Por qué introducir un portal del empleado en tu empresa

7 de octubre, 2022

El portal del empleado, también llamado portal del trabajador, es una herramienta que responde a las necesidades de mayor autonomía en los ambientes laborales.

En este sentido, la tecnología ha jugado un papel fundamental, permitiendo la automatización y digitalización de muchos trámites y procesos.

Y los departamentos de recursos humanos también se han beneficiado por la posibilidad de poder compartir, delegar y automatizar una parte de sus obligaciones. Claro, partiendo de bases de datos de empleados bien optimizadas.

¿Qué es un portal del empleado?

Un portal del empleado es una herramienta de comunicación y gestión digital que está basada en la web.

Su principal objetivo es permitir a los trabajadores llevar a cabo, por su cuenta, acciones digitales acerca de funciones y tareas relacionadas con el área de recursos humanos.

A través del sistema pueden asignarse diferentes tipos de tareas y autorizaciones. 

¿Cómo funcionan los portales de empleados?

En la actualidad, los portales de empleados son generalmente módulos o aplicaciones complementarias de softwares de recursos humanos. Esto resulta muy conveniente y contribuye a mejorar el portal porque conecta directamente las dos partes que se involucran, que son el empleado y el área de RR. HH. 

Para permitir el acceso al portal, el departamento de RRHH debe, realizar las siguientes acciones:

• Asignar una clave de acceso al empleado.

• Asignar un rol que dependerá del cargo y jerarquía del empleado dentro de la empresa.

• Finalmente, el empleado obtiene las autorizaciones para los procesos que le corresponden.

Una vez dentro del portal, el empleado encontrará diferentes funcionalidades y podrá escoger cual usar según su nivel de autorización y con solo hacer algunos clics.

Algunas de las funcionalidades pueden incluir chats internos, gestores de documentos para remitir versiones digitales de contratos, identificaciones u otros papeles similares. También es posible encontrar espacios para gestionar ausencias como permisos y vacaciones, etc. 

Razones para introducir un portal del empleado en tu empresa 

• Contribuye a incrementar la productividad

Los empleados pueden ahorrar el tiempo que pueden usar para desarrollar sus tareas y proyectos.

• Favorece la modalidad de trabajo remoto

Aunque los empleados trabajen desde su casa, pueden manejar todos los aspectos del portal con solo una conexión a internet.

• Aumenta la autonomía del empleado

La tendencia laboral actual se orienta a proveer más flexibilidad y autonomía al empleado y un portal favorece esta tendencia. 

• Reduce gastos a la empresa

La empresa puede ahorrar costos al no necesitar espacios para organizar archivos de documentos. Además evita tener que emitir fotocopias, entre otros gastos. 

• Aumenta el sentido de pertenencia a la empresa

Cuando el empleado puede llevar a cabo algunos trámites por sí mismo, siente que forma parte de la empresa y aumenta su sentido de pertenencia. 

El software de Sesame HR como para un buen portal del empleado

El software de Sesame HR es una potente herramienta de administración de recursos humanos. Gracias a que permite la participación de los trabajadores a través del portal del empleado, este resulta aún más eficiente. Y en particular, la garantía de que su portal es eficiente, es que contiene las siguientes funcionalidades:

• Herramientas de comunicación interna que incluyen chats, muros digitales y sistema de notificación de mensajes para los empleados y personal de RRHH.
• Múltiples módulos de gestión del tiempo. Es así que puedes encontrar un módulo para que los empleados gestionen la solicitud de todos tipo de ausencias. También sus turnos de trabajo y el cálculo y administración de las horas extraordinarias. 
• Gestor de tareas y proyectos en el que el empleado puede contabilizar y administrar las horas que dedica a los proyectos en los que participa.
• Gestor documental que permite remitir toda clase documentos digitalizados.

Por añadidura, el portal del empleado y la totalidad del software de administración de recursos humanos están conectados a solo unos clics de distancia. Esto permite que la respuesta a todos las solicitudes y requerimientos de los empleados sean procesados con rapidez y facilidad.