Todo lo que debes conocer sobre el reloj de control digital

24 de noviembre, 2022

El uso del reloj de control digital para monitorear el control de asistencia de los empleados chilenos es ahora un sistema aceptado. Para ello, ha contribuido la regulación y actualización de la normativa de la Dirección del Trabajo que va a la par de los adelantos tecnológicos. 

Y es que la evolución llega al punto de incluir la tecnología del reloj biométrico y es posible que cualquier empresa pueda utilizarlo. 

Por tanto, aquí encontrarás todo lo que debes conocer para que una empresa y su área de Recursos Humanos puedan aprovechar esta tendencia. 

¿Qué es un reloj de control digital?

Un reloj de control digital es un mecanismo que proporciona la hora en formato digital. También permite agregarle un mecanismo de control de marcación de ingreso y salida de los trabajadores.

Estos sistemas de marcación pueden ser de los más variados. 

En concreto, pueden ser sistemas computacionales, biométricos, de georreferenciación, etc. Es común que el reloj se encuentre integrado en un software de Recursos Humanos o aplicaciones digitales que pueden integrarse a teléfonos móviles. 

La Dirección del Trabajo y el control digital

Para empezar, cuando se habla de control digital, esto se refiere al control horario de ingreso y salida de los trabajadores del lugar de trabajo.

En este sentido, la Dirección del Trabajo ha dictado la normativa necesaria para que este tipo de control de asistencia sea implementado en las empresas chilenas. 

Normativa aplicable

En primera instancia, la DT continúa permitiendo el uso del método tradicional de control en soporte de papel previsto en el art. 33 del Código del Trabajo. Pero, por otro lado, la ha complementado desarrollando la normativa para los métodos digitales, tal y como sigue a continuación:

1. Dictámen N° 1140/27 de fecha 24/02/16. 
2. Dictámen N° 5849/133 de fecha 04/12/17. 
3. Dict. N° 2827/58 de fecha 28/12/2021

Los dictámenes de los años 2016 y 2017 fijaron las primeras pautas para el uso de relojes de control digital. Además aclaran su uso en concordancia con el resto de la legislación vigente en materia de control de asistencia. 

No obstante, en el reciente Dictámen del año 2021 se hacen importantes actualizaciones a los requisitos técnicos que los sistemas digitales de registro y control de asistencia deben cumplir.

Por tal motivo, los sistemas que requieran certificación, deberán ajustarse a la nueva normativa.

Actualizaciones en la nueva normativa

El último Dictámen del año 2021 introdujo numerosos detalles y entre los más relevantes están los siguientes:

• Cada empleador solo podrá instalar un solo sistema de control de asistencia para todos sus dependientes y que puede ser en soporte de papel o soporte digital. 
• Establece condiciones para corregir, reemplazar o agregar marcaciones.
• Los trabajadores deben ser capacitados en el uso del reloj digital para su marcación de asistencia. 
• Los empleadores que usen un sistema digital no estarán obligados a generar y firmar el reporte semanal exigido por el Ministerio del Trabajo en su Reglamento N° 969. 
• Se establecieron reglas generales para la visualización y emisión de reportes de marcación que incluyen la visualización, el tamaño de la letra, etc. 
• La plataforma debe ser accesible 24/7.

En síntesis, la experiencia práctica de la Dirección del Trabajo ha permitido ahondar en los requisitos y condiciones que un reloj de control digital debe tener. 

5 beneficios de tener un reloj de control digital

1. Favorece y permite el control de asistencia para trabajadores remotos, en horario flexible o en modo teletrabajo.
2. Cumple con la normativa requerida por las leyes chilenas.
3. Permite hacer correcciones y modificaciones de manera ágil y sencilla.
4. Los relojes pueden instalarse en empresas de cualquier tamaño y con cualquier número de trabajadores.
5. Pueden emitir reportes de marcación que facilitan la evaluación del trabajador y del sistema de control de asistencia de la empresa. 

Integrar un reloj de control digital a una empresa

En la actualidad, la mejor opción para integrar un reloj de control digital a una empresa, es a través de softwares de gestión de Recursos Humanos.

Además de proveer el reloj digital también ofrecen tecnología complementaria de marcación que puede variar según las necesidades del cliente. 

En otras palabras, pueden integrarse con un:

• Reloj biométrico.
• Otros sistemas computacionales.
• Aplicaciones móviles.
• Sistemas de geolocalización.

Mejor aún es que pueden recibir nuevas actualizaciones tecnológicas a medida que esta vaya avanzando. 

Por otro lado, las exigencias actuales de flexibilización laboral traen nuevos retos al tema de control de asistencia.

En este sentido, un software que pueda manejar todas esas incidencias lo convierte en la opción ideal. Ahora bien, en la práctica, ¿cómo se puede integrar el reloj? Estas son algunas alternativas:

La empresa puede desarrollar su propio software 

El software puede desarrollar su software que incluya un reloj de control digital. Aunque es factible, puede resultar muy costoso y llevar mucho tiempo para implementarse.

En este sentido, la Dirección del Trabajo se pronunció aclarando que no existía impedimento para hacerlo. 

Adquirir una licencia para el uso de un reloj digital 

Al hacerlo de esta manera, la empresa solo debe contactar a la empresa que ofrece el servicio. La instalación es inmediata y los desarrolladores cuentan con un soporte de primera calidad. 

Integrar el reloj digital de control de asistencia con Sesame HR

Al integrar un reloj de control digital mediante un software de Recursos Humanos, la empresa obtiene mucho más que solo el reloj.

En primer lugar este tipo de software cumple las normativas solicitadas por la Dirección del Trabajo. Esto lo pone a la vanguardia en tecnología.

Por otro lado, el software ofrece otras funciones que contribuyen a una mejor supervisión y gestión por parte del departamento de Recursos Humanos. Tal y como sigue:

• El software puede integrase con reloj biométrico, huella dactilar, reconocimiento facial, código QR y otros sistemas biométricos disponibles en el mercado. 
• Ofrece sistema de geolocalización con GPS.
• Permite cambios y corrección de errores de marcación.
• Los paneles de visualización permiten asignar diferentes colores de marcación para mejor control de Recursos Humanos con solo un golpe de vista. 
• Permite integrar cualquier tipo de jornada laboral, bien sea flexible, trabajo remoto, en sede principal, sucursales, etc. 
• Puede emitir reportes con validez legal para los inspectores de la Dirección del Trabajo. 

En resumen, el software de Sesame HR permite una excelente integración con un reloj de control digital. A su vez, integra con las mejores funciones que permiten que el reloj ofrezca su mejor rendimiento.