¿Es obligatorio que el empleador lleve un libro de remuneraciones?

17 de junio, 2021

Si en una empresa laboran cinco o más trabajadores se debe llevar un libro de remuneraciones para cumplir con el Código del Trabajo, artículo 62, que señala que es obligatorio.

Además, para que tenga validez, hay que presentarlo ante el Servicio de Impuestos Internos (SII) para obtener un timbrado de aprobación por parte de esta institución tributaria.

El libro de remuneraciones se carga de manera mensual y comprende básicamente las cantidades brutas que pague el empleador a sus trabajadores independientemente de la duración del contrato de trabajo.

¿Qué datos se registran en un libro de remuneraciones?

La siguiente información debe estar reflejada en este libro:

• Nombres y apellidos del trabajador.
• Remuneraciones imponibles.
• Remuneraciones no imponibles: Tales como pago de viáticos, colación, asignación familiar, entre otros.
• Remuneración total.

Otros beneficios que deben ingresarse a este libro:

• Comisiones eventuales o porcentajes sobre el precio de ventas, compras o el monto de otras operaciones.
• Eventuales participaciones o proporciones en las utilidades de un negocio; una eventual gratificación, en que algunas empresas benefician al sueldo del trabajador con parte de las utilidades.

¿Qué es el libro electrónico de remuneraciones?

La Dirección del Trabajo, el 10 de marzo de 2021, publicó el Dictamen número 877/006, que establece el libro de remuneraciones electrónico.

Esta nueva versión es una plataforma electrónica a disposición de los empleadores en el portal web de la Dirección del Trabajo y tendrá el carácter de equivalente en soporte en línea del libro tradicional que cada empleador estaba obligado por ley a llevar de manera física.

¿Cuándo es obligatorio que se lleve un libro de remuneraciones electrónico?

Su uso actualmente es voluntario, sin embargo, a partir del mes de agosto de 2021 será obligatorio, donde tendrá aplicación la Resolución 13/2021. El primer movimiento mensual de emisión de los libros será al cierre de ese período.

La Ley de Modernización de la Dirección del Trabajo, la faculta para solicitar a los empleadores la entrega electrónica de información laboral y previsional de sus trabajadores.

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Novedades del libro de remuneraciones electrónico:

• Está a disposición de los empleadores en el portal web de la Dirección del Trabajo (www.direcciondeltrabajo.cl).
• De forma simultánea a la versión manual se deberá realizar los reportes de los pagos mensuales efectuados a los trabajadores
• El SII también ha autorizado e instruido que este libro sea llevado en un sistema electrónico.
• Contiene nuevas columnas como: Identificación de los empleados, haberes, descuentos, aportes del empleador y totales.

Condiciones para el envío

Si el empleador no está registrado, deberá solicitar la Clave Única y actualizar los datos.

Al ingresar al perfil, hacer clic en «Libro de Remuneraciones Electrónico» y realizar la declaración.

Se deberá entonces informar de todas las remuneraciones y asignaciones no remuneratorias pagadas en el mes, junto al detalle de los descuentos de origen legal o convencional.

La información deberá enviarse, a través del portal, antes de la medianoche del día 15 del mes calendario siguiente a aquel en que se pagaron las remuneraciones. Si recayera en domingo o festivo, el plazo se extiende hasta la medianoche del día hábil siguiente. La información que se ingrese es compartida en forma instantánea con el SII.

Durante el primer año de implementación, los empresarios que se incorporen al registro electrónico durante marzo de 2021, tendrán plazo hasta el 15 de julio para efectuar la declaración de las remuneraciones pagadas durante enero y febrero de 2021. Adicionalmente, quienes decidan utilizarlo durante este año, deberán declarar el año calendario 2020 a fin de verificar el cumplimiento de prestaciones o derechos devengados o pagados en ese período.