Sesame HRControl de asistencia
Un buen registro de jornada laboral, se asocia con una empresa que maneja el control de horas de forma eficiente y organizada, llevando al día la asistencia. Para hacerlo de manera sencilla, lee esta guía que será tu aliada en la gestión de recursos humanos. Con un impacto positivo en el éxito y la productividad. […]
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Isabel García
HR Consultant
21 de febrero, 2022
Un buen registro de jornada laboral, se asocia con una empresa que maneja el control de horas de forma eficiente y organizada, llevando al día la asistencia. Para hacerlo de manera sencilla, lee esta guía que será tu aliada en la gestión de recursos humanos. Con un impacto positivo en el éxito y la productividad.
Por todo ello, si estás a cargo de un negocio, usar una herramienta que sirva de orientación puede hacer fácil y llevadero el control de asistencia y, muy importante, cumpliendo con las obligaciones que exige el Código del Trabajo a través de la Dirección del Trabajo en Chile.
Tabla de contenidos
Esta guía de registro de asistencia tiene varios puntos que te interesan para hacer brillar la gestión de recursos humanos.
Primero, conocerás los artículos y normativas que tienen que ver con las leyes que aparecen en el portal del trabajador de la Dirección del Trabajo y luego todo lo que tiene que ver con la materia.
Temas como: controles de asistencias, informes que debes enviar todos los meses al organismo laboral. Así como, ¿Qué dice la ley sobre la jornada en modalidad de teletrabajo o trabajo remoto? Etcétera.
También, podrás leer de un vistazo las obligaciones que dicta la Dirección del Trabajo, para pagar debidamente las horas extras. Hasta la importancia de poner la tecnología de tu lado porque sí existe un software que apoyará tu gestión para aumentar la productividad. Todo lo que hemos mencionado, es solo una parte de una práctica información que puedes conseguir acá.
El artículo 33 del Código del Trabajo, es específico. Se establece que para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias (horas extras), el empleador llevará un registro que consistirá en:
Tenemos este dictamen de la Dirección de Trabajo, el cual moderniza cómo se debe llevar una planilla de asistencia laboral. Ahora es válido y legal usar un sistema computacional de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo. Así como cargar esta información en dispositivos móviles (teléfonos celulares y tablets).
Ten en cuenta, que, desde febrero de 2018, entra en vigencia esta nueva normativa de la Dirección del trabajo. El motivo es regularizar los sistemas de control de asistencia digitales.
Acceso a la plataforma: Los trabajadores deben tener acceso a toda la información de los sistemas con un perfil de usuario. La DT, ordena el acceso a los datos, vale decir, lograr que las partes de la relación laboral cuenten con la misma cantidad y calidad de información.
¿Cómo hacerlo?
Para lograrlo, las plataformas de control de asistencia deben contar con un mecanismo de identificación único para cada trabajador (claves, por ejemplo), para que ellos puedan consultar sus registros desde cualquier lugar, a cualquier hora y por un historial mínimo de 5 años.
No obstante, sin importar las alternativas de registro laboral que asuma tu empresa, la normativa aplica para:
El principal objetivo aparece en el artículo 33 del Código del Trabajo. El empleador se encuentra obligado a llevar un registro para controlar la asistencia y horas trabajadas de los trabajadores.
En primer lugar, la DT pide básicamente llenar un libro de asistencia laboral o un registro de reloj asistencia. Con los siguientes datos:
Por lo tanto, recuerda que el Código del Trabajo, dice que el empleador es el responsable de cuidar de este registro teniéndolo al día ante cualquier fiscalización.
La virtud de llegar a tiempo sin retraso al lugar del trabajo, exactamente a la hora debida o convenida, es de una persona puntual.
El cumplimiento del horario laboral se puede mantener o al contrario corregir en los trabajadores que casi siempre llegan tarde. Por eso, se viene impulsando desde hace tiempo dentro de la gestión de personal de una empresa, la implementación de bonos de puntualidad.
Estos se pueden aplicar en pagos en dinero, que sumarían en las remuneraciones o entregas de gift card que recompensen a las personas con buen récord de puntualidad ¡Notarás mayor productividad!
El absentismo de los empleados tiene un efecto desastroso en el progreso del equipo, los índices de desempeño y la productividad. Por lo tanto, es imperativo atender esta preocupación e implementar las medidas necesarias para frenar los vacíos de personal.
Muchas trampas de tiempo son como fugas en una tubería de agua. Por consiguiente, se desperdicia un recurso valiosísimo que podría usarse de manera más productiva.
Según Joel A. Garfinkle, reconocido entrenador ejecutivo estadounidense, estas son las trampas comunes en la que caen algunos empleados:
El Código del Trabajo en el inciso 3 del artículo 32, dice: las horas extraordinarias se pagan con un recargo del 50% sobre el sueldo convenido para la jornada ordinaria y deberán liquidarse y pagarse conjuntamente con las remuneraciones ordinarias del respectivo período.
