App para control de asistencia: cuál es la mejor opción

31 de marzo, 2023

Adriana es Jefe de Recursos Humanos de la empresa ACME, S.A. Trabaja allí desde su creación hace 7 años. En ese tiempo vió cómo la empresa pasó de tener solo 19 empleados a tener 225. Además, la empresa tenía éxito y quería seguir creciendo. Debido a esto, Adriana tuvo que adaptar muchos aspectos del departamento de RR.HH. como buscar una app para control de asistencia ya que este proceso comenzó a plantear grandes retos y dificultades. 

¿Cómo resolvió los problemas de registro de asistencia? Pues a continuación lo sabrás.

La situación de control de asistencia en la empresa

En sus comienzos, la empresa ACME, S.A. comenzó a usar un libro de asistencia. Luego instaló un sistema de reloj control con tarjeta de registro y cumplió con las exigencias del Código del Trabajo. 

En realidad, con ambos sistemas cada empleado debía realizar el registro personalmente su entrada y salida con tarjeta o firmando un libro. Al principio, con pocos empleados, el sistema era suficiente. 

Pero luego, el tema se salió de control debido a los inconvenientes y reclamos que planteaba. Por ejemplo, la impuntualidad estaba afectando las operaciones. 

Ya un estudio elaborado en 2014 por el Instituto Libertad reveló el impacto de la impuntualidad de los trabajadores chilenos. Según el estudio, cuesta entre 0,11% y 0,24% del PIB. Y la empresa necesitaba controlarlo. 

Como resultado, Adriana comenzó a evaluar algunas opciones que incluyeron la  App para control de asistencia de Sesame HR, controles biométricos y otras tecnologías.  

Durante su proceso de selección tuvo que tomar en cuenta los aspectos que te presentamos a continuación.

Retos y dificultades del control de asistencia tradicional

El principal control de asistencia de la empresa ACME, S.A. era un reloj control con tarjeta de registro tradicional. Un reloj de control de asistencia es una herramienta que incluye un reloj y un sistema de marcación. 

El reloj marca la hora al momento de introducir una tarjeta en una ranura y con ello queda constancia del registro y la hora. En su análisis, Adriana encontró que el sistema le generaba los siguientes retos y dificultades:

1. Las tarjetas de registro estaban siendo manipuladas por algunos empleados. Y es que no había manera de confirmar quien marcaba la tarjeta, a menos que hubiese un supervisor.
2. Se acumulaban horas extras porque no había manera de controlar la marcación de horas posteriores al final de la jornada. Así, cuando RRHH detectaba posibles errores en las horas de registro, no había manera de establecer un método de corrección. Los empleados tampoco contaban con un sistema de reclamos en caso de detectar errores.
3. La dirección de Recursos Humanos usaba mucho tiempo y esfuerzo para revisar y validar manualmente todos los fichajes. En consecuencia, era muy difícil organizar toda la información para las supervisiones de la Dirección del Trabajo. Así, la empresa acumulaba cada vez más multas. 
4. El archivo de las tarjetas de marcación estaba ocupando mucho espacio físico en la empresa.
5. No había un sistema de control de asistencia para trabajadores remotos.

Ante todos estos retos, Adriana hizo una investigación exhaustiva del mercado de opciones para herramientas de control de asistencia. Así determinó que un sistema de control de asistencia electrónico podría ser la solución. 

En concreto, la App para control de asistencia de Sesame HR le presentó las mejores soluciones. A continuación sabrás por qué. 

Ventajas y beneficios de la APP reloj control

Luego de obtener un demo de App para control de asistencia, Adriana pudo comprobar los siguientes beneficios:

Facilita la labor de control horario

El personal de RR.HH. solo debe revisar el sistema de marcación desde una computadora para controlarlo. Además es posible agregar y retirar empleados a la lista con solo unos clics. 

La App reloj control ofrece reportes detallados 

Por otro lado, pueden preparar reportes que recopilan toda la información de un período para cada empleado. De ese modo es posible evaluar al empleado con facilidad y tomar decisiones estratégicas.  

Los trabajadores remotos pueden usar la App para control de asistencia

Los teletrabajadores también pueden usar la App para control de asistencia. Pueden usarla desde dispositivos móviles, como teléfonos celulares o tabletas. También desde su propio computador en casa. 

No ocupa espacio físico

Una App para control de asistencia está cargada en un software y desde allí se realizan las marcaciones. Es decir, no hacen falta tarjetas ni relojes porque todo está integrado en la App.

Es compatible con otras funciones de software de Recursos Humanos

La App para control de asistencia puede estar incluida como función de un software de Recursos Humanos. Así lo pudo comprobar Adriana cuando probó el software de Sesame HR con un demo completamente gratuito.  

De ese modo se dió cuenta que podía usar la información de asistencia del trabajador para otras funciones. Por ejemplo, para organizar turnos, gestionar vacaciones y controlar horas extras. 

En suma, Adriana decidió que Sesame HR ofrece la mejor opción de App para control de asistencia. Y a continuación sabrás algunas de las mejores funciones y razones que la llevaron a tomar esta decisión.

Cuál es la mejor opción de APP para control de asistencia

La decisión de contar con la App para control de asistencia de Sesame HR, incluyó el análisis de todas sus ventajas. Para empezar, pudo comprobar que todas los beneficios podían ser aplicados a la empresa para resolver sus dificultades. 

Además, Sesame HR probó que permitía resolver los problemas del día a día que genera el control de asistencia. En concreto, la App para control de asistencia se enfoca en los siguientes aspectos:

• Notificaciones de solicitud de cambio de marcaciones. Así cualquier error puede ser corregido rápidamente por RRHH.
• Automatizaciones personalizadas. De este modo, los horarios especiales o distintos pueden estar configurados.
• Sincronización automática de todas las marcaciones. Aunque existan teletrabajadores o distintos horarios de trabajo, todo puede ser sincronizado y actualizado al mismo tiempo. Así podrás consultar quien está en casa, en modo homeoffice, de vacaciones, etc, al instante. 
• Archivo de registros de asistencia anteriores. Todos los registros se pueden guardar digitalmente y no ocupan ningún espacio físico en la oficina.

Pero la App para control de asistencia de Sesame HR es capaz de ofrecer mucho más. A continuación conocerás algunos problemas y cómo podrías resolverlos.  

Resuelve problemas con la APP para control de asistencia de Sesame HR

Algunos de los problemas que Adriana resolvió rápidamente con la App para control de asistencia, fueron los siguientes:

1. La empresa tenía diferentes horarios de jornadas laborales y era muy difícil para RRHH supervisarlo. Con la App para control de asistencia fue posible agrupar trabajadores con tipos de marcación similares. El método es juntar grupos con colores. Así RRHH puede ir directamente a revisar el grupo que labora en determinado momento.
2. Algunos vendedores marcaban asistencia fuera de la empresa y era necesario confirmar que estaban en Chile. Con la función de Geolocalización fue posible supervisar ese aspecto con solo encender la función con unos clics.
3. Había dos áreas con material confidencial que requería máxima seguridad para su ingreso. Allí Adriana instaló un sistema biométrico de reconocimiento facial para el control de asistencia del personal asignado. El sistema biométrico es parte de las opciones de la App para control de asistencia. 

En resumen, cada problema que presenta el control de asistencia puedes resolverlo con una App para control de asistencia. De la misma manera en que Adriana lo comprobó, tú también puedes acceder a tu Demo de Sesame HR.