Planificación de proyectos: 5 etapas básicas para hacerlo correctamente

6 de septiembre, 2022

¿Cuántas veces hemos escuchado decir: «ese departamento no tiene una buena planificación de proyectos.»? Ninguna empresa debería darse el lujo de llevar a cabo una gestión improvisada, a la ligera.

Por ende, si quieres amarrar el éxito en tu organización necesitas pilotarla hacia el triunfo a través de una buena gestión de proyectos.

A continuación, te explicamos 5 etapas básicas para que lo hagas de manera exitosa.

¿Qué es la planificación de proyectos?

Primero, es importante que definamos qué es un proyecto. El diccionario de la Real Academia Española, dice que:

«Es la idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo determinado y un conjunto de medios necesarios para que se haga realidad».

Real Academia Española

Ya que conocemos el significado de la palabra proyecto, por otra parte, la organización mundial Project Management Institute, lo define como «…un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único».

En resumen, la gestión de proyectos no es más que el conjunto de conocimientos, técnicas, metodologías y habilidades para asegurar el éxito de un objetivo o meta.

Existe la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, o simplemente Guía Pmbok (del original en inglés A Guide to the Project Management Body of Knowledge).

Esta guía aglutina los fundamentos reconocidos como buenas prácticas para gestionar eficazmente cada proyecto empresarial. En su séptima edición, es el único estándar ANSI (Instituto Nacional Estadounidense de Estándares, para la gestión de proyectos).

¿Cuáles son las etapas para planificar proyectos correctamente?

Con todo esto, la mayoría trabaja con el modelo clásico o cascada, que consiste en cinco etapas.

1. El comienzo
2. La planificación.
3. La ejecución.
4. El control.
5. El cierre.

El comienzo

En primer lugar, el inicio es la etapa crucial de un proyecto. En esta fase se define el alcance y por supuesto el equipo de trabajo.

Para poder garantizar el éxito del proyecto, tendrás que definir de forma clara las funciones de cada uno de los componentes y el ámbito de aplicación.

La planificación de proyectos

En segundo lugar, la planificación de proyectos es la etapa medular del ciclo. Y, permite a todos los involucrados saber a dónde se va y cómo se va a llegar. Simplemente es hacer la hoja de ruta.

También el punto principal es especificar lo siguiente:

• Responsabilidades del equipo.
• Tiempos de cada integrante.
• Presupuesto total del proyecto

Los planes creados durante esta fase te ayudarán a gestionar el tiempo, los costos, la calidad, los cambios, los riesgos, etcétera.

La ejecución

En consecuencia, el blog de la empresa Firmeza Solutions, opina que, tras la planificación, tendremos que tener en cuenta los hitos fundamentales del proyecto y las entregas parciales del mismo. Hay que procurar llegar en tiempo y forma a estas entregas. De lo contrario, el proyecto se quiebra.

Igualmente, se recomienda monitorizar la evolución del consumo de recursos, presupuesto y tiempo. Hoy en día, es incluso necesario apoyarse en alguna herramienta de gestión de proyectos.

El control

Llegamos a la etapa donde hay que hacer seguimiento. Enrique Rus Arias, en su artículo: Etapas de un proyecto, publicado en Economipedia, dice que es la fase de evaluación e inspección.

«Comprobamos en qué nos hemos equivocado y cuál ha sido la desviación sobre el plan. Solo así podremos plantear las medidas correctoras adecuadas» ¡Y a tiempo!

La finalización

Por último y en quinto lugar, cuando el entregable del proyecto planificado, como la construcción de una casa, esté completo, puede decirse que hemos terminado. Se completan todas las tareas, se notifican los resultados a las partes interesadas y se realizan reuniones informativas.

Preguntas finales

Para terminar, la empresa alemana Hubspot, sugiere responder las siguientes preguntas en el informe final:

• ¿Qué salió bien?
• ¿Dónde surgieron las dificultades?
• ¿A qué debemos prestar especial atención en el próximo proyecto?

Esto sienta las bases para futuros proyectos exitosos.

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