Estructura de un informe de Recursos Humanos: ¿cómo debe ser?

25 de agosto, 2023

La estructura de un informe de recursos humanos puede recaer sobre una amplia variedad de temas. Ello es debido a que los empleados realizan una amplia cantidad de actividades. 

Además, de ello pueden derivarse muchos puntos de vista de evaluación que pueden ser muy útiles para tomar decisiones. Los informes de RR.HH. han alcanzado gran relevancia debido a la tecnología y el Big Data. 

Esto permitió que por fin RRHH pudiese aprovechar todos los datos que usualmente acumulaba. Con los informes es posible segmentar, cruzar y hacer analíticas predictivas.

De ahí pueden surgir decisiones gerenciales y estratégicas decisivas para el futuro de los empleados y la empresa. 

Así que encuentra aquí cómo debe ser la estructura de un informe para que puedas sacar el mejor provecho de su información. 

Cómo iniciar la redacción de un informe de RR. HH

El primer elemento a considerar en la estructura de un informe de RRHH al iniciar su redacción, es seleccionar el tipo de informe. 

Puede parecer un dato fácil de obtener y agregar. Sin embargo, la elección del tipo de informe debe ser respaldada por uno varios de estos elementos:

Las necesidades que se deben cubrir con el informe

Un departamento de RR.HH. analiza muchos aspectos de los empleados. También se llevan a cabo muchas actividades con ellos. 

Así, en la estructura de un informe, en el inicio debe prevalecer que su objeto sea coherente con lo necesitado. Por ejemplo, si RRHH quiere evaluar el proceso de selección, no tiene sentido crear un informe de rendimiento laboral. 

A quién va dirigido el informe

Los departamentos de RRHH crean la estructura de un informe para su propio consumo interno. Sin embargo, también es frecuente que los elaboren para remitirlos a otras gerencias o departamentos. 

En este sentido, si va dirigido a otro departamento, es menester consultar cuales son las necesidades para solicitar un informe. 

Plazo que cubre el informe

La estructura de un informe de RRHH debe referirse a plazos específicos. De la especificación de esos plazos es que se obtienen conclusiones. 

Pero no basta con iniciar la estructura de un informe Además es necesario que este posea todos los elementos que lo completen. Y es justo de eso que te hablaremos a continuación. 

Cómo es la estructura de un informe de RR. HH

Ya sabes como iniciar la estructura de un informe de RR.HH. por lo que te indicamos arriba. Pero, la estructura de un informe completo debe contener además los siguientes aspectos:

Indicación de objetivos claros y específicos

Al completar la estructura de un informe,  RRHH debe indicar claramente los objetivos. Estos pueden referirse a las tareas que realizan los empleados, o los elementos que afectan su éxito o fracaso. 

Es de estos objetivos que surge la manera de titular la estructura de un informe. Por ejemplo, puede tratarse de un informe que detalle el número de tareas que realiza en un período de tiempo determinado. 

También sobre su récord de asistencia en una semana, año o mes. Así mismo, cuando son los elementos que afectan su rendimiento puede tratarse de un reporte sobre clima laboral. 

Aunque los objetivos sean específicos, al mismo tiempo pueden ser muy amplios o incluir una gran cantidad de datos o trabajadores. Pongamos por caso, un informe anual o mensual que muestre todas las áreas en las que interviene RRHH en una empresa. 

También un informe de antigüedad de trabajadores, otro sobre los géneros en el sitio de trabajo, o uno sobre el salario promedio. 

Resultados de cálculos, indicadores y estadísticas

La información de cálculos, cifras y estadísticas es la razón de ser de cualquier estructura de un informe. De allí se derivan las conclusiones predicciones, deducciones, con infinidad de variables que permiten analizarlos ampliamente. 

Los resultados también pueden convertirse en indicadores clave de gestión de desempeño o KPIs (Key Performance Indicators). 

