Calendario de turnos rotativos: ¿cómo planificarlo con una App?

29 de agosto, 2023

Elaborar un calendario de turnos rotativos es un verdadero reto para cualquier departamento de RRHH. De hecho, gestionarlo es aún más exigente. 

Debido a los cambios que pueden llegar a ocurrir y las exigencias particulares de cada empleado, es necesario controlarlo bien.

Por suerte, la tecnología con diferentes software y apps de calendarios y gestión de turnos rotativos, hacen el proceso más fácil y fluido. 

Y ahora que ya sabes que puedes contar con esta clase de herramientas, aquí te explicamos cómo planificarlo. 

¿Qué es un calendario de turnos rotativos?

En Chile, los turnos rotativos corresponden a horarios laborales que requieren trabajadores alternando entre diferentes turnos.

La frecuencia de rotación puede ser semanal o mensual. Este tipo de horario está regulado por el Código del Trabajo (CT). 

Allí se especifica la duración de la jornada de trabajo. A su vez, establece la posibilidad de distribuir la jornada de trabajo en calendario de turnos rotativos, así:  

«…y su distribución se podrá efectuar en cada semana calendario o sobre la base de promedios semanales en lapsos de hasta cuatro semanas, con los límites y requisitos señalados en este capítulo.»

Art. 22 bis Código del Trabajo de Chile

Este texto nos da la primera pista de lo que es un calendario de turnos rotativos porque menciona distribución de horario en diferentes jornadas.

En base a esto, un calendario de turnos rotativos es un cronograma que permite organizar los turnos de trabajo. 

Las empresas tienen libertad para prepararlo y organizarlo de la manera que les resulte más eficiente. Sin embargo, deben adherirse a las pautas y limitaciones legales. 

Especialmente, en cuanto a la duración y distribución de los turnos. Y es justamente de eso que queremos hablarte a continuación.

Cuántos turnos hay en una empresa de turnos de trabajo rotativos

La cantidad de turnos de trabajo están asociados a las necesidades de la empresa. La principal exigencia que establece la Ley está en el art. 22 bis.

Este art. indica que debe cumplir las siguientes condiciones:

• El calendario de turnos de trabajo se establece de común acuerdo. 
• Se deberá fijar de común acuerdo un calendario con la distribución diaria y semanal de las horas de trabajo en el ciclo.
• También es posible negociar el calendario de turnos rotativos con los sindicatos.
• Las partes podrán acordar diferentes alternativas de distribución de la jornada en un ciclo.

Tomando en cuenta estos puntos, una empresa puede tener estos tipos de turnos:

Turnos rotativos dobles y triples

Estos se cumplen con jornadas que se ejecutan de lunes a viernes en la mañana o en la noche.

Si son turnos triples, el calendario de turnos de trabajo se usa para mañana, tarde y noche. Esto ocurre porque son empresas que están activas las 24 horas. 

Turnos rotativos de rotación inversa

El calendario de turnos de trabajo es de cuatro días con uno o dos días de descanso. Este tipo de turnos es común en organizaciones con actividad muy intensa. 

Turnos rotativos de fin de semana

Solo se asigna en el calendario de turnos rotativos los días sábados y domingos. Los empleados trabajan de manera más o menos intensa según la legislación que permita cada país. 

Cómo organizar el calendario de turnos rotativos con un software

Para organizar este tipo de calendario de turnos de trabajo, lo primero es determinar cuántos cuadrantes necesitas. El software de Sesame HR te permite crear y gestionar cualquier número de cuadrantes.

Luego, para crear el calendario de turnos de trabajo, solo debes seguir los siguientes pasos:

1. Ve al apartado de configuración y selecciona en el menú superior la opción de “Horarios”. Allí verás cómo se despliegan todas las opciones que tienes para hacerlo y que incluyen horarios fijos, flexibles, etc.
2. En el menú izquierdo ve a la pestaña de “turnos”. Al ingresar allí encontrarás una tabla de disponibilidad. Estas tienen la opción de hacer turnos de trabajo rotativos para la mañana, tarde y noche. 
3. Después de crear los turnos en la tabla, procedes a crear cuadrantes. Luego asignas los empleados que correspondan a cada turno y su cuadrante.
4. Puedes crear y asignar periodicidad en los turnos. Por ejemplo, para determinados días de la semana, puedes colocar que se repita la asignación de turno. 

Y con estos sencillos pasos ya has creado un calendario de turnos de trabajo.

Solo debes recordar que según el CT, el empleador debe comunicar al trabajador la alternativa que se aplicará en el ciclo siguiente. Y lo hará con al menos una semana de antelación al inicio de éste.

Ventajas de hacer turnos de trabajo rotativos usando Sesame HR

Algunas de las ventajas de hacer calendarios de turnos rotativos con Sesame HR, son los siguientes:

1. Puedes editar el calendario de turnos de trabajo cuantas veces lo necesites. Es decir, puedes cambiar los horarios de los turnos, los empleados que hacen los turnos, etc.

2. Es posible incluir todos los empleados que necesites para formar parte del grupo que hace los turnos. O sea, el software de Sesame HR lo puedes usar si eres una Pyme o una gran empresa. 

3. Puedes descargar las plantillas de los calendarios de turnos rotativos en excel o .pdf.

4. Puedes notificar la asignación o cambio de turnos de trabajo al empleado mediante email. De ese modo puedes cumplir fácilmente con la normativa laboral de aviso al trabajador. 

5. Puedes añadir alertas de puntualidad al calendario de turnos de trabajo. Así puedes saber si los empleados están cumpliendo correctamente sus turnos.

6. Facilita la comunicación y coordinación de los equipos de trabajo porque pueden consultar fácilmente los calendarios de turnos rotativos. 

7. La empresa puede enfrentar fácilmente cambios de turnos y horarios porque la herramienta es fácil y rápida de gestionar. 

8. RRHH puede crear y gestionar cualquier modalidad de turno. 

En fin, usar la app de Sesame HR es la garantía de un calendario de turnos rotativos eficiente.

El flujo continuo de empleados o el cambio constante de turnos no tiene por qué ser un dolor de cabeza para los Recursos Humanos. Solo unos clics bastan para cambiar o agregar turnos y empleados.

Y hasta crear un nuevo calendario de turnos rotativos. Así que no pierdas la oportunidad de embarcar tu empresa en la nueva era de calendarios de turnos rotativos. Prueba la app de Sesame HR de forma gratuita durante 14 días.