Elementos esenciales para elaborar un plan de onboarding

31 de octubre, 2022

Un plan de onboarding es la herramienta que permite asegurar el cumplimiento de este tipo de procesos. Con este, es posible plasmar todos los aspectos que serán necesarios para lograr un onboarding del nuevo empleado según los requerimientos de la empresa.

Así pues, es necesario que este contenga una serie de elementos que garanticen el cumplimiento de este objetivo.

¿Qué es un plan de onboarding?

Un plan de onboarding es un documento o archivo que recoge todos los elementos que deben llevarse a cabo de forma sistemática y organizada para ejecutar el proceso. 

Este puede variar dependiendo del tipo de empresa y del tipo de puesto que ocupará el trabajador. No obstante, existe un grupo de elementos que todo plan debe contener:

Elementos que debe tener un plan de onboarding

1. Listado de tareas o checklist

La mejor fórmula de mantener el proceso organizado consiste en crear checklists que contengan el detalle de cada acción a ejecutar.

Estas pueden consistir en:

• Recomendaciones.
• Reuniones.
• Tours.
• Actividades sociales.

Así como cualquier otra que ayude a integrarlo con el equipo de trabajo y la empresa en general. Y además, un orden con diferentes fases o etapas.

2. Materiales y herramientas

Es necesario especificar todos los materiales y herramientas que el trabajador necesitará para llevar a cabo su trabajo.

También los materiales de apoyo y lectura que lo ayuden a entender los objetivos de su puesto y su posición en la empresa.

Toda la documentación y referencias que serán necesarias para completar el expediente del trabajador. 

3. Fijar quién colaborará en el onboarding

Para llevar a cabo este proceso, es necesario que el área de Recursos Humanos designe uno o varios empleados que colaborarán. Estos pueden incluir empleados tales como tutores, compañeros de equipo, consejeros, etc. 

4. Plazo de cumplimiento

Un plan de onboarding debe durar al menos un mes. Sin embargo, las empresas alargan el proceso unos meses adicionales, tienen mayores opciones de obtener mejores resultados.

El tipo de actividades y exigencias puede variar. Pero siempre conservando la aproximación de formación del empleado. 

5. Evaluación

Según avanza el plan de onboarding, las áreas de Recursos Humanos deben evaluar los resultados y obtener informes. De este modo podrán hacer los ajustes necesarios. Estas pueden consistir en:

• Entrevistas al empleado.
• Encuestas.
• Preguntas directas.

6. Cierre del proceso

Con el cierre del proceso de onboarding se abre la opción de que el empleado comience una etapa de producción en la empresa.

Por su parte, Recursos Humanos deberá conservar toda la documentación e informes para usarlos en procesos que puedan surgir en el futuro. 

Ventajas de Sesame HR en un plan de onboarding 

Sesame HR es un software de gestión que incluye una funcionalidad para procesos de onboarding. Allí es posible plasmar y monitorear todo el proceso de principio a fin a través de las siguientes pautas: 

1. Permite crear un checklist flexible que puede personalizarse según las características de cada empleado.
2. Los encargados de recursos humanos pueden hacer sus anotaciones en cada uno de los espacios que especifiquen tareas y actividades del proceso para controlar el avance.
3. Es posible adaptarlo para hacer Onboarding de grupos de nuevos empleados o para tan solo un nuevo ingreso.

Las funcoines adicionales del software pueden ser incluidas en el plan de onboarding para complementar el proceso. Y también, es posible permitir la colaboración y acceso de distintos miembros del equipo de Recursos Humanos.

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