8 Consejos para delegar tareas a tu equipo de trabajo de forma eficaz

20 de diciembre, 2021

Delegar tareas es una forma muy eficiente de obtener lo mejor de un equipo de trabajo. Pero si bien es cierto que la delegación ofrece muchas ventajas, también es verdad que deben considerarse aspectos claves que garanticen su eficacia.

Los equipos de trabajo suelen ser muy diversos y a veces muy complejos. Así que ello exige conocimiento del proyecto y mucho más conocimiento de los miembros que conforman el equipo. Pero si delegas tareas de manera correcta, los resultados suelen superar las expectativas. Además, ello confirma que existen maneras de hacerlo de manera eficaz.

8 consejos útiles para delegar tareas

Delegar tareas consiste en ceder a uno o más trabajadores las funciones que originalmente corresponden a los directores, gerentes o responsables de un proyecto o área. Esta delegación puede ser temporal o indefinida, dependiendo de los objetivos. 

1. Evaluar el tipo de tareas que se pueden delegar en el área.
2. Tener claro los objetivos del proyecto o área en la que se opera.
3. Seleccionar un software de gestión de tareas que permita agrupar toda la información relativa al trabajador y proyecto.
4. Escoger personas del equipo que tengan una combinación de conocimiento, experiencia y buena disposición para asumir la responsabilidad.
5. Establecer límites claros en cuanto a plazos, alcance de la responsabilidad y autoridad que recibe la persona a la que se delega.
6. Comunicar a todo el equipo que tareas y a quién se les han delegado.
7. Establecer un sistema de supervisión que ofrezca suficiente autonomía pero permita mantener el control por parte del director o gerente.
8. Mantener abiertos los canales de comunicación entre gerentes o directores y las personas a quienes se les delegan las tareas.

Importancia de delegar tareas entre miembros de un equipo

Delegar tareas es vital para mantener la actividad de un equipo y lograr el éxito de un proyecto. Estos son algunos de los motivos:

• Alivia la carga de trabajo para gerentes, directores y responsables. Estos pueden invertir su mayor tiempo disponible en actividades estratégicas.
• La persona a la que se delegan tareas obtiene la oportunidad de desarrollar o fortalecer nuevas habilidades.
• El equipo obtiene ideas frescas y renovadas acerca de la manera de ejecutar las funciones. 
• Se estimula el valor e influencia de los trabajadores internos y de menor jerarquía
• Permite acelerar el tiempo de ejecución de proyectos y ello también permite la optimización del uso de recursos.
• Las empresas ahorran costos de ejecución de proyectos por la disminución del tiempo

El uso de un software de gestión de tareas como aliado para delegar eficazmente

Actualmente, la tecnología es una gran aliada de las empresas y los equipos de trabajo a través de softwares de gestión de tareas. Resulta que su valor aumentó debido al incremento del teletrabajo y las numerosas posibilidades de contratar personal para proyectos específicos. Estos incluyen consultores, freelances o cualquier otra modalidad de trabajadores, fijos o temporales. 

Ejemplo de esto, es Sesame HR que contiene un módulo para gestionar tareas. Ante todo, este es capaz de agrupar toda la información de cada proyecto y tarea en la que participa un trabajador. Esto incluye fechas de inicio y finalización, horas asignadas y ejecutadas, o los clientes a los que corresponden los proyectos. Además, con todas estas funcionalidades es posible obtener las siguientes ventajas:

• Medir la productividad de un trabajador
• Emitir informes con diferentes filtros, tales como empleado específico, clientes o proyectos
• Exportar toda la data del proyecto y sus tareas hacia otros archivos
• Evaluar la rentabilidad de un proyecto en las primeras fases de su ejecución
• Los trabajadores también pueden visualizar sus estadísticas y rendimiento en los proyectos
• La data que produce los diferentes proyectos y tareas queda registrada y almacenada y puede ser accesible posteriormente

En síntesis, con el software de gestión de tareas de Sesame HR, los responsables de cualquier área podrán controlar el proceso para delegar tareas fácilmente. De cualquier manera, tampoco tendrán limitación con el número de tareas, proyectos o trabajadores asignados.