Sistema de gestión documental Sesame HR: mira cómo ahorrar tiempo y dinero

29 de noviembre, 2022

Un sistema de gestión documental provee un espacio seguro para archivar toda la documentación que genera un empleado. Con el desarrollo de las nuevas tecnologías, estos espacios también pasaron a ser digitales. 

Como resultado, ahora es posible archivar los documentos en softwares como el de Sesame HR. Pero los beneficios de este tipo de  archivo se amplían hasta el manejo, consulta, revisión, reproducción y otros aspectos. 

Y todo ello con el propósito de ahorrar tiempo y dinero. Si quieres saber cómo puedes lograrlo, solo continúa leyendo el siguiente material.

Que es un sistema de gestión documental 

El Organismo Internacional de Normalización a través de su norma ISO 15489-1:2016 dicta las pautas de lo que es un sistema de gestión documental.

Así pues, esta norma señala que la gestión documental “consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos.” 

En consecuencia, un sistema de gestión documental es aquel que cumple todos esos objetivos. Y eso es justo lo que realiza el software de Sesame HR de forma digital. 

Configuración inicial del gestor documental de Sesame HR

El gestor documental de Sesame HR se presenta como la función de gestor documental. Para comenzar a usarlo, un administrador o personal de recursos humanos debe configurar el uso de la herramienta. 

La persona debe tener asignado un rol que le permita acceder a esta parte de la herramienta. Los dos pasos básicos son los siguientes:

1. Ir al menú de Sesame HR en la parte lateral de la pantalla y en el cual encontrarás las diferentes funciones del software en formato de aplicaciones. 
2. Ir hasta la aplicación que indica “Gestor Documental” y hacer click sobre ella para que aparezca el gestor con todas sus funciones. 

Qué puedes hacer con el sistema de gestión documental de Sesame HR

Ya configuraste el software de Sesame HR. Y con ello aseguraste que incluyes el uso del sistema de gestión documental. Pues bien, ahora es tiempo de ver lo que el gestor documental puede hacer, como sigue:

1. Clasificar documentos

El sistema de gestión documental de Sesame HR ofrece un método predefinido de clasificación de documentos. De ese modo puedes cargarlos y luego acceder a ellos de forma ordenada.

No perderás tiempo en carpetas de otros títulos. Pues bien, la clasificación que ofrece el sistema de gestión documental, es la siguiente:

• Face ID: la foto principal de identificación dentro de la organización. Esta misma foto aparece en otras funciones y perfiles para identificar al empleado. 
• Fotos de check: las fotos de check corresponden a otras fotos necesarias para llevar a cabo acciones dentro de la organización. 
• Tickets: los tickets son documentos de gastos originados durante la gestión y trabajo del empleado. 
• Justificantes: son todos los documentos que justifican la ausencia u otro movimiento del empleado. Por ejemplo, justificantes médicos, permisos post-natales, certificados de defunción, etc. 
• Nóminas: el sistema de gestión documental permite que cargues todos los recibos de pago de nóminas a cada empleado. Esto puede incluir recibos de horas extras, bonificaciones, y cualquier otro pago. 
• Documentos laborales: los documentos laborales pueden incluir los contratos de trabajo, curriculums, referencias bancarias y personales, cartas y solicitudes de todo tipo, etc. 

2. Crear y cargar documentos 

Para crear o cargar documentos en el sistema de gestión documental, solo debes hacer click en la aplicación de gestor documental. Esta te llevará al espacio en el que debes seguir las instrucciones de carga que te da Sesame HR. En concreto, puedes usar formatos PDF, imágenes o fotografías, etc.

3. Compartir los documentos

Los documentos que cargas y creas en el gestor documental, los puedes compartir con el empleado que corresponda. Y lo puedes hacer al finalizar su carga o creación.

4. Dara acceso del empleado al sistema de gestión documental

Además de los administradores de recursos humanos, los empleados también pueden acceder al gestor documental. Así encontrarás que cada empleado tiene asignado un perfil en el portal del empleado.

Desde allí puede conectarse y acceder a los documentos. Y por supuesto, también puede compartirlos. 

Con todas estas funcionalidades, el sistema de gestión documental cumple con todas las condiciones de la norma ISO 15489-1:2016. Así pues, puedes comprobar que el sistema de gestión documental permite controlar la carga y creación de documentos. 

También el mantenimiento, uso y disposición. Y por supuesto, de manera muy eficiente porque solo necesitas hacer unos cuantos clicks en un sistema totalmente organizado.

El complemento del gestor documental con otras funciones de Sesame HR

Sesame HR es un software que ejecuta numerosas funciones dentro del área de RRHH. Debido a esto no debes extrañarte de que todas sus funciones se complementen.

En el caso del sistema de gestión documental, puedes encontrar que algunos les complementan especialmente así:

Base de datos de empleados

La base de datos de empleados es un cuadro de mando centralizado de toda la información del trabajador. Un gerente de recursos humanos decide qué campos incluir en la ficha del trabajador.

En este sentido, puede optar por agregar la carpeta de gestor documental para ser visualizada en los primeros puestos. 

Bolsa de horas extra

La bolsa de horas extra te permite calcular todas las horas extraordinarias que cumple un trabajador. Posteriormente, esta arroja los recibos y puedes incluso crear informes de todo ello. Al final puedes archivar todo eso en el sistema de gestión documental. 

Encuestas

Con las encuestas obtienes numerosos datos de los trabajadores. Y cuando llega el momento de tomar acción, podrías generar documentos. Es allí cuando puedes usar el sistema de gestión documental y archivar los documentos necesarios.

En síntesis, con el sistema de gestión documental logras ahorrar tiempo en la creación y manejo de documentos. Con solo unos clics es suficiente para acceder y visualizar los documentos. También ahorras dinero con el espacio físico y al aprovechar el tiempo en labores mpas productivas.

Y cuando lo complementas con las demás funciones del software, entonces obtienes un sistema completo de un empleado.

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