Firma electrónica avanzada vs. Firma electrónica simple

9 de febrero, 2023

La evolución de la tecnología trajo consigo herramientas increíbles para el manejo y certificación de documentos. Algunas de las más sobresalientes incluyen la firma electrónica avanzada y la firma electrónica simple.

Por suerte, Chile ha sido muy proactivo para adoptar esta nueva tecnología. Desde el 2002 existe la Ley 19799. Trata sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.

Ahora bien, ¿es posible usar la firma electrónica avanzada o simple en cualquier caso? La respuesta a esa pregunta está al comparar y entender cómo funciona cada cual, y aquí la encontrarás.

Tabla de contenidos

Qué es firma electrónica simple

La firma electrónica simple se refiere a un conjunto de datos y señas en formato electrónico. Y sirven para identificar a una persona. Esta puede consistir en contraseñas, sonidos, símbolos o procesos electrónicos.

La firma electrónica simple en la Ley chilena

La Ley 19799 la define formalmente como “cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor”.

La referida Ley también tomó la previsión de aclarar lo que considera como tecnología electrónica. De este modo indica que es: “característica de la tecnología que tiene capacidades eléctricas, digitales, magnéticas, inalámbricas, ópticas, electromagnéticas u otras similares.”

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También es importante aclarar que la Ley 19799 la establece solo como firma electrónica, sin incluir el término “simple”.

No obstante, cuando se analiza en contraposición a la firma electrónica avanzada, es posible concluir que se trata de una firma simple.

Por el contrario, la Ley sí establece el término completo para firma avanzada. Veamos entonces a continuación, lo que es esta firma electrónica avanzada.

Qué es firma electrónica avanzada

La firma electrónica avanzada consiste también en datos en formato electrónico. Pero estos datos se usan y estampan con algoritmos criptográficos.

Así, los documentos que llevan una firma avanzada tienen un nivel de seguridad adicional.

Es decir, el documento resulta fiable y no puede ser violentado o firmado por una persona distinta. Por otro lado, el documento tampoco tiene disparidades o incongruencias.

La firma electrónica avanzada en la Ley chilena

En Chile, la Ley 19799 define la firma electrónica avanzada en su artículo 2g). Y para que sea considerada así, debe contar con las siguientes características:

Certificada por un prestador acreditado.
Creada por medios que el titular mantenga bajo su exclusivo control.
Con capacidad para ser vinculada solo al titular y a sus datos.
Que permita la detección posterior de cualquier modificación.
Que verifique la identidad del titular.
No impida el desconocimiento de la integridad del documento y de su autoría.

Todos estos elementos contribuyen a delimitar las diferencias entre ambas firmas. Pero además, existen otros elementos diferenciadores que puedes revisar a continuación.

Diferencias entre firmas electrónicas simple y avanzada

Firma electrónica simple	Firma electrónica avanzada
Basta que los datos y señas sean en formato electrónico.	Los datos y señas deben ser en formato electrónico y además deben estamparse con algoritmos criptográficos.
No es necesario que sea certificada por un prestador acreditado. De ese modo, una persona puede crear y manejar la firma privadamente.	La firma electrónica avanzada la debe certificar un prestador acreditado.
Aporta el mismo valor probatorio de un instrumento privado. O sea, se asimila a una firma estampada en un documento privado sin intervención de notaría o registro público.	Aporta el mismo valor probatorio de un instrumento público. Es decir, se asimila a una firma estampada en un documento público firmado en presencia de un notario o un registrador público.
La Ley 19799 no controla las condiciones que debe tener un creador de firma electrónica simple.	La Ley 19799 establece una serie de requisitos que debe cumplir un prestador acreditado para que pueda ser válida.
El nivel de seguridad no es muy alto.	La firma electrónica avanzada tiene un nivel de seguridad superior.
La ley no permite que los órganos del Estado la usen para suscribir documentos o contratos.	La firma electrónica avanzada es la única autorizada por ley para ser usada por los órganos del Estado.
No necesita certificación para ser válida.	Necesita estar certificada por un ente acreditado para ser válida.

Ejemplos de firma electrónica avanzada

Existen numerosos ejemplos de uso de firma electrónica avanzada, pues empresas y órganos del Estado la usan. En este sentido, debemos recordar que cuando se trata de tratos entre empresas privadas y/o particulares, estos pueden elegir.

Es decir, entre una firma electrónica avanzada o simple. Todo dependerá de la importancia que represente el trámite o negocio. Hoy, algunos ejemplos en los que se usa la firma electrónica avanzada son los siguientes:

Trámites del Sistema de Pensiones.
Contratos bancarios.
Compra-venta de propiedades y bienes inmuebles.
Suscripción de pólizas de seguros.
Trámites de tránsito y circulación.
Contratos laborales.
Receta médica electrónica.
Contratos de valores de oferta pública.
Declaraciones de impuesto.

Con todos estos ejemplos, no es de extrañar que te preguntes cuáles son las ventajas de una firma electrónica avanzada. Y es por eso que de ello hablamos a continuación.

Ventajas de la firma electrónica

No importa si se trata de una firma electrónica avanzada o simple porque ambas ofrecen una serie de ventajas.

La Ley 19799 está vigente desde el año 2002. Y su uso masivo creció exponencialmente a raíz de la pandemia. Ello debido a las ventajas que tienen, así:

No requiere la presencia física de la persona o representante de empresa para estamparse. Es decir, puede usarse de forma remota.
En Chile puedes usarla para firmar documentos públicos y privados.
Cualquier persona natural o jurídica puede obtener una firma electrónica avanzada o simple si cumple los requisitos del ente acreditador.
Solo requiere el uso de un dispositivo digital como computadora o smartphone para estamparse.
Acelera el cumplimiento de trámites.
Si se trata de firma electrónica avanzada da total seguridad de identificación del firmante.
Es posible usarla para documentos locales o internacionales.
La ley chilena la reconoce como 100% válida.
Todos los órganos del Estado pueden usarla para expedir cualquier documento o celebrar contratos y tendrá la misma validez de la firma estampada en papel.

Software de Sesame HR con firma electrónica

La firma electrónica también puede formar parte de la función de un gestor documental. Y el mejor ejemplo, es el software de Sesame HR.

Allí su función de gestor documental la aprovecha al máximo para simplificar los trámites con trabajadores.

Con el uso de la firma electrónica simple, es posible que empleados en modalidad remota firmen documentos. Entre ellos, su contrato laboral, tickets de gastos, justificantes de ausencias, etc.

Mejor aún es que los empleados presenciales pueden ahorrar tiempo y esfuerzo, al firmar con solo unos clicks.

Ventaja para RR. HH.

Así, la gestión de Recursos Humanos cuenta con una herramienta que ayuda a garantizar la fiabilidad de todos los documentos que reciben a diario.

Y no es necesario esperar cargar nuevos documentos en el software de Sesame HR para estampar la firma.

De hecho, si tu empresa ya cuenta con un archivo de documentos, puedes escanear el documento en el gestor documental. Luego pedir que el trabajador estampe su firma sobre ella.

En síntesis, una firma electrónica avanzada o simple forma parte de las maravillas tecnológicas de los últimos años. Y esta puedes obtenerla como parte de los beneficios del gestor documental de Sesame HR.

Lorena del Carmen

HR Content Specialist