Mejora la comunicación con los empleados a través del portal del trabajador

24 de noviembre, 2022

La digitalización, el trabajo remoto y la flexibilidad traen nuevas exigencias al mercado laboral. Una de ellas es la necesidad de mayor autonomía por parte de los trabajadores.

Debido a esto se han desarrollado diversas herramientas entre las cuales se cuenta el portal del trabajador. 

Y lo mejor de todo es que al aprovechar sus características es posible mejorarlo cada vez más. Al igual que otros aspectos como la comunicación interna.

Pues bien, aquí encontrarás la información que cualquier departamento de recursos humanos puede usar para aprovechar al máximo esta herramienta de gestión de personal. 

¿Qué es el portal del trabajador?

Un portal del trabajador es una herramienta digital de comunicación y gestión de personal.

Es decir, a través de este pueden llevar a cabo de manera directa funciones y tareas relacionadas con el área de recursos humanos. Además, constituye un canal de comunicación directo entre la empresa y el trabajador.

Principales propiedades de un portal del trabajador

Un portal del trabajador puede tener muchas funcionalidades. Y con el avance de la tecnología y la familiarización con el uso de estas herramientas, la tendencia es ir agregando cada vez más funciones.

Sin embargo, estas 5 características deben estar siempre presentes para garantizar su máximo aprovechamiento. 

Accesible

La accesibilidad puede verse desde 3 puntos de vista. 

• En primer lugar, debe ser 24/7 para facilitar que el empleado lo haga cuando tenga el tiempo y disponibilidad. 
• En segundo lugar, la flexibilidad y movilidad actual exige que pueda hacerse desde cualquier punto geográfico. 
• Y finalmente, accesible desde el teléfono móvil. Estos dispositivos se han convertido en herramientas de trabajo indispensables y en muchos casos la mejor  opción. 

Fácil de usar

La facilidad de uso comienza porque debe ser intuitivo. En principio, el usuario no debería requerir entrenamiento especial.

Contrariamente, el portal del trabajador debe tener instrucciones sencillas que permitan navegar fácilmente hasta llegar al punto que se necesita accionar. 

Integrar un sistema de comunicación

El portal debe incluir su propio sistema de comunicación. Este puede ser a trav´s de chat directo, correo interno, video, voz, etc.

También puede incluir varios de ellos para diferentes tipos de trámites o acciones.

Así es posible centralizar toda la comunicación relativa al personal y las acciones que se pueden hacer en el portal. 

Permitir gestión de documentación

Los usuarios deben poder acceder a sus documentos, tales como la ficha del trabajador o contratos.

En fin, cualquier otro documento que pueda ser consultado para resolver dudas resolver situaciones personales o profesionales.

Además, las mejores versiones deberían incluir gestores documentales con uso de firmas digitales para intercambiar documentos firmados.   

Seguro

La cantidad de información y gestiones que pueden llevarse a cabo en el portal, requiere que este cuente con gran seguridad.

Afortunadamente, ya existen programas y opciones de seguridad que permiten garantizarla. Por ejemplo, el sitio debe tener los datos encriptados, el sitio web contar con certificado de seguridad. Además debe ser auditado con frecuencia para evitar fallas de virus y similares. 

Flexible

La escena laboral actual es muy flexible. Como resultado, los portales de trabajadores deben ser también lo suficientemente flexibles para permitir cambios y generación de nuevo contenido con regularidad.

De esta forma, se mantiene actualizado con las últimas tendencias en cuanto a gestión de personal. 

Motivos para integrar un portal del colaborador

• Libera a la empresa de tareas repetitivas que pueden hacerse a través del portal, tales como consultas, solicitudes, citas, etc. 
• El portal permite centralizar todas las acciones que se establezcan allí. Por ejemplo, si se permiten las solicitudes de permisos, ausencias o vacaciones, todos los trámites de esa gestión pueden hacerse allí. 
• Centraliza y agiliza la comunicación entre el empleado y la empresa. Al establecer un canal interno, la comunicación llega rápidamente y es más difícil que algo quede sin responder. 
• Permite que el empleado gestione el tiempo que dedica a resolver los asuntos que trata en el portal . Es decir, puede hacerlo sin que interrumpa su productividad y en el momento que más le convenga desde el punto de vista personal. 
• Los empleados pueden gestionar la actualización de la ficha del trabajador por su propia cuenta.

¿Cómo mejora la comunicación el portal del trabajador?

La comunicación entre la empresa y su plantilla de empleados tiene varios ángulos. Y en todos ellos, el portal tiene un efecto positivo. Para entender mejor cómo lo hace se presentan algunos supuestos que cualquier empresa puede agregar y aprovechar:

1. Si el portal se mantiene activo 24/7, el trabajador tiene siempre la opción de enviar su comunicación o revisar la comunicación que la empresa le envíe. Aunque reciba la respuesta algunas horas después en horas laborables, sabe que la comunicación ha sido enviada y tiene un canal de respuesta abierto. 
2. La empresa tiene la facilidad de enviar comunicaciones masivas directas que lleguen a todos los empleados.
3. Con la centralización de la información en el portal del colaborador, la empresa agiliza los tiempos de respuesta a las comunicaciones y solicitudes que reciba. 
4. El canal de comunicación interno del portal bien manejado permite conversaciones ágiles y oportunas. 
5. A través de los procesos automatizados, los usuarios interactúan y reciben notificaciones y respuestas a sus inquietudes de forma ágil y oportuna.
6. La empresa puede generar contenidos adaptados a las necesidades de los trabajadores y de la empresa. Estos pueden ser informativos o educativos.
7. La empresa puede transmitir sus valores, misión y visión a través de la generación de diferentes contenidos, tales como blogs, etc.

En fin, la empresa y el trabajador cuentan con un canal abierto al que se puede agregar toda la información necesaria. Además, la tecnología hace posible interactuar a través de él mediante canales específicos como chat, vídeo, correo, etc. Como resultado, ambos mantienen siempre un contacto cercano y un canal abierto listo para ser usado cuando sea necesario. 

El portal del trabajador y la productividad

El portal del trabajador es una herramienta que también contribuye a mejorar la productividad de la empresa. Y para ello, la comunicación juega un papel crucial. Es así que los empleados pueden recibir respuesta a sus inquietudes de manera directa desde el área de recursos humanos. 

Pero también las reciben cuando interactúan con procesos automatizados. Al hacerlo, satisfacen sus necesidades y requerimientos.

Como resultado, liberan rápidamente el tiempo y el esfuerzo que ocupan en su gestión para luego dedicarse a sus labores productivas con prontitud.

Más aún, el manejo del portal permite que inicien y adelanten sus gestiones en poco tiempo sin afectar demasiado sus labores. 

Por otro lado, a través del portal, la empresa puede generar contenido informativo y educativo que sirva para profundizar el conocimiento de la empresa.

Al hacerlo, aumenta el sentido de pertenencia y responsabilidad del empleado y así aumenta su nivel de productividad. 

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de Recursos Humanos y trámites electrónicos, continúa en Sesame HR.