¿Para qué sirve la gestión documental y cómo digitalizarla?

10 de noviembre, 2021

La gestión documental sirve para que tengas un único archivo centralizado sin importar de cómo ha llegado un documento a tu empresa o cómo se haya creado; al mismo tiempo que te permite guardar toda la documentación en formato digital durante el tiempo necesario y mientras sea realmente útil. Los documentos electrónicos son pues, respaldados por bases de datos.

¿Qué es un gestor documental?

Es un programa informático en donde se recogen y transforman a documentos electrónicos, las tareas de la empresa o capturan información importante con el objetivo de guardarla y acceder a ella, de manera mucho más sencilla y eficiente. ¡Todo un alivio para los procesos de documentación de tu empresa!

¿Para qué se utiliza un sistema de gestión documental?

Desde la década de los ochenta, varios proveedores comenzaron a desarrollar programas para administrar documentos en papel. Inicialmente se limitaban a tratar con documentos en físico para escanearlos. Luego comenzaron a gestionar las comunicaciones que se generaban y enviaban electrónicamente.

La gestión documental se utiliza desde entonces para:

• Recibir, rastrear, gestionar, almacenar documentos y reducir el papel.
• Un software para esta finalidad es capaz de mantener un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial de un documento).
• Seguridad, así como capacidades de indexación y recuperación.

¿Cuáles son los beneficios de digitalizar la documentación laboral?

Los beneficios van de la mano con la optimización de los procesos a través de la tecnología al servicio de la productividad en las empresas.

Entre las bondades para tu negocio tenemos:

1. Mayor rapidez. La gestión documental permite encontrar documentos al tiro, muy rápido, con búsquedas precisas y pocos toques al ratón.
2. Ayudas al planeta. Gracias a la documentación certificada puedes eliminar el papel en los procesos, cumpliendo con la agenda pública chilena de «Cero Papel», y también te lo agradecerá la caja de tu empresa, porque se reducen significativamente los costos en la compra de este material de oficina.
3. Eliminas los archivadores. Ese espacio que ocupa un incómodo mueble de archivo te servirá para ampliar los espacios en cada oficina y quizá colocar allí una linda planta. ¡Diles adiós a los archivos físicos! son cosas del pasado.
4. Fluidez en los procesos. Los trámites y envío entre las áreas de trabajo se pueden realizar de forma digital, a través del programa, sin necesidad, de paseos constantes por los pisos y pasillos para recoger una firma o entregar algún documento.
5. Control y seguridad. Puedes tener la confianza que la documentación estará resguardada hasta en copias de respaldo remoto donde se indique, sin correr riesgo de deterioro del papel y, sin ser pesimista, hasta la destrucción total en caso de inundaciones o incendios.

¿Qué servicio de gestión documental puedo contratar para mi empresa?

Actualmente, existen varias empresas proveedoras que te ofrecen la contratación de un software que almacene todos los archivos relacionados con, por ejemplo, la documentación laboral de cada empleado, contratos laborales, certificados, licencias, anexos, documentación personal.

La decisión en adquirir el servicio de Sesame HR será una herramienta utilísima y conveniente para el funcionamiento de cualquier departamento de Recursos Humanos de una empresa moderna.

Las características que debe tener un buen gestor documental son:

• Roles compartidos: Con el software que ofrece Sesame HR, tienes la posibilidad de gestionar los documentos de tu empresa desde tres principales roles involucrados en el interés por la información: empleado, RRHH y administración o finanzas.
• Centralización: Se acabó el traspapelar documentos. Todos los legajos clasificados y al alcance justo cuando se necesiten.
• Alertas: Con el gestor documental, el equipo de recursos humanos avisa a los trabajadores al subir un nuevo archivo de forma online.
• Encriptación: Seguridad con un sistema de gestión documental con clave y acceso único por usuario.