Cómo hacer digitalización de documentos en la empresa con una app

9 de junio, 2023

La digitalización de documentos es un esfuerzo que bien vale la pena considerar. De hecho, es una de las acciones que forma parte de cualquier proceso de transformación digital empresarial. 

Actualmente, casi el 79% de las organizaciones ha incorporado en su visión de presente y/o futuro la transformación digital.

Así lo revela un estudio sobre transformación digital en Latinoamérica 2021 preparado por Interlat Digital y Circular HR – Fundación Chile. 

Por lo tanto, aprender cómo hacer digitalización de documentos  desde una app puede darte cuenta de lo fácil que es. Aquí te contaremos cómo hacerlo para que obtengas su máximo beneficio con un gestor documental digital.

Qué es la digitalización de documentos

La digitalización de documentos es el proceso tecnológico para convertir la imagen de un documento físico a formato digital. Existen varios recursos tecnológicos que permiten llevar a cabo esta conversión. 

Por ejemplo, escaneo de documentos y fotografías digitales. Pero estas técnicas no bastan para hablar de digitalización de documentos.

Y es que es necesario además que el documento pueda ser manipulable y editable después de digitalizarlo. 

Desde un punto de vista más amplio, la digitalización de documentos también abarca la emisión de documentos en formato digital.

Es decir, que a través de un software especializado se emitan documentos digitales. 

Esto sucede con frecuencia con softwares de facturación o de RRHH para emitir recibos de nómina. 

Por qué es importante digitalizar documentos en RRHH

Los departamentos de RR.HH. han sido tradicionalmente recolectores de grandes cantidades de documentos. 

Es así que manejan documentos de identificación, constancias, documentos profesionales y toda la documentación que surge en la gestión diaria.

Por lo tanto, no es extraño que la digitalización de documentos sea un aspecto clave de su operación. 

Esto forma parte de la digitalización de procesos que está dominando el mundo empresarial. 

Así lo revela el mismo estudio de Interlat Digital y Circular HR – Fundación Chile.

Este reveló que el 47,22% de las empresas ya integró la digitalización de procesos en sus operaciones. Es decir, ya no es solo un plan o una visión. 

Tomando en cuenta esto, el por qué es importante digitalizar documentos, está en los siguientes aspectos:

Aprovechar el espacio físico de almacenamiento

Los papeles ocupan espacio para poder almacenarlos. Con la digitalización de documentos RRHH puedes liberar todo ese espacio y ocuparlo para otras gestiones.

Entre ellos, espacios para reuniones, cubículos para empleados, equipos de otra índole etc.

Rapidez en la búsqueda de información

La digitalización de documentos permite que encuentres con precisión y rapidez los documentos que se archivan. Bastan solo unos clics para que una computadora guíe al usuario hasta el documento.

Además, todos los documentos pueden estar centralizados en un mismo software o archivo. Así  ocurre en softwares de gestión documental. 

Aumento de la productividad

Tú y el resto del personal de RRHH podrá ubicar fácilmente los datos al hacer la digitalización de documentos. Además, también ahorran tiempo en labores de archivo. 

Es decir, no es necesario volver a colocar el documento en su lugar de archivo después de usarlo. Tampoco levantarse del puesto de trabajo para encontrarlo. 

De ese modo, el personal de RRHH libera tiempo para dedicarse a labores más productivas y atender los empleados de la empresa. 

Mejora de la atención al personal de la empresa

Debido a que la digitalización de documentos libera tiempo de trabajo a RRHH, este departamento puede mejorar la atención a los empleados. 

Para empezar, puede responder más rápidamente a sus requerimientos cuando necesitan verificar datos en los documentos almacenados.

También usar el tiempo disponible para preparar evaluaciones, encuestas, e informes relevantes. 

Mejor preservación de los documentos

La digitalización de documentos permite preservar los documentos sin que se dañen por el paso del tiempo o condiciones atmosféricas. 

En este sentido, no importarán las inundaciones, terremotos o desastres naturales porque siempre estarán intactos. En caso de mudanza de oficinas, la digitalización de documentos hace que no se dañen durante el traslado.

Todas estas razones hacen que la digitalización de documentos reduzca costos operativos para una empresa.

Así que la digitalización de documentos es ahora una necesidad. Además, un gesto documental es fácil de instalar y manejar, tal y como te contamos a continuación.

Acceso desde cualquier lugar

Una vez que el documento está digitalizado, puedes acceder a él desde cualquier lugar del mundo con solo una conexión a internet. Además, algunos softwares permiten hacerlo desde una app, la web o un teléfono móvil. 

Cómo digitalizar los documentos de RRHH con una app 

La digitalización de documentos es ahora un proceso muy usado por las empresas. Y el desarrollo de la tecnología permitió que con solo una app pudiese desarrollarse. 

Así lo hicimos en Sesame HR al incluirla en su funcionalidad de gestor documental. Además de realizar la digitalización de documentos, el software permite manipularlo de diversas formas. 

Por ejemplo, agregar una firma digital simple.  Además, este permite emitir directamente documentos digitales a partir de un documento físico previamente digitalizado. 

Y también con los datos generados por cualquier empleado, como lo es el recibo de nómina, etc. Veamos entonces cómo hacer la digitalización desde la app de Sesame HR.

Escanear el documento

El escaneo puede hacerlo el personal de recursos humanos si recibe el documento en formato digital.

El empleado también puede hacer la digitalización de documentos escaneando él mismo el documento. Es posible usar un equipo de escaneo común.

Cargar y clasificar el documento escaneado en Sesame HR

Luego de escanear el documento, este se carga a la plataforma de Sesame HR. El software contiene una serie de carpetas pre-establecidas a los cuales se puede añadir y que son las siguientes:

• Tickets.
• Documentos Laborales.
• Face ID.
• Nómina.
• Justificantes.
• Fotos.

Usar y consultar los documentos

Luego de clasificar los documentos y cargarlos, el software automáticamente hace la digitalización de documentos. Como resultado, puedes consultarlos, compartirlos, firmarlos, asignar roles para su acceso, o editarlos. 

Como ves, la digitalización de documentos con la app de Sesame HR es fácil y sencilla porque es un software de gran calidad. Una vez que completas la digitalización de documentos, obtienes las siguientes ventajas:

• Acceso desde cualquier lugar del mundo.
• Privacidad y máxima seguridad con sistema de encriptación. 
• Solicitar firma electrónica simple en cualquier documento en el que lo necesites.
• Enviar los documentos a la carpeta del trabajador.
• Recibir notificaciones cuando se complete la digitalización de documentos de cualquier papel.

En fin, la digitalización de documentos es una opción fácil y viable para cualquier empresa. Y si además lo haces con el software de digitalización de documentos cuentas con ventajas de edición y acceso. 

Así que no dudes en comenzar tu prueba gratuita por 14 días. Accede de forma instantánea a todos los beneficios que te hemos nombrado aquí.