¿Cómo aprovechar al máximo un gestor documental digital?

14 de enero, 2022

Un gestor documental digital es un archivo centralizado que almacena los documentos generados y recibidos por una empresa. Además, permite luego acceder a ellos para consultarlos, administrarlos, compartirlos y visualizarlos. El máximo aprovechamiento de esta herramienta vendrá de la capacidad de usar adecuadamente todas esas funciones.  

Sin duda alguna, los departamentos de recursos humanos son una de las áreas que más puede beneficiarse de este tipo de tecnología. Y es que en esta área constantemente se están creando nuevos documentos o recibiéndolos de parte de los trabajadores.   

¿Cómo funciona un gestor documental digital?

La función de los gestores documentales comienza con que pueden almacenar archivos de documentos en diferentes formatos digitales, tales como .pdf., texto, o imágenes. Al ingresarlos al sistema mediante escaneo, fotografía o transferencia, estos son clasificados en una carpeta según las necesidades del usuario. 

Posteriormente, el mismo usuario podrá encontrarlos según el nombre del archivo en la clasificación correspondiente y usarlos según los permisos que tenga. Ahora bien, esas son las funciones básicas de cualquier gestor documental. Pero resulta que estos gestores incorporan una serie de funciones que pueden optimizar el manejo de los documentos. 

Cómo usar correctamente un gestor documental

Es común que los gestores documentales incorporen su propio sistema de manejo. Por otro lado, estos pueden contener funcionalidades adicionales que optimizan y mejoran sus comandos. En efecto, un software de gestión documental como el de Sesame HR ofrece ese tipo de funciones adicionales especialmente diseñadas para los departamentos de recursos humanos. 

Entre ellas está que clasifica la ubicación para documentos laborales que pueden ser agregados desde el inicio del proceso de selección, tales como constancias, referencias,  contratos de trabajo, etc. Adicionalmente, todos los documentos están 100% protegidos con encriptación. Pero ello no impide que puedas acceder desde un teléfono móvil y que existan varios niveles de acceso, tales como administrador o con acceso limitado para un trabajador.

En cualquier caso, para usarlo correctamente, el mejor método comienza por seguir las instrucciones del desarrollador para su implementación. En segundo lugar, seguir los pasos de uso. Finalmente, establecer reglas claras de acceso para los usuarios que permitan la máxima seguridad y control. 

Pasos para aprovechar mejor un software de gestión documental 

1. Escoger un software diseñado para el área en el que se desea implementar. Un ejemplo de esto es Sesame HR que ya está diseñado con archivos y funcionalidades dirigidas hacia el área de recursos humanos.
2. Entrenar a los usuarios del software para que conozcan las funcionalidades
3. Digitalizar los documentos físicos y transferir los documentos digitales hacia los archivos del software documental
4. Clasificar los documentos según el tipo de archivo que corresponda
5. Hacer mantenimiento periódico al software y al equipo

Pros y contras de un gestor documental digital

Pros:

• Los documentos no se deterioran con el paso del tiempo ni con condiciones físicas adversas
• Acceso fácil y rápido a través de unos clics a todos los documentos
• Efecto ecológico porque no necesitan soporte físico o papel 
• Disminuye costos de almacenamiento porque todo está en sistemas informáticos o la nube
• Ahorra espacio físico de archivo que puede ser destinado a otras actividades productivas
• Un gestor como el de Sesame HR permite gestión y acceso desde cualquier dispositivo, incluyendo tabletas y teléfonos móviles
• Contribuye a mejorar la productividad porque los empleados no pierden tiempo en la búsqueda de documentos

Cons:

• Requiere una inversión inicial para implementarse
• Es necesario mantener la tecnología actualizada en caso de que ocurran cambios

En síntesis, la mejor estrategia para aprovechar un gestor documental digital es la selección adecuada al departamento en el cual se usará. Si se trata del área de recursos humanos, Sesame HR toma en cuenta las necesidades que más afectan al personal del área y a los demás trabajadores.