¿Qué es un tablero Kanban y cómo puedo usarlo en mi trabajo?

21 de septiembre, 2021

El tablero kanban es una herramienta de gestión de proyectos, que permite, básicamente, visualizar en un mural lleno de tarjetas coloridas, columnas y trazos continuos, el trabajo por hacer, el trabajo en curso y el trabajo terminado. Kanban es la palabra japonesa que significa letrero. Los valores de este método son el respeto al tiempo de los integrantes de los equipos y la mejora continua en los procesos.

¿Cómo puedo usar un tablero kanban en mi trabajo?

Se puede elaborar un tablero kanban colocando post-it o cuadrados adhesivos de colores en una pizarra, pared, folio o si se trata de una empresa que persigue e invierte por lo moderno, usará la forma digital a través de un software de gestión de proyectos o gestión documental como Sesame, que tiene esta opción para organizar de forma sencilla las tareas de los equipos con resultados brillantes y exitosos.

El propósito de este método es darles a los equipos la capacidad de organizarse por sí mismo sin la supervisión perenne de sus jefes.
Permite realizar la tarea correcta, en el momento justo y con la secuencia indicada.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un tablero kanban?

• Brinda dinamismo y motivación al visualizar el trabajo.
• Limita el trabajo en curso y aumenta la eficiencia (o el flujo).
• Ayuda a los equipos a ser más ordenados.
• Los equipos se comprometen con la cantidad adecuada de tareas ¡y a completarlas!
• Se hace contemplativo y revisable.

El gerente estadounidense, David Anderson, promotor y especialista en tableros kanban estableció cinco componentes que establecen las partes que lo componen:

1. Señales visuales: Una de las primeras cosas que atraen de un kanban son las tarjetas. Los equipos hacen notitas de todos sus proyectos y elementos de trabajo. Una vez en el tablero, estas señales ayudan a los colegas e interesados, a entender de un vistazo en qué se está trabajando.
2. Columnas: Cada columna representa una actividad específica que, en conjunto, compone un «flujo de trabajo». Las tarjetas son removidas a través del tablero hasta su finalización. Pueden llevar las etiquetas: «por hacer», «en curso», «completado».
3. Límites de trabajo en curso. Los límites son el número máximo de tarjetas que deberían estar en una columna. Cuando la columna está «al límite», el equipo tiene que hacerlas avanzar antes de que las nuevas tarjetas puedan pasar a esa fase de trabajo y «colapsen» la columna.
4. Un punto de compromiso. Los equipos pueden tener un backlog para su tablero. Aquí es donde los clientes y colegas pegan nuevas ideas para proyectos que el equipo puede ir recogiendo.
5. El punto de entrega. Es el final del flujo de trabajo cuando para algunos el producto o servicio está en manos del cliente. El objetivo es mover las tarjetas desde el punto de compromiso hasta el punto de entrega ¡lo más pronto posible!

¿Cuántos tipos de tableros kanban se pueden usar?

El  entorno definirá el kanban a utilizar. Existen dos tipos:

Tableros físicos

Son los más sencillos divididos en columnas que se trazan en una pizarra blanca o negra y se colocan allí las tarjetas adhesivas que serán removidas a través del flujo de trabajo.

• Un tablero físico está «siempre encendido».
• Es sencillo de disponer, mostrar, y es una manera de comunicarse con equipos presenciales.
• Son baratos.
• La desventaja es que no sirven para equipos remotos o con teletrabajo y también puede dificultar comprenderlo cuando está escrito con una letra terrible.

Tableros digitales

• Permiten a los equipos que no comparten una oficina acceder de forma remota.
• Rapidez en la configuración porque deja que Sesame se encargue de compartirlo con otras personas y la posibilidad de hacer un seguimiento a medida que avanza el proyecto.
• No limita los miembros registrados en el tablero y todos verán los estados actualizados.

Recuerda que puedes probar el software de Sesame totalmente gratis, durante 14 días, haciendo clic aquí.