Organigrama de una empresa: su relevancia en las PYME

25 de agosto, 2022

Las PYMEs se han convertido en parte clave de la economía chilena. Aún así, estas empresas aún tienen camino por recorrer para aumentar su competitividad. De ahí, la importancia de usar el organigrama de una empresa.

¿Para qué? Para ayudar en su crecimiento basado en la digitalización. Y es que, en cierto modo, los organigramas son fruto del desarrollo de nuevas tecnologías. 

No obstante, muchas PYMEs no son conscientes del valor que les puede aportar. Si formas parte de una de ellas, vamos a contarte por qué debes preparar un organigrama.

¿Qué es una PYME?

El término PYME es el acrónimo de pequeña y mediana empresa. Según el Ministerio de Economía son las compañías que tienen entre 2.400 y 100.000 UF de ventas anuales.

Por otro lado, para desglosar la diferencia con grandes empresas también se hace referencia al número de empleados. De este modo, una PYME no puede excederse de 250.

Estas cifras evidencian la necesidad de desarrollar el organigrama de una empresa.

Y es que liderar y organizar ese número de empleados exige aplicar los mejores recursos. 

Entendiendo el organigrama de una empresa

Para decidir implementar el uso del organigrama de una empresa necesitamos entender esta herramienta desde distintos ángulos.

1. Representación

Para empezar, el organigrama de una empresa representa de forma gráfica la organización de sus trabajadores. 

2. Elementos

También incluyen elementos como roles, flujos de comunicación, jerarquías y poder de mando. No obstante, la clave de su eficiencia está en su simplicidad.

3. Vista rápida

Un organigrama debe entenderse echando un vistazo rápido. Así, una persona de recursos humanos puede obtener información rápida y valiosa sobre cómo funciona la empresa.

Por otro lado, los trabajadores también deben poder ubicarse de forma sencilla.

También es posible desarrollarlo y completarlo con detalles acerca de su funcionamiento. Para ello es posible crear manuales que detallen su uso y aplicación.

Esto dependerá siempre del tipo de organigrama que se use.

Tipos de organigrama de una empresa más usados en PYMEs

Existen muchos tipos de organigramas. Sus distribuciones varían según el punto de vista con el que se evalúen. Así como del sector o industria de la empresa.

Si estás pensando en implementar uno en tu PYME, estos son los tipos más importantes:

Según el tipo de contenido

Podemos encontrar los organigramas integrales, de plazas y el funcionales. ¿Vemos sus diferencias?

Integrales

Muestran todas la áreas de una empresa y su principal objetivo es dar una visión global de la organización. 

De puestos o plazas

Muestra todas las posiciones disponibles en una empresa. Tiene el objetivo de contar y determinar el equipo de trabajo o los puestos a ocupar.

Organigrama funcional

Utiliza y detalla las funciones de cada área o puesto de trabajo para desarrollarlas. A partir de ahí, genera los flujos y conexiones entre un puesto y otro.

Según su representación visual

Según la forma en la que se puede visualizar podemos encontrar cinco tipos. Vamos a verlos:

Vertical

Este organigrama de una empresa fluye como una pirámide desde una posición superior. A partir de aquí surgen los diferentes puestos y áreas de manera descendente.

Horizontal

Se elabora de izquierda a derecha, desde donde fluyen las diferentes jerarquías. A medida que se expande a la derecha surgen nuevos puestos y obligaciones. También las conexiones entre un cargo y otro. 

Circular

Aquí la jerarquía va desde el centro hacia el exterior de un círculo. Suelen ser más complejos. En este caso, estos son ideales para grandes empresas. 

De bloques

Este modelo es similar a los organigramas verticales, pero contienen bloques con muchas posiciones. 

Mixtos

Combinan dos o más tipos de organigramas de cualquier categoría. Hoy en día es común encontrarlos con más frecuencia.

Debido a los constantes cambios, las empresas buscan mantener sus estructuras y a la vez solucionar sus necesidades. 

¿Por qué una PYME debe contar con un organigrama?

Estas empresas son como una pequeña semilla que seguirá creciendo a medida que desarrolle su producto. A su vez, este crecimiento debe apoyarse en una estructura sólida que le permita expandirse o mantenerse. 

Y no hay duda de que la organización del personal es el primer factor a tomar en cuenta.

Así pues, estas son algunas de las razones más importantes para crear el organigrama de una empresa.

Muestra hacia dónde quiere crecer la empresa 

Además de mostrar las posiciones y flujos de trabajo actuales, este puede contener las posiciones que se pretenden cubrir. Como resultado, es posible prever el camino que quiere recorrer la empresa. 

Señala dónde acudir por respuestas o soluciones

El organigrama muestra los diferentes puestos, áreas o funciones de cada puesto. En cualquier caso, facilita encontrar a la persona encargada de manejar temas particulares.

Permite detectar fallas en la organización

Cuando los flujos de trabajo se atascan puede usarse el organigrama para detectar los errores.

Como resultado, es posible hacer los cambios de personal o funciones necesarios para avanzar y retomar los flujos correctos.

Posibilita determinar las necesidades de contratación

A medida que avanzan las operaciones, también surgen nuevas vacantes o puestos que cubrir. De este modo, el organigrama de una empresa permite visualizar cuales son esos puestos.

En ocasiones, este puede plasmar una necesidad futura. Pero en otras se podrán ir agregando nuevos puestos a medida que crece la empresa. 

Muestra seriedad para nuevos inversores

Es común que las PYMEs requieran nuevas inversiones para poder seguir creciendo. Para ello, los inversores querrán saber la viabilidad y seriedad de los proyectos.

Así, la presencia de un organigrama que muestre los flujos de trabajo y jerarquías demuestra compromiso por el proyecto. 

El organigrama de una empresa libera espacio y esfuerzos

Después de crearlo e implementarlo, el flujo de trabajo suele avanzar de forma más eficiente.

Cómo resultado, los empleados pueden enfocarse en las operaciones con menos demoras. Y es que ya saben a donde acudir para recibir soluciones o respuestas. 

Ayuda a asignar los recursos correctos a cada trabajador

Esto pasa con remuneraciones más objetivas o con los recursos materiales necesarios para trabajar. 

También es posible usar las funciones de softwares de recursos humanos. Estas tecnologías se enfocan en sacar provecho de las posiciones de los trabajadores en diferentes puestos del organigrama.

Por ejemplo, con el gestor de tareas que establecen jerarquías entre jefes y subordinados.  

El primer organigrama de una empresa en una PYME

No es extraño que al inicio de operaciones de una PYME esta se enfoque en producir o vender. Aún así, es esencial establecer un organigrama de una empresa que permita fluir a su personal. 

En cualquier caso, el primer organigrama para una PYME no tiene que ser perfecto. Pero sí debe ofrecer la flexibilidad necesaria para expandirse o cambiar.

Ya conoces los beneficios de aplicar los organigramas. Ahora depende de ti encontrar las herramientas que ayuden a tu empresa o equipo. Por eso, te invitamos a conocer más sobre este y otros temas de recursos humanos en Sesame HR.