Por eso, la mayoría de dispositivos tecnológicos aprobados por la DT, cuentan, en la actualidad, con sistemas de bolsa de horas o administración de horas extraordinarias de una empresa, para llevar el control exacto y no dejar pasar un pago o por el contrario, pagar de más.
Eludir una disposición legal en perjuicio del Estado o de terceros trae sanciones. Según la DT, al contratar a un trabajador, a tiempo parcial, deberás tomar en cuenta las siguientes reglas (ORD. Nº339/27):
Las sanciones en Chile por no tener registro de asistencia son altas. De hecho, en cada falta que estipula la Dirección del Trabajo, las multas por no tener un control son consideradas como gravísimas.
En Sesame HR, nos preocupamos de que no pagues multas innecesarias. Por ello, te invitamos a descargar también el tipificador de hechos infracciónales y pauta para aplicar multas administrativas, publicado por la Dirección del Trabajo.
Como venimos diciendo, el registro correcto y a tiempo, mediante cualquier mecanismo autorizados de los ya mencionados, te ayuda a manejar la planilla de asistencia laboral al día. Además, si están en formato digital, puedes disponer fácilmente de los históricos que se puedan solicitar desde la Inspección del Trabajo.
Por ahorro de costes y tiempo, lo que se busca actualmente es que las principales tareas de la gestión de recursos humanos, en este caso, el control de asistencia, cuente con el apoyo tecnológico para simplificar y, especialmente, centralizar los procesos de una empresa.
La Dirección del Trabajo, es clara en cuanto a las herramientas para el control de asistencia. Las opciones a escoger son:
Es el tipo de registro clásico y que aún se emplea en algunas empresas. Continuar con esta gestión del trae desventajas. Ejemplo, falsear los datos, dificultad para leer la letra o firma de los empleados y tener que pasar horas en vaciar la información de forma manual en Excel, con el riesgo de que también te equivoques al teclear mal una cifra.
Esta herramienta ya también es cosa del pasado. El marcaje con tarjeta es vulnerable. Tan solo piensa en la inversión de tiempo y costos por el simple extravío de una de las tarjetas por parte del empleado o por falla del lector debido al desgaste de la misma.
La premisa básica del control de asistencia biométrico (el término se deriva de la palabra griega «bio» que significa vida y «métrico» que significa medir) es que cada persona es única y sin duplicado.
De esta forma, esta tecnología es capaz de reconocer a un empleado con base a las características únicas de su rostro, huella digital, firma, ADN o patrón de iris y luego impartir un método seguro de autenticación.
Un software de tiempo y asistencia está diseñado para ayudar. Los empleadores requieren monitorear de manera eficiente los turnos de trabajo de los empleados.
Igualmente, sirve para realizar un seguimiento de las horas reales trabajadas, las horas extras, las ausencias y las licencias. Además, mantiene a la empresa en cumplimiento de las leyes laborales.
Muchos de estos sistemas pueden instalarse sin problema en cualquier dispositivo móvil: teléfono celular, tablet, notebook o computador. Ofreciendo la vinculación en línea con solo acceder a una cuenta y permitiendo el reconocimiento geográfico a tan solo un clic de los trabajadores que tienen instalada la aplicación.
El registro preciso de los turnos de trabajo y turnos rotativos juega además un papel importante cuando se trata de determinar los datos básicos para la contabilidad de nómina de tu organización.
Algunas de las ventajas que podrás tener con estos programas informáticos son:
Los transportistas es el grupo de trabajadores considerados móviles, por ejemplo, los chóferes interurbanos, los que les trabajan a los comercios (camioneros) o empleados con modalidad de trabajo remoto. Todos ellos tienen en común que desempeñan su jornada fuera de un puesto de trabajo en la empresa y, por este motivo, suelen desplazarse en algún medio de transporte a lo largo de la jornada.
Igualmente, la Dirección del Trabajo ha señalado en dictamen 3561/133, de 10/08/2004, que los trabajadores que laboran afectos a una jornada de trabajo y, por tanto, sujetos a limitación de la misma, también se encuentran obligados a registrar su asistencia en el sistema de registro elegido por su empleador.
El sistema de control de asistencia para este tipo de trabajadores es obligatorio. Opera sobre la base de un chequeo en físico, conocido como «Libreta de registro diario de asistencia conductores de vehículos de carga interurbanos».
La DT, pide que esté foliada en todas sus hojas (original y copia), es de confección y costo del empleador. Pertenece a los conductores y es individual e intransferible.
Sin embargo, existe la ideas de promover el uso de este registro pero de forma digital. Con las opciones que brinda un software como el de Sesame HR, se pueden hacer los cambios para que sea más sencillo llevar el control.
