3 herramientas digitales que te ayudarán a organizar las tareas de tu equipo de trabajo

4 de mayo, 2022

Mucho tiempo ha pasado desde que los post-its abarrotaban las oficinas como la principal herramienta para organizar las tareas y proyectos. Y, es que, desde que comenzó la era digital, inició también una avalancha de propuestas de gestores de tareas que han ido evolucionando. Como muestra de esta evolución, se puede ver desde usar páginas Excel y luego pasar a los calendarios digitales. 

Finalmente, llegaron las herramientas colaborativas que permiten incluso conectar equipos de teletrabajo. Mejor aún es que muchas de esas herramientas están pensadas para favorecer uno u otro tipo de área. La clave está en encontrar la que mejor se adapte a las necesidades y aquí están algunas de las más sobresalientes.

3 herramientas para organizar las tareas

Asana

Asana es líder entre todas las herramientas de gestión de tareas y no es casualidad. En primer lugar, es muy fácil e intuitiva de usar. Es así que solo basta con crear un proyecto e inmediatamente es posible comenzar a agregar las tareas que correspondan y sin tener límite alguno. A partir de allí, también se pueden agregar colaboradores del equipo y comenzar a crear y asignar las tareas. 

Tiene muchas ventajas, como la fácil y amplia integración con muchas otras aplicaciones. También, la posibilidad de visualizar la pantalla hasta en cuatro formas diferentes. Cada una permite detectar las fallas o lagunas en la ejecución de las tareas. De esta manera, es posible ejecutar un proyecto que requiera múltiples recursos sin necesidad de salir de la plataforma. 

De ahí, resulta que sea es muy útil para el área de marketing que requiere auxilio de muchas otras áreas. Además, ofrece plantillas muy convenientes para dar seguimiento a proyectos de lanzamiento y seguimiento de campañas de esta especialidad. 

Gestor de tareas de Sesame HR

Ésta es una herramienta que da un paso adelante para facilitar el trabajo de recursos humanos. Además de permitir la asignación de tareas, este software permite medir la productividad de los proyectos y los trabajadores. Tiene una funcionalidad especial para crear proyectos basados en los clientes y a partir de allí asignarlos a los trabajadores que corresponda. 

Debido a que está integrado a un software completo de RR.HH, quienes manejan Sesame HR pueden mantener una visión amplia del desempeño del trabajador sin tener que salir de la plataforma. Por otra parte, el trabajador también se beneficia porque desde allí puede organizar las tareas.

Trello

Esta herramienta es muy popular entre pequeñas empresas ya que su enfoque de trabajo es muy visual. También es muy fácil de usar y la versión gratuita ofrece muchas funcionalidades. Los proyectos son tableros y las tareas se convierten en tarjetas que pueden soportar imágenes y fotos al gusto del usuario. Por otra parte, permite el trabajo colaborativo. Aunque no tiene tantas funcionalidades como Asana, es común que muchos software de gestión de tareas permitan integrarse con Trello. Así es posible ampliar su uso y aprovechamiento.  

Relevancia de organizar las tareas para cumplir los objetivos

Los objetivos laborales de una empresa pueden ser muy variados. Y cada objetivo requiere que se lleven a cabo una serie de tareas y también varios trabajadores. Es así que, cuando todos estos elementos se juntan, se hace necesario organizarlos. De ahí resulta la importancia de organizar las tareas, como sigue a continuación:

• Se lleva control de quién debe ejecutar la tarea y con ello se le puede asignar responsabilidad.
• Una buena organización de tareas libera tiempo y esfuerzos que un trabajador puede ocupar para producir el trabajo para el que fue contratado.
• Mediante evaluaciones de desempeño constante de la ejecución de las tareas, es posible detectar las desviaciones hacia los objetivos y corregirlos a tiempo. 
• Es posible crear tantas tareas como sea necesario para cubrir todo lo que se necesita para cumplir los objetivos.
• Aligera la carga de manejar un objetivo al dividirlo en diferentes etapas más pequeñas.
• Cada tarea completada puede proveer de un estímulo para la consecución del objetivo mayor.