6 beneficios de incorporar un software de gestión de proyectos en la empresa

28 de noviembre, 2022

La fase de diseño de un proyecto es complicada y necesita mucha información y planificación. Por ello, apoyarse en un software de gestión de proyectos para mejorar y aportar más eficacia a las tareas ¡es una sabia decisión!

Acá te explicamos los beneficios que obtendrás al poner la tecnología a favor del éxito en tu organización. Recuerda, por ejemplo, que un software de Recursos Humanos te ayudará en múltiples tareas. Veamos y ¡sigue leyendo!

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Es una herramienta informática que se utiliza para planificar, coordinar y controlar todas las actividades de un proyecto. Un software de gestión de proyectos, también es conocido como aplicación de gestión de proyectos o simplemente PM (Project manager software).

«Aunque el software de gestión de proyectos se utiliza de diversas formas, su objetivo principal es facilitar la planificación y el seguimiento de los componentes, las partes interesadas y los recursos».

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¿Por qué es importante que una empresa cuente con uno?

En general, la planificación de proyectos en manos de un software es esencial. Porque se encarga de garantizar la eficiencia en el desarrollo y resultados. Esto significa no solo producirlos de buena calidad, sino también entregarlos a tiempo. Sin retrabajo y dentro del presupuesto.

¿Cómo se aplica tanto al trabajo presencial como a la modalidad de teletrabajo?

La organización es la clave para lograr mantener un proyecto con vida. Y es necesaria si este se desarrolla desde un escritorio dentro de la empresa o desde casa. Sin embargo, la fuerza laboral ahora está dispersa y gestionarla puede ser un problema. Pero con un software de gestión de tareas online administrar equipos de trabajo remotos es fácil.

Y puede hacerse con éxito, aunque el proyecto se lleve de manera presencial o por teletrabajo. Puesto que, este tipo de tecnología se puede llevar a todas partes.

¿Cuál es la diferencia entre implantar el software y no implantarlo?

Las aplicaciones de un software de gestión de proyectos, más sencillas suelen ser gratuitas o de bajo costo. Solo se centran en una o pocas funciones.

Sin embargo, si adquieres un software de gestión de proyectos a una firma reconocida en el mercado, notarás una gran diferencia en usarlo o no en tu empresa.

¿Y si no?

Ahora, si decides no aprovechar la opción, por ejemplo, de la gestión de tareas online, seguirás en el oscurantismo gerencial. Puesto que, la planificación de proyectos se haría de forma manual. Además, perderás tiempo y muchas hojas de papel para concretar ¿el cómo lo haremos?

6 beneficios de incorporar a la empresa un software de gestión de proyectos

Vamos a hablarte de seis buenas razones para elegir un software de gestión de proyectos. Pero antes recuerda que, esta herramienta te ayuda, más que nada, a administrar mejor las tareas de tu equipo de trabajo. ¡Y aumentar su productividad!

Claridad en priorizar

Un proyecto puede tener diez personas involucradas y más de 400 actividades ¿Cómo saber a cuál darle prioridad?

Aquí hace su aparición un software de gestión de proyectos para ayudarte a analizar las tareas y saber cuál va primero. Al final, tendrás todo centralizado en un solo lugar. Además, todos los miembros del equipo tendrán claro cuándo se debe entregar los resultados.

Calcula las horas trabajadas

Existen software de gestión de proyectos que cada vez que se accede a él, se inicia un temporizador. De esa forma, podrás ver el total de horas trabajadas en el día y cuánto tiempo dedicó cada persona a las tareas.

¡Esta información puede ser muy útil a la hora de justificar los montos de un proyecto! En sí, podrás ordenar qué actividad recibe más o menos esfuerzo del que en verdad necesita. Y revisar sí está bien hecha la planificación de proyectos.

Aumentan los clientes contentos

Supongamos que una empresa eléctrica planifica cómo resolver problemas del servicio en un sector de una comuna. ¡Imagina a esos vecinos esperando la luz!  

Por ejemplo, sustituir el cableado dentro del presupuesto, es clave. Por ende, el jefe de proyecto y su equipo, pueden ofrecer un resultado de calidad por un precio más justo. El software permitió una respuesta rápida. Logró incluso superar las expectativas de los clientes.

Más compromiso y comunicación

Mantener un equipo de trabajo motivado es todo un reto. No obstante, un software de gestión de proyectos puede ayudar. Con actividades bien ordenadas y planeadas, tu equipo se siente seguro y se involucra de buena gana.

Por otro lado, también mejora la comunicación. Es más, cuando se trabaja de forma remota, esta es la llave del éxito. Por eso, antes de elegir un software de gestión de proyectos, confirma que permita la interacción entre los equipos de trabajo y los supervisores.

Una gran ventaja del software de gestión de proyectos es que hace que las colaboraciones efectivas en un proyecto sean muy simples. Mantiene toda la comunicación en un solo lugar. Se puede acceder de manera fácil a la información. Como el cronograma del proyecto y las actualizaciones de estado con un solo clic. Y se pueden enviar alertas importantes a las partes relevantes.

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Mitigación efectiva de riesgos

Identificar posibles cuellos de botella y emplear soluciones efectivas son buenas maniobras de un gran gerente.

«La gestión de riesgos es fundamental para el éxito del proyecto. La tentación es simplemente «barrerlos debajo de la alfombra», nunca hablar de ellos con cliente y esperar lo mejor. Pero tener un proceso sólido en torno a identificar, gestionar y mitigar riesgos, ayuda a evitar que los peligros se conviertan en problemas», expone Ben Aston, en The Digital Project Manager.

Con el software de gestión de proyectos, los líderes pueden mejorar sus estrategias de reducir riesgos. Y obtener ayuda de todos los recursos disponibles para implantar contramedidas.

Cada peso se justifica

Por último, un software de gestión de proyectos, también permite a los directivos y los que administran el dinero asignar los recursos necesarios. Sienten confianza y fe en los planes. En otras palabras ¡apuestan por los proyectos que lleve a cabo un área! Porque se percibe que cada etapa está bien concebida y bajo control.

Entonces, luego de leer todo esto ¿seguirás con la duda de adquirir uno para tu empresa? Contacta con nosotros en Sesame HR y aprovecha la herramienta digital que ayudará a tu empresa a avanzar.