Metodología 5S: ¿en qué consiste y cómo aplicarla?

8 de marzo, 2023

La metodología 5S forma parte de una ola de estrategias dirigidas a mejorar la gestión empresarial.

Debido a que es fácil implementarla y puede generar resultados extraordinarios, muchas empresas no dudan en acogerla.

¿Conoces de qué trata? Si aún no lo sabes, esta es tu oportunidad de obtener una nueva herramienta para mejorar tu empresa. 

Metodología 5S: qué es

La metodología 5S es una herramienta que establece prácticas y hábitos para mejorar los procesos empresariales.

Como resultado, su aplicación eleva la productividad y eficiencia en procesos de producción, relaciones laborales y gestión de equipos. 

En concreto fue desarrollada en la empresa japonesa Toyota en medio de una crisis de productividad en los años ´60.

A pesar de que fue creada en otra cultura y que han pasado algunos años, la metodología 5S continúa siendo relevante. 

Cada “S” corresponde a las etapas que comienzan por esa letra en ese idioma. Pues bien, a continuación te explicamos de qué trata cada una de esas etapas.

5S: qué significa cada S

Seiri (Clasificar y separar lo innecesario)

En esta etapa de la metodología 5S es necesario que separes los objetos necesarios de los que no lo son. Luego debes desechar los elementos innecesarios y tomar acciones preventivas y correctivas para que no vuelvan a aparecer. 

De este modo despejas el área de trabajo y puedes comenzar a aprovechar los espacios que quedan libres. Las técnicas de clasificación de metodología 5S pueden variar y algunas de las que puedes usar son las siguientes:

Determinar cada cuánto tiempo se usa un objeto y en base a ello determinar su desecho o reubicación.

Por ejemplo, si un objeto se usa cada 5 o 6 años, entonces debes desecharlo por completo.  Claro está, a menos que se trate de un objeto muy costoso y que sea difícil de reponer.

En este caso, solo se le asigna una nueva ubicación o se envía a un almacén. Por otro lado, si el objeto se usa con una frecuencia igual o menor a tres años, entonces se mantiene dentro del área de trabajo. Y los que se usan diariamente deben estar al alcance de la mano del trabajador. 

Establecer un sistema de colores tipo semáforo

Con este método se clasifican y etiquetan los objetos de la misma manera en que funciona un semáforo. Es decir, los etiquetados con rojo, los desechas. Los etiquetados con amarillo los pones en duda. Finalmente, los etiquetados en verde, los mantienes en el área.

Seiton (Orden y organización)

Aquí lo que corresponde es definir una manera práctica y rápida de ubicar los objetos necesarios. De este modo es posible encontrarlos, usarlos y reponerlos fácilmente.

Algunos métodos consisten en determinar la frecuencia de uso, uso de etiquetas, delimitar los espacios de trabajo, etc.

Seiso (Higiene y limpieza)

La etapa de higiene se trata de limpiar los objetos y el área de trabajo y mantenerlos así. Pero va más allá al proponer detectar cuáles son las causas y fuentes de suciedad. 

De ese modo es posible controlarlas, corregirlas o eliminarlas. Debido  a que ya se clasificó y organizó el espacio de trabajo, es mucho más fácil cumplir con este paso.  La higiene es un tema ampliamente regulado en la normativa chilena. 

Así encontramos que las empresas están  obligadas a contar con un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad. Y según la Encuesta Laboral 2019 (ENCLA 2019), el 97,5% de los empleadores ha introducido mejoras en este aspecto.

Por lo tanto, la introducción de la metodología 5S es totalmente compatible con las empresas chilenas.

Seiketsu (Estandarización)

En esta etapa se crean las bases para mantener lo que se ha logrado en etapas anteriores. Para hacerlo es necesario crear hábitos, políticas y rutinas.

Esas herramientas son la base  del monitoreo, auditoría y vigilancia de lo que se ha convertido en estándar.  Es decir, lograr repetir una y otra vez la metodología 5S para lograr la mejora contínua.

Shitsuke (Disciplina)

La metodología 5S en esta etapa busca convertir todos los pasos anteriores en un proceso de aplicación permanente.

