5 beneficios de contar con un buen control de asistencia laboral

7 de noviembre, 2022

Contar con un control de asistencia laboral es una estrategia muy efectiva de mejora de operatividad y productividad. En estos tiempos que se combinan trabajo remoto y presencial, un buen control de asistencia permite seguir siempre las ley y alcanzar el máximo orden. 

Y en este sentido, los nuevos softwares, sistemas y demás aplicaciones alojados en la nube están probando ser la mejor solución. Hay que añadir que la legislación chilena ha sabido adaptarse a estos cambios.

Es así que actualmente las empresas cuentan con un abanico de opciones que les permite escoger el mejor sistema para obtener los beneficios que se mencionan aquí.   

¿Qué es un registro de asistencia laboral?

Un registro de asistencia laboral es un método de marcación que usa un soporte manual o computacional para establecer un control de horas de trabajo ordinarias o extraordinarias. 

Legislación chilena en materia de control de asistencia laboral

Actualmente, es el Código del trabajo el que regula el tema de control y registro de asistencia de trabajadores. A partir del art. 33 establece los siguientes aspectos que toda empresa debe tener en cuenta:

Obligatoriedad del registro de asistencia laboral 

En Chile, según el Código del Trabajo, es obligatorio que todas las empresas lleven un registro de asistencia laboral.

Por otra parte, la importancia de llevar este registro se refleja en la posibilidad que tiene la Dirección del Trabajo de fijar otro tipo de sistema o tipo de soporte cuando no sea posible utilizar los que se usan de forma regular.

Además, puede realizar inspecciones periódicas para comprobar el cumplimiento de esta obligación. 

Tipos de relojes para control de asistencia

El Código del Trabajo establece que se pueden utilizar dos opciones para la marcación de asistencia. Por otra parte, desde el año 2016 la Dirección del Trabajo amplió las categorías para incluir sistemas computacionales y biométricos, quedando todo de la siguiente manera:

Reloj con libro de asistencia de personal 

Este es el sistema básico manual que permite que cualquier empresa pueda llevar a cabo un control de horas de trabajo. El reloj pude ser cualquiera de uso común.

Reloj de control con tarjetas de registro 

Este sistema puede usar diferentes versiones de relojes. La más básica solo requiere la marcación y sello de una tarjeta cuando se acerca al reloj. Otras versiones avanzadas envían además señales que se registran directamente en una base de datos integrada al reloj. 

Relojes biométricos 

Estos sistemas usan el reconocimiento de características de partes del cuerpo humano, como el reconocimiento facial 2D y 3D,  iris, huellas dactilares, o la voz. La persona solo debe acercar la parte de su cuerpo para que el reloj lo reconozca. Luego la hora se registra en la base de datos del sistema o directamente en la nube. 

Métodos computacionales adicionales

También se permite el uso de tarjetas con bandas magnéticas, claves, passwords, y tokens que funcionan con su propio sistema. Estos deben establecer la hora de marcación y almacenar la información en un dispositivo o base de datos. 

Beneficios que aporta a una empresa llevar el control de registro de asistencia 

Debido al trabajo y esfuerzo de supervisión, manejo y control de asistencia laboral que tiene una empresa sobre sus trabajadores, esta es la primera beneficiada con un buen registro de asistencia. En concreto, los beneficios más importantes incluyen los siguientes:

Reducción de conflictos

Las horas ordinarias o extraordinarias que registran los trabajadores sirven como base de cálculo para el pago de sueldos y salarios. Debido a ello, es común encontrar disputas por discrepancias en su registro.

Pero cuando se lleva un registro preciso y confiable, estas disputas se reducen al máximo y tanto la empresa como el empleado pueden dedicarse a sus labores productivas tranquilamente.

Mejora en la administración de recursos humanos

En general, son los departamentos de recursos humanos los encargados de monitorear la asistencia del personal. Cuando se lleva un buen registro, es posible que los encargados de hacerlo mejoren sus cálculos y con ello dispongan de más tiempo para dedicarse a otras labores. Además mejoran los resultados de su gestión.

Control del absentismo laboral

Con un registro de asistencia bien organizado es posible extraer datos de absentismo que permitan implementar estrategias para mejorarlo. 

Mejora el clima laboral y la productividad

Llevar un registro de asistencia laboral efectivo supone que los trabajadores obtienen sus remuneraciones y otros beneficios de manera exacta. En consecuencia, estos se sienten satisfechos por la claridad en lo que se refiere al pago de salarios. Todo lo cual lleva a mantener un buen clima laboral. Además, la asistencia y efectividad en los horarios de trabajo pactados en los contratos sienta las bases de la productividad en cualquier empresa. 

Evita multas y sanciones por incumplimiento de leyes

La Dirección del Trabajo está facultada para llevar a cabo auditorías de cumplimiento de registro de asistencia en las empresas. De este modo, cuando una empresa lleva un buen registro de asistencia, evita la imposición de multas y sanciones en relación al incumplimiento de las normativas en este aspecto.

Software de Sesame HR para un buen control de asistencia laboral

El software de registro de asistencia laboral de Sesame HR destaca por la manera en que logra el control de asistencia laboral en cualquier modalidad de trabajo y cualquier tipo de empresa.  Esto lo logra mediante 3 esquemas:

• Sistemas que funcionan automáticamente, 
• La posibilidad de integrar relojes con sistemas biométricos, 
• Un panel repleto de opciones para que los encargados de recursos humanos administren la asistencia laboral fácilmente. 

Por otra parte, logra optimizar todos los beneficios que produce un control de asistencia, de la siguiente manera: 

• Emisión de reportes

Estos sirven para visualizar y detectar de forma rápida los niveles de absentismo laboral. Además los reportes también pueden obtenerse para cumplir los requerimientos de inspecciones de la Dirección del Trabajo y así evitar multas y sanciones.

• Panel con diferentes tipos de marcación 

Es posible modificar el panel de visualización y crear categorías de trabajadores. También diferentes tipos de trabajo como turnos rotativos, remoto, o marcación geolocalizada. De esta manera es posible agilizar el monitoreo y control de asistencia laboral.

• Notificaciones de marcación 

Los trabajadores reciben notificaciones con los detalles de su marcación. Además tienen la opción de fijar reglas para hacer cambios en tiempos oportunos antes que quede definitivamente registrada la marcación el sistema y el departamento de recursos humanos.Y todo para reducir al mínimo los conflictos.

• Disponibilidad de sistema para App, tablet y versión web

Con todas estas opciones, RRHH tiene la facilidad de gestionar cualquier asunto relativo al registro de asistencia desde cualquier lugar. Además, los trabajadores pueden marcar su asistencia de forma remota y un sistema GPS puede verificar su ubicación.

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