del trabajo. 

No obstante, si la empresa y el trabajador han pactado el cumplimiento de horas extraordinarias cumpliendo todos los requisitos establecidos en la ley, el trabajador está entonces obligado a cumplirlas. 

Ahora bien, si la empresa exige el cumplimento de alguna hora extra incumpliendo alguno de los requisitos, entonces el trabajador sí tendrá derecho a negarse a trabajarlas aunque las haya pactado.

Ello es debido a que la exigencia del empleador estaría fuera de los límites de la ley y del pacto de horas extraordinarias.

Por ejemplo, el trabajador podría alegar que ya cumplió el límite máximo de doce horas semanales previstas en la ley. También que la faena propuesta arriesga su salud. Y así sucesivamente.

Tenemos más artículos de interés. Quédate en Sesame HR y aprovecha todas las guías, análisis y herramientas que te ofrecemos en nuestra página de recursos.