5 pasos para realizar una firma electrónica en un documento

10 de octubre, 2022

El mundo ha entrado en un auge del teletrabajo, más autonomía de los trabajadores y el desarrollo de los más avanzados sistemas de comunicación. Cuando todo eso se junta no es extraño conocer que se creen novedosas sistemas para llevar a cabo gran cantidad de actividades de forma remota. Y la firma electrónica es una de ellas. 

Aunque no es un sistema nuevo, ahora se ha popularizado debido al perfeccionamiento de la tecnología, su reconocimiento legal y  los beneficios que ofrece.

Además, es posible estampar una firma electrónica de forma fácil y en tan solo unos cuantos pasos. En este artículo vamos a observar algunos aspectos clave sobre esta valiosa herramienta.

¿En qué consiste la firma electrónica?

Una firma electrónica es el sustituto virtual de la firma tradicional húmeda, ejecutada con bolígrafos u otras tintas.

Ahora bien, existen distintos tipos de firmas electrónicas y en Chile la distinción viene dada por normas legales. En este sentido, la Ley de Firmas Electrónicas (LFE) 19799 del año 2002 establece dos tipos, a saber:

Firma electrónica simple. Se refiere a cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que permita identificar al autor.

Firma electrónica avanzada. Tiene las mismas características de la firma electrónica simple, pero además está certificada por un prestador autorizado por el Gobierno.

Además, la firma electrónica avanzada deberá ser susceptible de ser vinculada a los medios controlados por el prestador del servicio. Así pues, no podrá ser desconocido el documento ni su autoría. 

¿Son válidas las firmas electrónicas?

Sí, la ley reconoce la firma electrónica como válida en cualquiera de sus dos versiones y presume que son ciertas. 

En consecuencia, si alguien impugna la firma o no la reconoce como válida, deberá también probar su falsedad. No obstante, la ley también establece una excepción al señalar que cuando se trate de organismos del Estado u órganos administrativos, estos siempre deberán usar firmas electrónicas avanzadas.  

¿Qué tipo de documentos pueden llevar una firma electrónica?

Cualquier documento electrónico que sea susceptible de ser tratado con tecnología informática, puede soportar una firma electrónica. Es decir, cualquier documento que pueda ser modificado o transmitido a través de medios informáticos. 

Además, la ley dice que todos los documentos y contratos suscritos con firma electrónica tendrán los mismos efectos que aquellos suscritos en papel y por escrito. (art. 3 LFE). 

Esto abre un amplísimo abanico de posibilidades. Porque no solo los documentos que son creados electrónicamente pueden llevar la firma electrónica. Por el contrario, también los que se producen en físico y luego son escaneados o reproducidos de otro modo en formato digital. 

Documentos que no pueden ser firmados electrónicamente

Existen algunas limitaciones derivadas del uso de la firma electrónica para algunos documentos. Es así que el artículo 6 de la ley crea una excepción para los siguientes documentos:

• Los documentos que no puedan realizarse en formato electrónico.
• Aquellos documentos en los que se requiera la concurrencia de las partes.
• Documentos relativos al derecho de familia. 

Pasos para estampar una firma electrónica

Existen varios programas en el mercado que permiten estampar una firma electrónica, tales como PDF, Office, y softwares especializados en empresa y Recursos Humanos, como Sesame HR.

Pero todos ellas mantienen un proceso similar, tal y como sigue a continuación:

1. Abrir el programa e ingresar con las credenciales si fuese necesario.
2. Adjuntar o abrir el documento a firmar.
3. Agregar la firma. En algunos casos se requerirá que el usuario tenga ya una firma escaneada y podrá arrastrarla con el cursor hasta el lugar en el que se ubicará. En otros casos podrá usar un mecanismo provisto por el software, para firmar con en el dispositivo.
4. Hacer clic sobre el ícono que permite la grabación definitiva del documento.
5. Cerrar el programa.

El uso de Sesame HR para firmas electrónicas

El software de Sesame HR también incluye la funcionalidad de firma electrónica. Este mecanismo resulta muy conveniente al administrar Recursos Humanos. Y el hecho de que se encuentre incluido dentro del software, le da mayor veracidad y facilidad de estampa a los usuarios. 

Su uso sólo requiere unos cuantos clics y los encargados de Recursos Humanos pueden enviar el documento a personas que laboren bajo la modalidad de teletrabajo. Además, contarán con los siguientes beneficios:

• Facilidad y rapidez para firmar todo tipo de documentos.
• Agilizar los procesos de verificación de documentos para nuevos empleados.
• Archivar digitalmente los documentos firmados y así ahorrar espacio de almacenamiento físico.
• Seguridad, por cuanto no se pierde o se dañan con el paso del tiempo.
• Los documentos sirven como elementos probatorios y como soporte para trámites ante la Dirección del Trabajo.

¿Tu empresa ya usa la firma electrónica, te parece interesante? Como puedes ver, son muchas las facilidades que esta trae en tu gestión documental.

Si deseas aplicar para una demo gratuita del programa de RR. HH. de Sesame HR (que incluye firma digital y más funcionalidades), ¡adelante! También, te invitamos a leer más contenidos útiles sobre Recursos Humanos.