Es probable, que más de un gerente de recursos humanos se haya rascado la cabeza pensando en cómo llevar la asistencia de los teletrabajadores ¿Cómo controlar? ¿Por productividad o sistema electrónico online? ¿Cómo monitorear las horas extras?
La norma legal dice que el empleador deberá implementar a su costo un mecanismo fidedigno de registro de cumplimiento de jornada de trabajo a distancia, para trabajadores que prestan servicios fuera. La herramienta que se elija y funcione como reloj de asistencia debe ser previamente autorizada por la DT.
Con solo tener un dispositivo conectado a internet, el trabajador puede marcar su asistencia a través de un reloj control. En este caso, el empleador debe entregarle al colaborador las credenciales de acceso para que pueda iniciar sesión en el sistema de asistencia en línea y registrar su entrada y salida virtual.
También existe la opción de descargar una aplicación que contrate la empresa en el celular del empleado para realizar allí su marcaje.
Ya sabrás que al contar con un control horario fiel y efectivo es la mejor decisión. Igualmente, instaurar una política firme y efectiva de asistencia reduciría el absentismo.
Ciertamente, si sigues haciendo lo mismo en tu gestión, esperando resultados diferentes, incurres en un error que, a la larga, perjudica la productividad de tu empresa.
Seguidamente, vamos a contarte qué problemas trae tener un control de horario que no funciona.
Sobran motivos, reales o inventados, para que un trabajador se excuse por olvidar marcar su entrada o salida. En consecuencias tendremos empleados ansiosos por tratar de rescatar esa firma o marcaje que no hicieron.
Enterarse de cuándo un empleado descansa durante su jornada o detiene sus tareas es complicado, sin embargo, los softwares de control de asistencia, están adecuados para anunciar esos breaks, en especial, durante el teletrabajo.
Todo esto, teniendo en cuenta que el objetivo de obtener estos datos, es analizar el rendimiento y productividad de los trabajadores de una empresa y así mismo, facilitar la toma de decisiones dentro de la estrategia de la compañía.
Llegamos a un punto sustancial. ¿Qué pasa con las horas extras sino se registran correctamente? Básicamente dos cosas, primero se deja de pagar lo justo al trabajador y/o el área de finanzas no confía en los reportes de tiempo extra que envía recursos humanos.
Tachaduras, operaciones matemáticas que no cuadran o retrasos en la entrega a contabilidad trae tantos inconvenientes… ¿Por qué no dejamos que las nuevas tecnologías nos ayuden con esta engorrosa labor?
La DT exige que el empleador tenga un registro histórico de asistencia de, mínimo, cinco años por cada empleado. Pero algunas organizaciones desestiman esta información y son eliminados o archivados, abriendo la posibilidad a que se les pueda multar por no guardar estos datos.
Ya hemos señalado que, todos los empleados bajo la modalidad del teletrabajo también deben cumplir con una jornada laboral. Claro, siempre y cuando, se mencione en el contrato de trabajo pactado.
Por tanto, es de suma importancia contar con los softwares de control de asistencia para conocer la participación laboral de tus teletrabajadores y así mismo, enlazarla con la productividad de cada uno y verificar qué tanto funciona esta modalidad y a qué trabajadores abrirle esta opción.
Los recursos humanos están en la obligación de compartir los registros de asistencias con el empleado. Eso lo indica la DT. Sin embargo, a veces el área de personal no dispone de los informes al día. Por eso, es importante poder contar con estos reportes de manera digitalizada. De esta manera, la presentación, la centralización de información y el envío, es mucho más fácil y a tan solo un clic.
Buscar a terceros que lleven el marcaje de tu empresa, tal vez no es buena decisión. No solamente porque los costos suelen ser superiores, si no que, hoy en día muchos CEOs, evitan compartir externamente toda la base de datos de tus empleados y, posiblemente, información interna extra de la compañía.
Todo negocio quiere evitar pérdidas y aumentar las ganancias. Al invertir en un control horario, al momento de hacer la rendición anual a los socios, o propietarios, la empresa reflejará números azules en lugar de los temibles números rojos. Además, no solo influye en la productividad del empleado, si no que los reportes ligados a la puntualidad, permiten reconocer el desempeño individual y cómo gestionar a cada trabajador.
Cuando recibes información de las ausencias, podrás hacer correctivos y encauzarás de nuevo los pasos hacia la productividad laboral y hasta ser flexible al conocer por qué tus trabajadores se esfuman de repente.
Probablemente, te encuentres con una falla en la medición del clima laboral en tu empresa, que no te mostró que tal vez las reiteradas ausencias de los empleados se debe a causas más profundas.
Es importante reconocer también que a mayor motivación del trabajador (conciliación laboral), mejores resultados obtendrá la empresa. Tus empleados no solo buscan seguridad económica, también necesitan certidumbre laboral en medio de un buen clima laboral. ¡Verás renovado el entusiasmo de tus trabajadores!