Debido a ello establece un control preciso que permite corroborar que la metodología 5S se cumple según lo proyectado. 

Para lograrlo hace comparaciones, llega a conclusiones, hace auditorías, y modifica las gestiones cuando es necesario. 

Claro está que es indispensable implicar a todo el personal en el cumplimiento de la metodología 5S. De este modo la metodología 5S se convierte en una gestión de equipos. 

Todas etapas de la metodología 5S ya deben haberte dado una idea de lo que pueden mejorar los procesos empresariales. 

Si todo se lleva a cabo a través de un gestor de tareas, los empleados de una empresa pueden asegurar su implementación. 

Y para aumentar la visión de lo que puedes lograr, debajo encontrarás algunas ventajas que se pueden obtener con la metodología 5S.

Ventajas de aplicar la metodología 5S

Mejor aprovechamiento del espacio

Al liberar los espacios de objetos y elementos innecesarios, es posible optimizar el uso del espacio disponible. Es así que es posible crear nuevos módulos de trabajo, incluir nuevas maquinarias, crear zonas de recreación, etc. 

Aumento de bienestar del empleado

Con las etapas de limpieza y orden de la metodología 5S, el espacio adquiere una nueva dimensión. Como resultado, los empleados se sentirán más cómodos y seguros.

Promueve procesos más eficientes

Con la metodología 5S las herramientas están siempre a la mano y por ello los procesos pueden ser más rápidos. Como resultado aumenta la eficiencia y la productividad. 

Previene riesgos y accidentes laborales

La organización de los espacios y herramientas y la participación del empleado en ello ayuda a prevenir accidentes.

En Chile la normativa exige que los empleadores adopten medidas para proteger la vida y salud de los trabajadores. 

De hecho,las empresas con más de 100 empleados deben contar con un departamento de Prevención de Riesgos.

Así encontramos que la Encuesta Laboral 2019 (ENCLA 2019) reveló que en el 98,9% en que existe, está  cargo de un especialista en riesgos laborales. 

Este dato da cuenta de la importancia que tiene este aspecto. En este sentido, la metodología 5S se adapta perfectamente a la normativa chilena. 

Aumento de la productividad

Cada etapa de la metodología 5S mejora un aspecto de la productividad. Así encontramos que con el orden los trabajadores pueden encontrar más fácilmente sus herramientas de trabajo.

Además, el aumento de su sensación de bienestar da pié a que trabajen con mayor ímpetu, compromiso y creatividad. 

Cómo hacer una auditoría 5S

La auditoría de la metodología 5S es una herramienta que se aplica para evaluar que cada una de sus etapas se cumpla correctamente.

En este sentido, cada etapa se evalúa individualmente y al final se hacen las conclusiones. 

Para llevar a cabo la auditoría, es recomendable utilizar listas de comprobación que a su vez contengan preguntas precisas. Además, cada área o departamento requiere que se adapten las preguntas de cada etapa. 

A continuación te indicamos un ejemplo de una lista de verificación general que puede adaptarse luego a cada área:

1. Seiri (Clasificar y separar lo innecesario): verificar que sólo estén presentes los elementos u objetos necesarios. ¿Hay algún elemento innecesario o que no se use según lo estipulado?.
2. Seiton (Orden y organización): revisar que todos los objetos estén debidamente identificados y que sea fácil ubicarlos. 
3. Seiso (Higiene y limpieza): revisar que las áreas y demás objetos estén limpios y sin obstrucciones. ¿Están las fuentes de suciedad controladas?.
4. Seiketsu (Estandarización): hacer un chequeo que compruebe que todo está almacenado y archivado de manera coherente. 
5. Shitsuke (Disciplina): ¿Se han hecho auditorías periódicas? Está será la pregunta principal para auditar esta etapa. Y por supuesto, ¿cuáles han sido las mejoras que se han logrado con estas auditorías?.

Con la metodología 5S es posible lograr grandes avances en cualquier departamento de una empresa. Y si además usas el gestor de proyectos de Sesame HR para implementarla, las posibilidades de exito aumentan.

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