5 beneficios que conlleva contar con un software de gestión documental

21 de diciembre, 2021

Papeles y más papeles, montones de ellos sobre los escritorios, engavetados en archivos de madera o metal… aceptémoslo, ya eso es cosa del pasado. Con los actuales softwares de gestión documental estamos programados para que en tu empresa se logre organizar y controlar gran cantidad de documentos.

Un software de gestión documental puede ahorrarte tiempo y dinero. Provee un soporte lógico de seguridad y muchos beneficios.

¿Qué es un software de gestión documental?

La gestión de documentos o sistemas de gestión de documentos, es el uso que le da una empresa a un sistema informático mediante un software o conjunto de programas para realizar las siguientes tareas: rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel capturada mediante el uso de un escáner.

¿Qué propósitos tiene un software de gestión documental?

• Organizar los contenidos. Al contrario de lo que nos acostumbramos a hacer, almacenar información en una base de datos que solo acumula ─hasta casi colapsar─ y no analiza.
• Mantener, un registro de las distintas versiones o modificaciones de los documentos que vayan generando los usuarios.
• Permitir, el rápido acceso a la información contenida porque combina el concepto de bibliotecas de documentos con índices reflejados en una base de datos.
• Comprimir, la mayoría de las veces, además de texto, cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes y vídeos.
• Proporcionar, los medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación.

¿Cuáles son los beneficios de adquirir un Sesame?

Antes de comprar un software de gestión documental, sería bueno que te asegures que como el de Sesame realice y almacene la información de tus trabajadores en un solo espacio, pero de forma ordenada y segura.

Cinco grandes beneficios que ofrece este gestor es que almacena el contenido medular de toda empresa: el de Recursos Humanos.

Primero

Te organiza y almacena de forma segura, en un solo lugar, toda la documentación sensible, tales como hojas de vida, contratos laborales, certificados y otros documentos.

Segundo

¿Cómo clasificar la abundante información que está en formato papel o digital de tus trabajadores?, Sesame, a través de su aplicación se encarga de categorizarla en carpetas electrónicas y personalizadas para cada empleado.

Tercero

Eso de estar revisando archivadores o moviendo el ratón sin sentido en la pantalla para hallar algún papel importante es anticuado; con un software de gestión documental, la localización es efectiva, ahorrándote tiempo, espacio en la oficina y dinero.

Cuarto

Te avisamos. Cuando un trabajador sube un archivo a su cuenta, por ejemplo, un certificado de licencia médica, el encargado en RR. HH. es el primero en saberlo.

Quinto

Los trabajadores también podrán recibir todos los meses la boleta de remuneración, que podrán descargar en su portal.

Puedes tener todos los documentos en tu bolsillo

La gran ventaja que tiene Sesame, es que su gestor también viene con una aplicación para que el personal de RR. HH. asignado como administrador, pueda acceder fácilmente desde su celular ejecutando las siguientes funciones:

• Subir, compartir o consultar todos los documentos internos de recursos humanos desde cualquier dispositivo.
• Encontrar cualquier documento cuando se necesite (sin tener que salir corriendo hasta la oficina).
• Toda la información laboral sincronizada y actualizada en tiempo real.

¿Por qué es importante adquirir un software de gestión documental?

Hasta acá, te hemos contado sobre los propósitos y los beneficios de implementar, cuanto antes, en tu empresa un sistema que permita a RR. HH. tener la sensación de control sobre toda la documentación que recibe. Esa que es significativa y privada.

Pero, hay una importancia que se basa en tres palabras claves, centralizar, archivar y obtener seguridad en todos los registros laborales. En los catorce días de prueba gratis, Sesame, te demostrará que su software es lo que estás buscando.