Control de asistencia remoto: ¿debe haber registro?

10 de noviembre, 2021

La Dirección del Trabajo (DT) sí exige al empleador implementar un mecanismo confiable de control de asistencia remoto o registro de asistencia en el trabajo a distancia o teletrabajo para los empleados que prestan servicios fuera de los establecimientos de la empresa.

El registro de horario debe ser contratado a costo del empleador para llevar un control de las jornadas laborales según se señala en el artículo 152 quáter del Código del Trabajo.

¿Qué se entiende por trabajo remoto o teletrabajo?

El trabajo a distancia se denominará teletrabajo cuando los servicios son prestados mediante medios tecnológicos, informáticos o de telecomunicaciones o si tales servicios deben reportarse mediante estos medios, fuera de la empresa. Así lo explica la Dirección del Trabajo.

El trabajo remoto, es una modalidad laboral en la cual los empleados realizan sus tareas y responsabilidades desde un lugar fuera de la ubicación física tradicional de la empresa.

En lugar de trabajar en una oficina o lugar de trabajo designado, los empleados que realizan trabajo remoto pueden llevar a cabo sus labores desde sus hogares, cafeterías, espacios de coworking u otros lugares que les resulten convenientes.

El trabajo remoto se ha vuelto cada vez más popular debido a avances tecnológicos como Internet de alta velocidad, comunicaciones en línea y herramientas de colaboración que permiten a los empleados conectarse con sus colegas y empleadores sin la necesidad de estar físicamente presentes en la oficina.

Características clave del trabajo remoto

1. Uso de tecnología: los trabajadores remotos dependen en gran medida de herramientas tecnológicas como computadoras portátiles, software de colaboración en línea, aplicaciones de comunicación y sistemas de gestión de proyectos para llevar a cabo sus tareas y mantenerse conectados con su equipo.
2. Flexibilidad de ubicación: los empleados que trabajan de forma remota tienen la flexibilidad de elegir dónde trabajar, lo que les permite adaptar su entorno de trabajo a sus necesidades y preferencias personales.
3. Horario flexible: en muchos casos, el trabajo remoto también ofrece la posibilidad de establecer un horario de trabajo flexible, lo que permite a los empleados gestionar su tiempo de manera más efectiva y conciliar mejor el trabajo con la vida personal.
4. Menos desplazamientos: el trabajo remoto elimina la necesidad de desplazarse diariamente al lugar de trabajo, lo que puede ayudar a reducir el estrés, ahorrar tiempo y disminuir los costos relacionados con el transporte.

¿Qué indica la ley sobre el control de asistencia remoto?

La ley laboral chilena permite en una misma semana la combinación de teletrabajo y trabajo presencial, lo que no se puede combinar es que unos días se marque ingreso y salida de jornada y otros días el trabajador no los marque; esto porque la jornada de trabajo es semanal.

Según la Dirección del Trabajo el empleador, cuando corresponda, deberá implementar a su costo un mecanismo fidedigno de registro de cumplimiento de jornada de trabajo a distancia.

Según la doctrina de la Dirección del Trabajo, en tanto resulten aplicables las normas de la jornada laboral, corresponderá al empleador implementar a su costo el registro de asistencia de forma remota para trabajadores que prestan servicios fuera de las dependencias de la empresa, el que debe ser previamente autorizado por el Servicio.

¿Qué sucede si se pacta la jornada laboral mixta?

Si pactas con el empleador trabajar tres días en la oficina y dos en la casa a través del teletrabajo (jornada mixta) tendrás también que acordar con qué herramienta se llevará a cabo el control del registro. Si existe algún documento en línea o si utilizas un software de control de asistencia

6 aspectos que debe contener el contrato de trabajo remoto

1. Indicación de que las partes han acordado la modalidad de trabajo a distancia o teletrabajo, especificando si será de forma total o parcial y, en este último caso, la fórmula ideada de combinación.
2. El lugar o los lugares donde se prestarán los servicios, salvo que las partes hayan acordado que el trabajador elegirá libremente dónde ejercerá sus funciones, lo que deberá expresarse.
3. El período de duración del acuerdo de trabajo a distancia o teletrabajo, el cual podrá ser indefinido o por un tiempo determinado.
4. Los mecanismos de supervisión o control que utilizará el empleador respecto de los servicios convenidos con el trabajador.
5. La circunstancia de haberse acordado que el trabajador a distancia podrá distribuir su jornada en el horario que mejor se adapte a sus necesidades o que el teletrabajador se encuentra excluido de la limitación de jornada de trabajo.
6. El tiempo de desconexión.