Cuando adquieres un reloj control puedes manejar informes o reportes confiables que permiten tomar decisiones contables o premiar, por ejemplo, puntualidad y lealtad a la jornada laboral. Estos documentos digitales se mantienen actualizados y se pueden compartir entre las partes interesadas.
Son diversas las otras funciones de un software de este estilo. Todo depende del tipo de negocio, los requerimientos y las dinámicas laborales que surjan. Obviamente, bajo la gestión y supervisión del área de recursos humanos. Sin embargo, esencialmente serviría para:
Por ejemplo, los relojes biométricos o una aplicación en una tablet fija y de uso exclusivo de los trabajadores ─cuando es un grupo pequeño─, pueden servir para que se marque la entrada y salida de la empresa u institución.
Además, cuenta con la ventaja, por ejemplo, en caso de una tablet de poder retirarla del lugar de acceso, una vez pasada la hora de entrada. Podrás conocer de inmediato, los motivos por lo cual un trabajador llegó tarde.
Esta tarea puede sobresalir por su importancia sobre las otras. Todo depende si calcular las horas extras es un dolor de cabeza para todos los supervisores.
Al contrario, es probable que el área de contabilidad y finanzas de tu empresa, es la encargada de sacar cuentas de todo ese tiempo adicional que trabaja un empleado después de su jornada laboral. Es importante hacerlo de forma correcta y actualizada, por ejemplo, con base al sueldo vigente aprobado en el país.
Tener un programa de informática que te sirva para organizar un calendario de turnos es una gran ayuda para gestionar con éxito la rotación de tus empleados.
También, con la herramienta se podrá organizar los días del feriado legal (vacaciones) que le toca a cada quién. Permite a recursos humanos manejar cómodamente esta información. Así cómo realizar el cálculo de vacaciones proporcionales, sin seguir con el empleo de hojas en Excel o antiguos conteos manuales.
Finalmente, se encuentra disponible en Chile para el control de asistencia, la útil multi herramienta que ofrece Sesame HR, además de contar con prueba gratuita. Vale la pena registrar el tiempo para los empleados y obedecer con lo que dice la normativa legal. Todo ello con logros exitosos para la forma de gerenciar tu empresa. Con Sesame HR, tendrás:
Cualquiera de los que disponga la empresa. Puede ser solo uno, el celular corporativo o institucional, por ejemplo; o tal vez un notebook seleccionado para este fin; aunque no por ello tendrás que evitar realizar otras cosas en el equipo porque la aplicación permite hacerlo.
En línea para los usuarios interesados. Igualmente, es opcional que tus empleados a través de internet puedan acceder a su usuario y marcar cuando empiezan a trabajar o cuándo se desconectan, como en el caso de los que están en la pegatelemática como se está llamando ahora en el país al teletrabajo.
Para hacer modificaciones o consultar el marcaje diario es muy práctico contar con la asistencia de Sesame HR. Se reducirán los tiempos que tienen que esperar tus empleados en recibir una solicitud para pedir un o adelantar algunas vacaciones pendientes. La plataforma te deja darle el visto bueno a un pedido que necesite hacer un trabajador.
Huella dactilar, código QR entre otros sistemas biométricos, son herramientas modernas y útiles en el caso de que quieras más fidelidad reduciendo el margen de error en la identificación de uno de tus empleados. Ello te tranquilizará porque se refuerza, además de la asistencia, la seguridad en el acceso a tu empresa.
Un sistema de GPS, te dejará saber desde dónde marcan tus trabajadores. En caso de que tengas trabajadores en diferentes sedes, (algunas hasta zonas geográficamente remotas) o en constante movilidad. También puedes conocer con qué cliente se encuentran desde la gestión de tareas y en qué punto de la ciudad.
La virtud de esta funcionalidad, es que puedes visualizar desde tu teléfono celular, tablet y por supuesto computador la ubicación exacta de tu empleado.
Los empleados pueden conocer el informe detallado de las horas adicionales trabajadas y el monto extra que van a cobrar. De esta manera, tanto el área de contabilidad y finanzas, como el propio trabajador, podrán conocer exactamente cuánto recibirá en su próxima boleta de pago.
Con esto se evita sacar cuentas imprecisas o malos entendidos en el cálculo de las horas extraordinarias, porque se realizan en tiempo real.
Sesame HR te ayuda a gestionar el personal de tu empresa de una manera sencilla, ágil y totalmente digitalizada. Con este software no solo encontrarás todas las funcionalidades de control de tiempo que te acabamos de describir, si no también acciones relacionadas al HR o recursos humanos como la comunicación interna, la evaluación de desempeño o la centralización de información de las remuneraciones de tus trabajadores.
Soy Marcos López, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
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