¿Qué es la ficha del trabajador y qué datos debe contener?

21 de diciembre, 2021

La ficha del trabajador es un archivo que contiene información relevante en aspectos personales, académicos y profesionales de un empleado o trabajador. Para que sea correcta, esta debe contener la mayor cantidad de datos que puedan influenciar la toma de decisiones en una empresa. Además, toda la información que sea necesaria para cumplir las exigencias legales. Por otra parte, debe ser de fácil manejo y acceso para las personas encargadas de gestionar los recursos humanos. 

Tipos de ficha del trabajador

Las empresas siempre han tenido fichas para los trabajadores. A medida que han avanzado los negocios y la tecnología, las fichas también han evolucionado. Es así que con esa evolución podemos ver también varios tipos de fichas como sigue a continuación:

• Básica: hecha con trozos de cartón con la información básica personal y la que tiene que ver con su puesto de trabajo. A medida que crece la información, también se agregan nuevos trozos de cartón. 
• Fichas en carpetas: pueden contener también documentos anexos. 
• Fichas digitales: permiten agregar y gestionar tanto información como documentos. Es, justamente así, que funciona el sistema de Sesame HR. La ficha está integrada a una base de datos que contiene además toda la información de las actividades, tareas, horas de trabajo, vacaciones y demás.   

Los datos que deben contener las fichas de trabajadores

La preparación de la ficha del trabajador debe comenzar desde el mismo momento que ingresa a la empresa y ser parte del proceso de onboarding. Los datos más importantes que debe contener son los siguientes:

Datos personales

• Nombre y apellidos
• Número de cédula de identidad
• Rol Único Nacional (RUN)
• Número de Rol Único Tributario (RUT)
• Número de Pasaporte (si lo tuviere)
• Dirección de residencia
• Teléfono (móvil y fijo residencial)
• Dirección de correo electrónico
• Número de seguridad social
• Datos de licencia de conducir 
• Número de inscripción en servicio militar
• Cargo o posición asignada
• Nombre, dirección y teléfono de persona de contacto de emergencia
• Datos de impedimentos físicos o enfermedades

Datos académicos

• Información de grados de estudio completados (scuela primaria, secundaria y universitaria)
• Formación de cursos y talleres adicionales
• Habilidades adicionales obtenidas a través de cualquier tipo de formación o práctica profesional 

Información adicional

Cualquiera requerida por ley o necesaria para cumplir las obligaciones del cargo que se le asigna. 

¿Cómo gestionar una ficha de trabajador?

La buena gestión de una ficha de trabajador comienza por añadir todos los datos personales, académicos y profesionales. En este sentido, el sistema de Sesame HR permite, además, agregar campos adicionales para cubrir cualquier información adicional. Por otro lado, la ficha es parte de una base de datos que permite que se anexen documentos como parte de la carpeta laboral digital del trabajador. 

Adicionalmente, la ficha es accesible a través de cuadros de mando que permiten visualizar varias fichas para detectar tendencias y tomar decisiones. Todo esto facilita la gestión para actualizarla y agregar nueva información cuando sea necesario. Con solo algunos clics es posible conectarla con los archivos de control de vacaciones, ausencias, tareas asignadas y completadas y todas las demás funcionalidades de la plataforma. 

Es así que la ficha del trabajador se convierte en una poderosa herramienta que el personal de recursos humanos puede usar con rapidez para tomar decisiones y atender adecuadamente a los empleados y trabajadores.  Esto incluye la elaboración de constancias, autorizaciones, aprobación de permisos, contabilidad de horas extras, y análisis de ascensos y bonificaciones.