Control de horas en la empresa: cómo ayudan las nuevas tecnologías

11 de agosto, 2022

Al hablar de control de horas es común pensar en el control de asistencia laboral. Pero esta no es la única exigencia laboral que requiere este tipo de control.

Por suerte, las nuevas tecnologías y la digitalización se han convertido en grandes aliadas de cualquier empresa. Así como de los trabajadores.

Mediante softwares, inteligencia artificial o sistemas biométricos es muy fácil controlar todo lo que hace un trabajador con su tiempo. 

En este sentido, los beneficios no se hacen esperar para pymes y grandes empresas. ¿Por qué? Porque existe una solución adaptable para cada tipo de empresa o industria.

¿Quieres conocer la importancia del control horario? Pues atención porque te contamos cada detalle para que lo entiendas de la mejor forma posible.

¿Qué es el control de horas?

El control de horas es el registro y monitoreo del tiempo dedicado por un trabajador a sus actividades laborales. Estas pueden consistir en:

• Entrada y salida de la empresa.
• Permisos.
• Vacaciones y ausencias.
• Turnos.
• Horas extras. 

También se recoge el tiempo para ejecutar tareas y proyectos. Así como cualquier otra actividad susceptible de ser medida con el tiempo. 

¿Por qué es necesario el control de horas?

El control de horas no es un fenómeno nuevo. De hecho, ha estado presente desde el inicio de la era industrial.

Al principio, solo se trataba de controlar el ingreso y salida del trabajador. Todo con el objetivo de garantizar la ejecución de las tareas. 

Luego, el control se convirtió en un elemento para calcular las hora extras. Pero las empresas empezaron a evolucionar y necesitaron extender el control horario hacia otras actividades.

Entonces, ¿cuáles son las principales razones por las que es necesario establecer un control de horas hoy en día? Veamos:

Para cumplir la ley

La importancia del control de horas no pasó desapercibida para el gobierno y las leyes. Como resultado, el Código del Trabajo de Chile obliga a todas las empresas a llevar un control horario. 

En primer término establece un sistema manual a través de libros y anotaciones. Pero desde hace varios años la Dirección del Trabajo permite el uso de los software de recursos humanos.

Haciendo obligatorio el control de horas, la ley busca evitar o resolver cualquier disputa entre trabajadores y empleadores.

Facilitar decisiones estratégicas 

¿Cómo puede la gerencia de una empresa tomar mejores decisiones? Conociendo, por ejemplo, el uso del tiempo por parte de sus trabajadores. Otro de estos aspectos pueden ser:

• El aumento de la plantilla.
• Cambios de turnos.
• Manejo de horas extras.
• Expansión o reducción de actividades.

Todo ello les permite avanzar hacia la excelencia en sus operaciones.

Medir la productividad

Calcular la cantidad de trabajo realizado en un periodo de tiempo permite medir la productividad.

Y con ello es posible hacer cambios o mejoras cuando sea necesario. De este modo, la empresa se mantiene competitiva. 

Reducción de costos de operación

Primero, permite contar y pagar las horas que un empleado trabaja. En segundo lugar, facilita hacer cálculos precisos para otros beneficios del trabajador. 

El rol estelar de la tecnología en el control de horas

La tecnología está cumpliendo un rol clave en materia de control de horas. Por tanto, no debe extrañarte el hecho de encontrar un monitoreo de horas en muchas actividades. 

En este sentido, la precisión que otorgan los sistemas de control es asombrosa. 

Como resultado, la tecnología ayuda optimizando todos los procesos controlados por horas. ¿Cómo? Pues lo hace sobre todo al afectar en los siguientes tres aspectos:

1. Productividad

• La tecnología permite la automatización

Como resultado, los procesos son más rápidos y expeditos. Ello deja más tiempo a los trabajadores para dedicarse a sus labores.

Por otro lado, el personal de recursos humanos puede dejar de dedicar trabajo manual a estas tareas.

• Reducción de errores y retrasos

Un software de control horario ofrece una gran precisión y permite reducir los errores.

De hecho, algunos softwares como el de Sesame HR notifica al trabajador cada vez que marca la entrada y salida.

De ese modo, el trabajador puede solicitar los cambios que necesite al momento y sin pérdida de tiempo.

• Monitoreo de trabajo constante

Usar el software de control de asistencia laboral en diferentes aplicaciones permite que empresa y trabajador monitoreen el uso de su tiempo. De este modo pueden hacer los ajustes necesarios para mejorar su productividad.

2. El control de horas aporta bienestar laboral

• Reducción de disputas entre trabajador y empresa

La precisión de la marcación de horarios reduce y elimina disputas. Cada marcación queda registrada con exactitud en el software.

Así pues, al presentarse discrepancias, el software revela todos los detalles que ayudan a conciliar la situación. 

• Confianza del empleado

Con la tecnología de control de horas, el empleado siente la confianza de que los datos de su tiempo trabajado son fiables.

• Método preciso para calcular hora extra

Las horas extraordinarias son un ingreso salarial importante para muchos trabajadores.

¿Qué sucede cuando la marcación de hora extra se diferencia del horario regular? Que el empleado se queda más tranquilo respecto al cálculo de su esfuerzo adicional.

Por otro lado, las empresas pueden estimar con precisión lo que pagan. Además de cumplir con la legislación chilena. Destacar que esta limita el número de horas extras semanales que un trabajador puede cumplir. 

3. Conciliación de trabajo y vida social

• Posibilidad de teletrabajar

Un software de marcación horaria y otras apps de control de tiempo permiten que el empleado pueda teletrabajar.

Al funcionar los softwares en la nube, con una conexión a internet basta para poder marcar. 

• Mayor flexibilidad de horario

El trabajador puede establecer horarios flexibles que le permitan fijar su propia agenda de trabajo.

De esta forma pueden dedicar el tiempo que necesiten a su vida personal y social. Ello facilita el establecer y supervisar turnos de trabajo, así como cambiarlos y organizarlos. 

• Cumplimiento exacto de los horarios de trabajo

El control de horas permite que el trabajador cumpla su horario con exactitud. Es decir, ni más ni menos de las horas estipuladas en el contrato.

De este modo, cuando llega la hora puede abandonar el recinto o parar si trabaja en remoto. 

En conclusión, hoy en día la tecnología es uno de los principales componentes de los sistemas de control de horas. De ahí la popularidad de los softwares como el de Sesame HR. 

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de control horario puedes continuar en nuestra sección de recursos.