5 Consejos para una gestión de tareas eficaz

4 de noviembre, 2022

Una gestión de tarea eficaz ocurre cuando se logran las metas y objetivos esperados. Y los programas o gestores de tareas han surgido como un gran apoyo para ayudar a lograrlo.

Pero lo cierto es que aún corresponde a cada trabajador usar técnicas que saquen lo mejor de estas herramientas. De ello resulta que existen algunas acciones que permiten optimizar el uso de recursos de tiempo, esfuerzo y gestores digitales de tareas.

¿En qué consiste la gestión de tareas?

La gestión de tareas es un proceso que permite organizar y supervisar las diferentes acciones que se deben ejecutar para alcanzar los objetivos de un proyecto.

De este modo es posible hacer ajustes, tomar decisiones, complementar acciones, y supervisar la ejecución en cada una de las etapas. 

¿Por qué es necesario organizar las tareas y las personas que las ejecutarán?

Las habilidades y conocimientos de una persona son clave para ejecutar una tarea de forma exitosa. Como resultado, es necesario que un trabajador tenga la pericia y el conocimiento necesario.

Son justamente esas habilidades las que hacen que pueda manejar un gestor de tareas y liderar los equipos que las usan, si fuera el caso. 

Implicaciones de la gestión de tareas sobre un buen líder

El éxito de un líder se mide por la buena gestión que haga de los recursos materiales y humanos que dependen de él. Para lograrlo, es necesario que constantemente ejecute proyectos de diversas características. 

Y dichos proyectos deben contar con la participación y colaboración del personal que está a su cargo. Debido a esto, es necesario supervisar y controlar cada etapa y asignar las tareas correctamente.

Es evidente que al hacerlo adecuadamente puede detectar rápidamente las fallas, hacer cambios y ajustes oportunos. Es decir, hacerlo mediante la gestión de tareas. 

Estrategias eficaces para gestionar tarea

Priorizar las tareas

Priorizar significa establecer una escala de importancia a las tareas. Al hacerlo se puede calcular el tiempo y el esfuerzo que debe llevar su ejecución sin disipar energía.

Además si es delegada en otra persona, establecer su escala de prioridad permite hacerlas exigencias necesarias según su importancia. 

Formar equipos

Ejecutar un proyecto puede beneficiarse del aporte de varias personas. En consecuencia, organizar equipos de trabajo resulta muy eficaz para acelerar y mejorar la calidad de los resultados y el tiempo de ejecución.

Usar un gestor de tareas digital

No es casualidad que los gestores de tareas sean tan populares. La razón es que simplifican la gestión y permiten manejar cualquier tipo y tamaño de proyecto.

Por otra parte, es posible ajustarlos rápidamente y acceder a múltiples funciones que optimizan el trabajo individual y en equipo. 

Evaluar constantemente la productividad y rendimiento

No es necesario esperar que culmine un proyecto o la tarea misma para evaluar el rendimiento del trabajador o la tarea.

Contrariamente, es necesario hacerlo con frecuencia para implementar correctivos o incluso suspender tareas y proyectos. Es así que es posible ahorrar costos y optimizar la asignación de recursos. 

Fijar fechas específicas para completar tareas

Fijar fechas límites es un excelente mecanismo de cumplimiento de cualquier tarea. De esta manera los líderes pueden evaluar el avance en relación con un punto de llegada. Y para un trabajador es la manera adecuada de administrar su tiempo y su energía. 

Cómo mejorar la gestión de tareas con el software de Sesame HR

El uso de un gestor de tareas digital como el de Sesame HR ofrece primeramente una herramienta de asignación y control muy eficiente. En efecto, es posible que líderes de proyecto y gerentes puedan visualizarlo desde una app, Chrome o directamente en el software del computador. 

Pero, cada trabajador podrá también contar con flexibilidad y autonomía porque podrá por sí mismo crear sus propias tareas derivadas de las tareas que su jefe o supervisor le asigne.

Todo esto alinea el esfuerzo de trabajadores y gerentes a su máxima capacidad. Por otro lado, el software ofrece funciones que garantizan la optimización de tiempo y recursos, tales como:

• Edición manual de tareas para permanecer actualizado con cambios y resultados de informes de gestión.
• Función de medición y evaluación del trabajador y su productividad.
• Sistema de clasificación con etiquetas que permite crear sistema de priorización de tareas.

En fin, una serie de funciones que permiten mantener una constante supervisión. También favorecer el trabajo en equipos y fijar prioridades y fechas que se alineen con las metas de cada proyecto.