¿Qué quiere decir derecho a desconexión?

Es un derecho que adquieren los trabajadores a distancia. Estos no están obligados a responder las comunicaciones, órdenes u otros requerimientos del empleador, el que deberá ser de, al menos, doce horas continuas en un periodo de veinticuatro horas.

¿Puede el empleador tener un control de asistencia remoto?

Las empresas modernas ya apostaron por el home office o teletrabajo. Para realizarlo de manera sencilla como el que ofrece Sesame HR, se puede gestionar el trabajo desde casa con diversas opciones como registro de asistencia.

¿Cuáles son las herramientas que ofrece un software de teletrabajo?

Muchas compañías ofrecen servicios para gestionar el teletrabajo, Sesame es una de ellas y ofrece entre otras:

• Time tracking. Mide el tiempo que tu equipo dedica a cada tarea.
• Ausencias. Con la aplicación autorizas las ausencias y los días de teletrabajo.
• Marcación geolocalizada. Marcar de manera remota para saber desde dónde trabaja tu equipo.
• Who’s in. Empleador y colaboradores pueden saber, en tiempo real, quién se encuentra trabajando en la oficina, en descanso o teletrabajando.

Consejos para llevar el control de asistencia remoto

Llevar un control de asistencia remoto puede ser un desafío, pero es fundamental para garantizar la transparencia, la gestión adecuada del tiempo y el cumplimiento de las responsabilidades laborales. Aquí tienes algunos consejos para llevar un control efectivo de la asistencia de los empleados que trabajan de forma remota:

Utiliza herramientas de seguimiento de tiempo y asistencia

Hay numerosas herramientas y software disponibles que permiten a los empleados registrar su tiempo de trabajo de forma remota. Estas herramientas, como Sesame HR pueden ayudar a llevar un registro preciso de las horas trabajadas.

Puedes utilizar hojas de cálculo compartidas, formularios en línea o aplicaciones de seguimiento del tiempo para que los empleados ingresen su asistencia diaria o semanal. Asegúrate de que todos los empleados tengan acceso a este sistema y sepan cómo usarlo.

Asegúrate de mantener un registro preciso de la asistencia de los empleados, incluyendo cualquier tiempo de permiso o vacaciones. Esto es importante para la nómina y para garantizar que se cumplan las regulaciones laborales.

Fomenta la comunicación

Mantén líneas de comunicación abiertas con tus empleados. Pídeles que notifiquen con anticipación si van a estar ausentes o si necesitan tomar un permiso. Anima a la comunicación regular y asegúrate de que los empleados se sientan cómodos compartiendo su disponibilidad.

Implementa políticas y procedimientos

Asegúrate de que los empleados comprendan las políticas y procedimientos relacionados con la asistencia y que tengan acceso a recursos para resolver cualquier pregunta o inquietud.

Establece políticas claras para solicitar permisos, vacaciones y días libres. Define cómo los empleados deben notificar sus ausencias y cómo se deben aprobar estos permisos.

Realiza reuniones regulares

Programa reuniones regulares con los empleados para revisar su progreso, discutir tareas y verificar que estén cumpliendo con sus horarios de trabajo. Esto también puede ser una oportunidad para abordar cualquier problema relacionado con la asistencia.

Recuerda que cada empresa puede tener requisitos y necesidades específicas en cuanto al control de asistencia remoto, por lo que es importante adaptar estos consejos a la cultura y las políticas de tu organización.

La transparencia y la comunicación efectiva son clave para garantizar que el control de asistencia sea efectivo y justo para todos los empleados.