¿Cómo realizar un plan de acogida para nuevos empleados correctamente?

5 de mayo, 2022

La acogida de nuevos empleados u onboarding ocurre siempre que estos ingresan a las filas de una empresa. Dependerá entonces de cada empresa en particular hacer un plan de acogida correcto. Afortunadamente, existen muchas maneras de hacerlo y por ello se pueden adaptar a cada industria y estilo de trabajo.

No obstante, existen ciertos parámetros que todos deben seguir para garantizar un onboarding correcto que se convierta en la base del compromiso que adquiere el nuevo empleado. 

¿Qué es un plan de acogida u onboarding?

Un plan de acogida es una estrategia de bienvenida desarrollada para lograr la integración de un nuevo trabajador o empleado a una empresa. Su principal objetivo es transmitir la cultura, políticas y valores para favorecer una adaptación rápida y adecuada. 

¿Quién realiza los planes de acogida?

El responsable de planificar y ejecutar las acciones del onboarding es el departamento de recursos humanos. Lógicamente, otros empleados de la empresa también deben participar y colaborar para poder lograr los objetivos. 

Características de un buen onboarding

• Todos los pasos y acciones deben organizarse con un checklist o listado de tareas que asegure el cumplimiento progresivo y ordenado.
• Cada plan debe incluir aspectos personalizados según las características particulares del empleado. 
• El plan debe estar delimitado en el tiempo. Ahora bien, este tiempo puede variar dependiendo del tamaño y circunstancias de cada empresa. No obstante, es recomendable que dure al menos un mes.
• Es necesario asignar claramente las responsabilidades de quienes estarán involucrados en el proceso. 
• Debe comenzar aún antes del primer día de trabajo. Por ejemplo, se pueden enviar mensajes de correo de bienvenida o facilitar vídeos del funcionamiento de la empresa. 
• Debe combinar información acerca de aspectos generales de la empresa con aspectos particulares del puesto de trabajo. 
• Una agenda de trabajo y los materiales deben ser proporcionados al trabajador.
• El nuevo ingreso debe ser comunicado a los demás empleados de la empresa.
• Debe ser impartido a través de diferentes recursos. Es decir, videos, material escrito, charlas, audios, etc.
• El final del plan de acogida debe incluir una encuesta que permita conocer el feedback del nuevo empleado. Además, proporcionar información que ayude a mejorar el proceso para futuros empleados.

Importancia de usar un onboarding en las empresas 

Un buen proceso de acogida sienta las bases para que el empleado tenga un sentido de pertenencia hacia a la empresa. Hay que añadir que es la oportunidad ideal para comunicar al nuevo empleado los valores, cultura y política de la organización. 

Además, al proporcionar herramientas para adaptarse, el empleado podrá comenzar a producir con mayor rapidez. Por otra parte, el nuevo empleado no tendrá que interrumpir las labores de otros empleados para intentar encontrar información. De este modo aumenta la productividad laboral de la empresa y disminuyen los costos de contratación. 

Principales ventajas de organizar un plan de acogida  

1. Reducción de dudas y malentendidos acerca de la empresa y el trabajo.
2. Ofrece un espacio para conocer más y mejor al empleado.
3. Reduce el estrés por el nuevo ingreso, tanto al nuevo empleado como al resto del equipo de trabajo. 
4. Favorece la autoestima y confianza del empleado.
5. Permite al empleado evaluar las condiciones de trabajo de manera más justa.
6. Ayuda a retener al empleado por más tiempo. 
7. Contribuye a mantener y mejorar el clima laboral.
8. Aumenta el índice de satisfacción laboral. 
9. Ofrece canales de comunicación para el empleado.
10. Contribuye a mantener el flujo de trabajo del área en que ingresará el nuevo empleado.
11. Si se trata de un onboarding virtual, el teletrabajador tendrá mayor facilidad para comprometerse y conocer la empresa.