Mejora el control de la solicitud de vacaciones de tus trabajadores

25 de noviembre, 2022

La gestión de la solicitud de vacaciones es una tarea importante que realiza el área de Recursos Humanos de una empresa. Asegura que la organización no tenga problemas legales con sus empleados y sus ausencias.

Además, proporciona a los empleados una imagen positiva de la empresa. Lo que puede influir en la motivación del talento y en la satisfacción laboral de todos.

¿Cómo se toman las vacaciones legales en Chile?

Nuestro Código del Trabajo, indica que los trabajadores con más de un año de servicio tendrán derecho a gozar de un feriado anual de 15 días hábiles, con pago de su remuneración íntegra.

Los trabajadores que prestan servicios en la Duodécima Región y Antártica chilena y en la Undécima Región y en la provincia de Palena de la Décima Región, tendrán un feriado anual de 20 días hábiles.

Ley N° 20.058

¿Cuáles son los principales errores de una empresa al gestionar la solicitud de vacaciones?

Los errores en el control del feriado legal son determinantes en los resultados de la empresa. Se producen casi siempre por:

• Falta de planificación.
• Mal cálculo de vacaciones.
• Estrategia deficiente de Recursos Humanos y de los directivos.

Mira estas cinco fallas al tramitar la solicitud de vacaciones y que retrasan el «hacer maletas» de tus empleados.

1. Falta de gestión y planificación

Este es un error muy común. Mientras se hace el cálculo de vacaciones no se prevé con suficiente antelación a quienes les toca salir. Por tanto, es frecuente que sea el mismo trabajador que le recuerde a su supervisor que se acerca su descanso anual.

A pesar de ser responsabilidad del personal de Recursos Humanos llevar la solicitud de vacaciones, los supervisores también deben participar para predecir las ausencias. ¡Un empleado tomando sol en Punta Cana no tiene porqué detener tu empresa!

2. Desconocimiento de la ley

Las vacaciones es un derecho no una recompensa. La solicitud de vacaciones está legislada dentro del Código del Trabajo de Chile, en su libro I, título I, capítulo VII, titulado Del Feriado Anual y de los Permisos.

Hay que anticiparse a cualquier tipo de sanción y detalles legales. Por tanto, los profesionales de Recursos Humanos deben conocer las reglas del Código al derecho y al revés.

3. Falta de automatización

Cuando un proceso no está automatizado, por mucho que los implicados en Recursos Humanos actúen de buena fe, hasta en los más mínimos detalles, la posibilidad de equivocarse es muy alta.

¿Qué es eso de hacer el cálculo de vacaciones de forma manual, ya sea a través de hojas de Excel o notas en una pizarra! ¡Cuidado! Actualmente, existen softwares muy buenos que ayudan a minimizar los errores.

«No puede ser que, en pleno siglo XXI, todavía existan muchos departamentos de RR. HH. que confíen la anotación de una información tan sensible y cambiante (…) en una herramienta como el Excel.

Este programa es muy resolutivo para otras muchas cosas, sin embargo, no lo es para cuadrar las vacaciones, puesto que no es ágil, ni eficaz».

www.observatoriorh.com

4. Externalizar la solicitud de vacaciones

Subcontratar la tarea de seguimiento de vacaciones a un outsourcing es una opción, sí, muy cómoda, pero debes ser cauteloso.

Nadie conoce tu empresa mejor que tú. Si no tienes el más mínimo control en el cálculo de vacaciones, también el riesgo de equivocarte es elevado.

5. No advertir el flujo de caja

Comprometer el flujo de dinero puede ser un condoro en el control de la solicitud de vacaciones, que puede generarte un agujero financiero.

Imagínate, si no planificas y varios empleados salen de vacaciones al mismo tiempo, tendrás que pagarles a todos salarios por adelantado. ¡Organiza tus gastos de nómina con anticipación!

¿Cómo afecta la mala gestión de las solicitudes?

Para Diana Barrera, las vacaciones no afectan la productividad de una empresa, al contrario, tiene un impacto directo en el mejoramiento del desempeño y motivación del empleado.

Sin embargo, si no se planifican adecuadamente los recursos y el tiempo, se afectará el proceso del cálculo de vacaciones. Además, tus trabajadores podrán disgustarse y si extiendes la solicitud se sentirán explotados.

Las mejores formas de registrar y controlar las solicitudes

A continuación, vamos a nombrar diez puntos para tener en cuenta:

1. Definir el periodo de solicitud de las vacaciones con anticipación.
2. Llevar un registro actualizado de los días gastados y de los pendientes.
3. Informar a cada empleado de cuántos días le toca.
4. Concretar muy bien un orden de prioridad.
5. Precisar y exponer el número de empleados que pueden disfrutar las vacaciones al mismo tiempo.
6. Especificar en qué periodos de tiempo no se consiente tomar vacaciones.
7. Acuerdo sobre los periodos de tiempo en los que sí se permiten. Por ejemplo, las vacaciones colectivas.
8. Comunicar el protocolo de Recursos Humanos para la solicitud de vacaciones.
9. Revisar diariamente las fechas reservadas.
10. Realizar un calendario actualizado mediante un software para el cálculo de vacaciones.

Los días de feriado legal en Chile según el contrato

En Chile, los trabajadores que presten servicios continuos al mismo empleador en virtud de dos o más contratos por obra o faena determinada y que sobrepasen el año, tiene derecho a un feriado anual de 15 días hábiles, con remuneración íntegra.

¿Cómo se calculan los días de vacaciones proporcionales?

El cálculo es muy sencillo. Debes realizar una multiplicación de días de vacaciones por la cantidad de días trabajados en el año incompleto. Recuerda que el trabajador con contrato acumula 1,25 días por mes de trabajo.

Por ejemplo, si se han trabajado 8 meses y 24 días, el trabajador acumula 11 días de vacaciones. Como muestra, el siguiente cálculo:

8 meses × 1,25 + 24/30 × 1,25 = 11

También, hay que tener en cuenta para el feriado proporcional los meses de menos o más de 30 días:

• Febrero: aunque tiene 28 o 29 días, si el empleado trabaja todos los días de este mes hay que asignarle 30 días.
• Meses de 31 días: aunque se trabajen 21 días, no se puede asignar más de 1,25 días por mes trabajado.
• El feriado debe ser continuo, pero el exceso sobre diez días hábiles puede fraccionarse por acuerdo entre empleador y trabajador.

Usar un software para tener todo bajo control

Si deseas tener el cálculo de vacaciones o del feriado proporcional enseguida, el gestor de vacaciones de Sesame HR, cuenta con las herramientas necesarias para lograrlo.

Fíjate que hasta tendrás una alarma de notificación de cuándo un trabajador haga una solicitud de vacaciones. Compruébalo en una demostración gratis.