Gestión de turnos: ¿Cómo organizar horarios de trabajo fácilmente?

5 de octubre, 2022

La gestión de turnos no se limita a la asignación de horarios a los trabajadores. Igualmente es necesario tomar en cuenta todos los cambios que puedan ocurrir a medida que avanza la jornada laboral.

Estos cambios pueden ocurrir debido a circunstancias particulares de los trabajadores o de la empresa, el tipo de actividad y requerimientos legales. 

Por lo tanto, resulta ventajoso contar con herramientas confiables que permitan realizar todos los cambios y ajustes que sean necesarios.  Es así que los softwares y aplicaciones de recursos humanos se han convertido en un gran aliado para gestionar los turnos laborales. 

¿Qué es el trabajo por turnos?

El trabajo por turnos es una modalidad de jornada laboral en la que existen varios horarios de trabajo que son cubiertos por diferentes trabajadores. Es común que este tipo de jornada se implemente en establecimientos industriales o comerciales que requieren continuidad para poder alcanzar sus objetivos. 

Es decir, el tiempo total de funcionamiento de la empresa se extiende más allá de las horas regulares de oficina y puede llegar a necesitar las 24 horas del día y los 7 días de la semana. 

Principales desafíos para gestionar turnos de trabajo

Requerimientos legales

El Código del Trabajo y otras leyes chilenas establecen diversas condiciones que deben cumplirse para gestionar los turnos de trabajo. Por ejemplo, el cumplimiento de tiempos de descanso, la asignación de vacaciones, limitaciones de horarios nocturnos, trabajos en días feriados, etc. La mayoría de ellas están orientadas a proteger la salud y bienestar del trabajador. 

La vida personal de los trabajadores

Cada trabajador tiene sus propias circunstancias personales y con frecuencia ello ocasiona cambios en los horarios pre-establecidos. Así pues, es necesario considerar la salud del trabajador y como los cambios afectan las rutinas o desestabilizan los patrones de sueño. 

La información de la gestión de turnos

Para gestionar los turnos de trabajo es necesario reunir información acerca de los horarios disponibles, las necesidades específicas de cada turno, y definir qué tipo de turno se aplicará. Es decir, si serán turnos rotativos, fijos, o flexibles. Acumular y manejar toda esa información, requiere que se use un sistema eficiente que facilite la gestión.

La comunicación con los trabajadores

La gestión de turnos de trabajo es un proceso dinámico que constantemente está sujeto a cambio. Es así que es necesario mantener una comunicación eficiente con los trabajadores para que puedan ser notificados de cambios y asignaciones oportunamente. Además el trabajador también necesita un canal ágil y fluido que le permita resolver sus dudas.

Los turnos rotativos

Los turnos rotativos son el sistema más exigente porque los trabajadores siempre estén cambiando sus horarios. Ello requiere una justa distribución que permita que todos accedan a los mejores y peores turnos en las mismas condiciones y se evalúe con precisión el nivel de capacidad y responsabilidad.  

El software de Sesame HR para facilitar la gestión de turnos 

Un software de recursos humanos como el de Sesame HR, facilita y resuelve los desafíos que enfrenta una gestión de turnos eficiente. En primer lugar, acumula toda la información y horarios de los trabajadores en una única base de datos. 

Es así que se puede acceder a todo ello con solo unos clics y usar los datos desde dispositivos móviles como tablets y smartphones. Por otro lado, el software cuenta con un módulo exclusivamente dedicado a gestionar turnos con múltiples funcionalidades, que incluyen las siguientes:

Planificación de planillas de turnos rotativos

Con esta función es posible indicar la cantidad de trabajadores que se necesitan para un cupo y ser notificado cuando se cubra. Además, es posible visualizar la disponibilidad de cada trabajador según su esquema de vacaciones, ausencias y permisos para que la asignación de turnos sea real y efectiva. 

Alertas y notificaciones

Notifica al trabajador por email todas las asignaciones y cambios de turnos. Además RRHH recibe alertas acerca de la marcación de horario de los trabajadores. 

Informes

Es posible elaborar informes que funcionen como registro probatorio para inspecciones de trabajo. 

Diferentes tipos de visualización

El software permite visualizar las plantillas, cuadrantes de turnos y modificaciones, de diferentes maneras.