Conclusiones y análisis

En la estructura de un informe de RRHH, los análisis y conclusiones pueden resultar muy precisos. Con el uso de software especializados es posible agrupar grandes cantidades de información y convertirlas en gráficos y estadísticas. 

De hecho, los resultados por sí mismos a veces son una gran conclusión. Además, expertos de RR.HH. pueden agregar datos e información de su propia experiencia que enriquezcan las conclusiones. 

En cualquier caso, la profundidad y extensión del análisis dependerá del objetivo y de la cantidad y complejidad de información que se maneje. 

Cómo usar un software de Recursos Humanos para hacer informes

Un Software de Recursos Humanos (SIRH), es una herramienta muy útil para completar la estructura de un informe de RRHH. Su principal ventaja es que genera constantemente información sobre diversas áreas del personal de la empresa. 

Un ejemplo de ello es el software de Sesame HR. Entre sus funcionalidades se encuentra “Informes de RRHH”. Desde allí es posible obtener la estructura de un informe para cualquier dato que se almacene en la plataforma. 

Para usarlo en la creación de la estructura de un informe solo basta con hacer algunos clics que genera automáticamente el informe de RRHH. Los pasos para hacerlo, son los siguientes:

• Selecciona el tipo de estructura de informe laboral. Estos pueden ser sobre jornadas, proyectos, tareas, asistencia, resultados de evaluaciones, etc. 
• Establece un filtro en el cuadro de mando integral. Esto puedes hacerlo de dos maneras. En primer lugar, puedes filtrar de manera general por oficina, departamento, sección o área. La otra opción consiste en ir directamente al cuadro de mando integral del trabajador en el perfil del que quieras obtener la estructura de un informe.
• Obtén la estructura de un informe según los datos que aportaste y seleccionaste. El sistema los procesa automáticamente al hacer la selección. Los resultados puedes visualizarlos en PCs, tabletas o teléfonos. También puedes imprimirlos. 

Ejemplos de informes de trabajo

1. Informe de trabajadores extranjeros en el departamento de administración

Motivo del informe

Un estudio de la consultora Randstad de tendencias anuales de RRHH 2021-2022, reveló un dato sobre extranjeros. Que el 53% de las empresas desea mayor capacidad para contratar talento extranjero. RRHH quiere conocer el porcentaje de estos en la empresa. Está comenzado un proceso de selección y dsea saber si tiene disponibilidad para contratar más extranjeros. 

Obtener estructura de un informe

Ve al cuadro de mando integral de Sesame HR. Allí selecciona la opción que corresponda. Luego selecciona el filtro para el departamento de administración y establece un plazo para la relación de datos. 

Después haz clic para solicitar el informe. Este mostrará el nombre de cada empleado, su nacionalidad y un gráfico de referencia para mostrar la relación de datos. 

2. Informe de salarios entre géneros

Motivo del informe

Una empresa quiere saber si está cumpliendo con la normativa de paridad de salarios entre géneros. 

Obtener estructura de un informe

Ve al cuadro de mando integral de Sesame HR. Allí selecciona la opción de informes de género. Luego selecciona el filtro para el departamento o toda la empresa y establece un plazo para la obtención de datos. 

Después haz clic para solicitar el informe. El resultado mostrará datos del empleado, su género, y su salario base. Luego puedes visualizar un gráfico con estadística con el porcentaje que toca a cada género. 

Cómo has podido observar, el proceso para obtener la estructura de un informe con un SIRH es simple, rápido y muy eficiente. Eso es lo que obtienes con Sesame HR. 

De ese modo un departamento de RRHH puede estar siempre adelante con los datos del personal. Para comprobarlo, solo debes solicitar tu prueba gratuita o un demo con los detalles de su funcionamiento. 

Es tiempo de simplificar las labores del departamento de RRHH de tu empresa y comenzar a tomar mejores decisiones. Con la estructura de un informe adecuada, puedes comenzar a lograrlo.