Cuadrante de turnos de trabajo: cómo optimizar los horarios en una empresa

21 de noviembre, 2022

Al momento de crear un cuadrante de turnos y asignar los horarios, es probable que la persona encargada en RR.HH. suspire y se lleve las manos a la cabeza. Porque planear, ordenar, hacer copias, además de reutilizar turnos o dejar turnos abiertos, puede significar muchísimo trabajo.

¡Algunos programadores de turnos de trabajo dedican días enteros o incluso semanas para desarrollar, publicar y editar los horarios de los empleados!

La idea es hacerlo bien. Pero, ¿Qué necesitamos para llevar a cabo una gestión de turnos sin errores que permita mayor control en las asignaciones laborales y alcanzar el éxito en tu empresa?

¿Qué es un cuadrante de turnos de trabajo?

El cuadrante de turnos de trabajo es una tabla que recopila visualmente los diferentes horarios de los empleados que forman parte de una organización.

Se puede organizar de forma mensual, trimestral o incluso anual para que los empleados conozcan sus turnos con tiempo.

¿Cuándo se debe publicar el cuadrante de turnos?

Lo ideal es que los empleados ​​conozcan el cuadrante de turnos dos semanas antes de su inicio. Luego, ellos pueden planificar en consecuencia y tener tiempo suficiente para hacer los ajustes necesarios.

Así pues, si das a conocer el cuadrante de turnos, después del tiempo recomendado (mínimo cuatro días antes), podrías tener empleados descontentos y resentidos porque no se les avisó cómo quedaron los horarios para el próximo mes.

¿Cómo hacer un cuadrante de turnos?

La empresa estadounidense para planes de negocio Bplans, nos entrega las recomendaciones para facilitarle la tarea al responsable de la gestión de turnos.

Conoce a tu equipo

El primer paso para una programación eficaz de los turnos de trabajo es crear una lista del personal que labora actualmente para tu empresa o departamento.

Junto con sus nombres y cargo. También debes tener a mano la información de contacto, así como las habilidades y certificaciones relevantes. La información adicional puede incluir: si trabajan media jornada o jornada completa, así como cualquier restricción de cubrir horas extra.

Permite saber cuál es la disponibilidad de tu personal

Ofrece a los empleados la oportunidad de decirte cuáles son sus turnos de trabajo preferidos. Por consiguiente, darles esta opción es una forma de promover un entorno laboral colaborativo.

Además, conocer las preferencias de horarios puede permitirte ubicar al personal en un cuadrante de turnos de trabajo que sea conveniente para ambas partes.

Además, la disponibilidad se puede mantener a la mano en un formato de calendario. Los empleados deben poder elegir más de un turno de trabajo preferido. Pero, también deben ser conscientes de que a veces pueden tener que cumplir en otros turnos para cubrir todas las horas de trabajo abiertas.

Haz que el horario les llegue fácilmente

Una vez creado el cuadrante de turnos, asegúrate de que sea fácil para tu equipo verlo y acceder a él. Muchas veces, los empleados pueden olvidarse de mirar el horario si no está en un lugar fácilmente visible.

Igualmente, es fácil que algunos trabajadores pierdan o extravíen copias en papel de sus horarios individuales. Si el personal no tiene fácil acceso a sus turnos, preferiblemente en formato digital, a menudo llegarán tarde al trabajo (si es que llegan).

Planifica para prevenir lo peor

Cuando diseñes el cuadrante de turnos de trabajo, toma en cuenta el factor de emergencia. Una buena gestión de turnos incluye un plan B, por lo que el gerente no tendrá que entrar en pánico si algún empleado no se presenta o tiene que irse de repente.

Consigue a las personas adecuadas

Usa tu lista de personal para asegurarte de programar a los empleados en función de sus talentos y habilidades. A veces, cuando no se cuenta con suficiente personal, los gerentes se ven obligados a repartir turnos sin llevar un control.

Esto hace que la colocación constante de empleados en puestos que no se adaptan a sus preferencias o destrezas, también puede afectar negativamente su moral.

¿Qué dicen nuestras leyes sobre los turnos de trabajo?

La legislación laboral chilena, a través de la Dirección del Trabajo se pronuncia sobre los turnos de trabajo en dos normativas clave:

• Artículo 36 del Código de Trabajo
• y el Dictamen de turnos de trabajo ORD. N°5156.

¿Por qué hacer un cuadrante de turnos rotativos?

Ya que los empleados que operan en este tipo de modalidad pueden trabajar cualquier turno dentro de la empresa (mañana, tarde, noche, fin de semana, feriado, etcétera), es necesario conocer cómo planificar los turnos rotativos.

Precisamente por la falta de una efectiva gestión de turnos, uno de los mayores retos para los gerentes es organizar de manera justa los horarios de los turnos más impopulares. Por ejemplo, las noches y los fines de semana. Por tanto, es necesario hallar el mayor equilibrio posible en esta rotación para que los turnos menos deseados no siempre provoquen estrés.

Pasos para hacer un cuadrante de turnos rotativos

Programa un cuadrante para todo el mes por adelantado

Siempre es necesario hacer predicciones de un mes a otro para no tener problemas, especialmente cuando se trata de horarios de relevos. Por eso mismo, es menester programar con anticipación, respetando el tiempo libre y las restricciones legales.

Asegúrate de que se lleven a cabo las autorizaciones

En primer lugar, como te hemos comentado, no olvides definir el tiempo libre de los empleados de acuerdo con la legislación laboral vigente y los convenios colectivos.

Emplea una herramienta de gestión de turnos en tiempo real

Los datos al instante permiten a los gerentes seguir los planes de trabajo y garantizar que las operaciones no se detengan. Algunos sistemas de control de asistencia no pasan los datos de inmediato, los guardan en el reloj y RR. HH tiene que transferirlos manualmente y luego cargarlos en el sistema.

Utiliza las mejores herramientas de gestión de turnos

Ya basta de tener que levantar la cabeza sobre el monitor de tu PC para preguntarle a cada integrante de tu equipo qué turno de trabajo les acomoda más.

Ahora existe Sesame HR, que se apoya en la inteligencia artificial, a través de un software de gestión de turnos, para que toda la planificación cuadre fácilmente.

Este software brinda a las empresas soluciones prácticas y seguras, indispensables para la organización de todos los horarios. Además, con el envío a cada empleado de su cuadrante de turnos.

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Como resultado, dispondrás de la aplicación y la interfaz web. Esto garantiza seguridad y transparencia para empleados y empleadores al realizar una óptima gestión de turnos.